TERMES DE REFERENCES

POSTE : Assistant financie

SECTEUR D’EMPLOI : Finance

SOUS LA RESPONSABILITE DU : Spécialiste financier

COLLABORATEUR DIRECT : les équipes support et programme

DEPARTEMENT : Finance

LOCALISATION : Bujumbura, avec visites régulières sur le terrain

DATE LIMITE DE DEPOT DE CANDIDATURE : le 02/09/2024

FONCTION PRINCIPALE DE LA POSITION :

Sous la supervision du Spécialiste Financier, l’assistant financier fournit un soutien financier et administratif au DRC et aux partenaires conformément aux règlements et procédures de DRC et des donateurs au sein des opérations nationales au Burundi. L’assistant financier contribue à l’élaboration et à la mise en œuvre des stratégies nationales, qui sont traduites en plans d’action et en tâches quotidiennes. L’assistant financier fournit un soutien et/ou une orientation technique aux opérations du pays tout en supervisant les activités du pays.

Responsabilités

Finances et comptabilité

• Comptabilité quotidienne (tenue de livres) selon le manuel des opérations de DRC.
• Traiter les bons de caisse et de paiement bancaire nécessaires aux transactions financières quotidiennes.
• S’assurer que toutes les pièces justificatives des paiements sont complètes et conformes aux procédures et règlements financiers de DRC.
• Gérer la petite caisse et compenser les avances de fonds sur demande.
• S’assurer de la mise à jour quotidienne des livres de caisse afin de refléter l’état réel de l’encaisse et du solde bancaire dans toutes les devises.
• Délivrer des reçus de caisse pour tous les fonds collectés.
• S’assurer que tous les relevés de comptes bancaires sont réconciliés.
• Préparer les comptes de caisse hebdomadaires et assurer la réconciliation dans DRC Dynamics.
• Maintenir un classement approprié de tous les documents financiers (pièces justificatives, contrats, documents d’appel d’offres, etc.) et suivre tous les paiements effectués lorsque cela est nécessaire.
• Créer des factures de fournisseurs dans Dynamics pour les achats de grande valeur.
• Traiter les paiements aux fournisseurs par le biais de chèques bancaires et d’Internet banking.
• Traiter les impôts et tous les autres paiements statutaires chaque mois avant la date limite.
• Traiter le paiement des travailleurs incités sur une base mensuelle.
• Apposer un tampon ” PAID ” sur toutes les pièces justificatives immédiatement après le paiement.
• Créer et comptabiliser les journaux de dépenses des projets pour les achats de faible valeur.
• Rapprocher les comptes créditeurs et les comptes débiteurs dans DRC Dynamics.
• Tenue et archivage de routine des dossiers
• Utiliser correctement les fonctionnalités de DRC Dynamics dans le domaine concerné.
• Préparer et participer aux vérifications des donateurs et aux audits annuels.
• Informer le responsable financier du solde de trésorerie quotidien avant la COB.
• Assurer le suivi avec le personnel pour garantir que toutes les avances du personnel sont réglées dans le même mois.
• Assister le Spécialiste Financier dans d’autres domaines, selon les besoins.

Reporting

• Aider à collecter, examiner, corriger et classer tous les rapports d’activité financière.
• Contribuer à la préparation des rapports financiers destinés aux donateurs.
• Soumettre des rapports d’avancement et de situation

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES:
• Minimum 1 an d’expérience professionnelle pertinente
• Expérience dans l’exécution de tâches administratives
• Maîtrise avancée d’Excel
• Maîtrise de base de PowerPoint et Word
• Compétences organisationnelles et de planification bien développées afin de respecter les délais.
• Expérience des ONG
• Maîtrise avancée de l’anglais
• Maîtrise du Français
• Très bonne capacité à travailler en équipe et en autonomie dans un environnement multiculturel et multisectoriel
• Très bon sens de la diplomatie, respect de la confidentialité et discrétion au travail
• Bonne capacité à vivre et travailler dans un contexte sécuritaire volatile ; volonté de se déplacer sur le terrain en accompagnement des équipes d’interventions à des fréquences très régulières et dans des contextes très volatiles
• Bonne facilité à gérer les frustrations et à communiquer
• Compréhension et sensibilité aux valeurs humanitaires et au mandat de DRC essentielles

COMPETENCES ET CAPACITES PERSONNELLES :
• Viser l’excellence : Mettre l’accent sur l’atteinte de résultats tout en assurant des processus efficaces.
• Collaboration : participation des parties concernées et encouragement à la rétroaction.
• Prendre les devants : S’approprier et prendre l’initiative tout en visant l’innovation.
• Communiquer : Écouter et parler efficacement et honnêtement.
• Démontrer l’intégrité : Maintenir et promouvoir les normes les plus élevées de conduite éthique et professionnelle en ce qui concerne les valeurs et le Code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement

La candidature se fait uniquement en ligne sur le site web de DRC (www.drc.ngo) , mais le plus tôt serait le mieux. Tous les candidats doivent ajouter une lettre de motivation adressée à l’Area Manager et un CV mis à jour (d’un maximum de trois pages) avec trois personnes de références. Seuls les candidats retenus seront contactés.