Location:

Kinshasa, Democratic Republic of the Congo
Salary:

negotiable / YEAR
Job type:

FULL_TIME
Posted:

2 months ago
Category:

Administration, Programme and Project Management
Deadline:

28/08/2024

JOB DESCRIPTION

Functional Responsibilities

Mise en œuvre du projet

Préparer et maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes
Gérer le flux d’information, le contrôle de changements, le registre des risques et la résolution des problèmes en établissant des procédures de contrôle des documents
Assurer l’avancée des activités et la livraison des activités selon les work packages
Assurer la coordination avec la cheffe de projet et lui communiquer l’avancée des activités
Informer et conseiller la cheffe de projet à l’égard de tout écart par rapport au plan et effectuer les mises à jour nécessaires
Relever et gérer les risques en collaboration avec la cheffe de projet

Gestion des finances et des achats

Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen.
Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS
Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail
Traiter les paiements directs et les demandes de paiement anticipé, et préparer les révisions budgétaires du projet.
Élaborer les rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS
Soutenir la cheffe de projet en assurant le suivi des budgets et de la trésorerie, et rendre compte des obligations relatives aux dépenses afin d’assurer le respect du calendrier
Avertir la cheffe de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives.
Proposer des révisions budgétaires et prendre les mesures correctives nécessaires.
Coordonner les rencontres, les communications et les rapports nécessaires avec les fournisseurs

Suivi et l’élaboration de rapports

Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant la cheffe de projet.

Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien.
Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registres de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par la cheffe de projet.
Soutenir la cheffe de projet en assurant la gestion des éléments suivants : Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle
Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission.
Assister la cheffe de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles

Coordination et la gestion des parties prenantes et des communications

Soutenir la coordination et la gestion des communications.
Communiquer et bâtir des relations solides avec les points focaux des unités appuyées par le projet afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses
Selon les besoins, participer à des rencontres avec le partenaire et d’autres parties prenantes.

Gestion des connaissances et l’innovation

Soutenir la gestion des leçons apprises conformément au système de rapport choisi

Assurer le renforcement des capacités locales à tous les niveaux et favoriser les occasions de soutien au projet

Contribuer à la diffusion et au partage des bonnes pratiques et leçons apprises en matière de planification et de renforcement des connaissances.
Apporter son expertise dans l’utilisation d’outils et de techniques

Education/Experience/Language requirements

Education

Une maîtrise en administration des affaires, économie, logistique, gestion Administrative, comptabilité, relations internationales est exigée.
Une licence avec deux (2) années d’expérience professionnelle supplémentaires peut être acceptée au lieu d’une maîtrise.

Experience

Le/la candidat-e doit posséder au moins 3 années d’expérience pertinente avec prise de responsabilités progressive, principalement axées sur la supervision, la production de rapports, le développement et la coordination, dans le domaine de la gestion de projets et d’activités.
Une expérience de travail dans des contextes d’aide humanitaire d’urgence ainsi qu’une bonne connaissance des mécanismes de coordination humanitaire, des donateurs, des mesures de sécurité et des activités dans ce domaine est souhaitable.
Une connaissance avérée des règles et procédures des Nations Unies dans les domaines des achats, des finances, des ressources humaines ainsi que la connaissance des règles et règlements administratifs des Nations Unies sont un atout.

Language Requirements

Avoir une parfaite maîtrise du français (lu, parlé et écrit) ;
La connaissance de l’anglais est un atout considérable.

Certifications

Les cours de base ou de praticien PRINCE2® sont un atout

Compétences

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.