A/GESTION DES PAIEMENTS

• Réception et vérification des demandes de paiements ; s’assurer que les dossiers sont conformes aux procédures DRC ;
• Préparer les opérations de e-banking pour validation par les personnes autorisées ;
• Préparer les ordres de virements et les faire signer ;
• Préparer les chèques bancaires et les faires signer ;
• Déposer les ordres de virement signés contre décharge à la banque ;
• Contacter les fournisseurs pour la remise du paiement (cash ou chèques) pendant les heures de paiement (les lundis, mercredis et vendredis matin de 9h à 13h) ;
• Obtenir les décharges de remise de chèque des fournisseurs.

B/GESTION DE LA CAISSE

• Vérifier les demandes de paiements transmises par le département logistique pour tous les règlements des fournisseurs en argent liquide (vérifier la validation du responsable budgétaire) ;
• Anticiper les paiements en argent liquide des fournisseurs aux heures d’ouverture de la caisse ;
• Préparer les avances professionnelles des employés DRC pour paiement pendant les heures d’ouverture de la caisse ;
• Solder les avances professionnelles en utilisant les formats DRC (demande d’avance professionnelle, clôture d’avance professionnelle) ;
• Compléter le tableau de suivi des avances professionnelles ;
• Préparer les demandes d’approvisionnement de la caisse afin de s’assurer que le solde est toujours suffisant pour couvrir les dépenses (demande validée par le chef d’équipe finance / administration) ;
• Faire une réconciliation quotidienne de l’inventaire de caisse et du solde dans Dynamics ;
• Communiquer tout écart de caisse au chef d’équipe Admin / Finance ;
• Communiquer toute dépense suspecte et/ou non conforme aux procédures comptables et financières de DRC au chef d’équipe finance / administration et/ou au responsable de zone ;
• Faire une réconciliation hebdomadaire (fin de semaine) de la caisse signée par le chef d’équipe finance / administration.

C/SAISIE COMPTABLE DANS DYNAMICS

• Respecter les échéances de clôtures hebdomadaires et mensuelles des journaux comptables communiqués par le chef d’équipe finance / administration ;
• Saisir quotidiennement les mouvements (débit et crédit) de caisse et de banque dans Dynamics ;
• Faire les scans de l’ensemble des documents financiers justifiants les mouvements de caisse et de la banque ;
• Uploader (attacher) quotidiennement les justificatifs comptables dans Dynamics ;
• Faire la clôture hebdomadaire de la comptabilité sous la supervision du chef d’équipe finance / administration et du responsable de zones ;
• Saisir les charges à répartir sur la base du fichier Excel transmis par le chef d’équipe finance / administration.

D/ARCHIVAGE DES PIECES COMPTABLES (Caisse et Banque)

• Archiver l’ensemble des documents comptables en reprenant le numéro de Voucher de Dynamics ;
• S’assurer que l’archivage est fait quotidiennement et qu’il répond aux critères d’exigences de DRC.

E/PREPARATION DES AUDITS FINANCIERS

• Préparation l’ensemble des pièces comptables demandées par les auditeurs ;
• Faire une première vérification de ces pièces comptables et communiquer tout problème au chef d’équipe finance / administration.

Requirements:

A/ Qualifications

• Bac + 2 minimum dans les domaines de la comptabilité, des finances ou de la gestion.
• Avoir des connaissances pertinentes en gestion de caisse ;
• Bonne connaissance des logiciels Word, Excel et logiciel comptable ;
• Avoir de bonnes capacités de classement ;
• Avoir une très bonne aptitude à communiquer, être flexible et capable de travailler sous pression ;
• Aimer le travail minutieux et avoir le souci de la qualité.

B/ Expériences

Minimum 1 an d’expérience dans un service comptable d’une ONG internationale

C/Qualités Personnelles

• Rigoureux ;
• Honnête ;
• Discret ;
• Organisé ;
• Être capable de travailler sous pression à un rythme élevé ;
• Forte compréhension de l’engagement humanitaire.

D/Langues

• Maitrise de français parlé et écrit.
• Niveau intermédiaire de l’anglais parlé et écrit.