Background

Oficina/Unidad/Descripción del proyecto

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho

Con el fin de consolidar esfuerzos en materia financiera, se busca crear posiciones de apoyo transversal financiero que apoyaran a los diferentes proyectos que se desarrollen, en el marco programático del área. Adicionalmente, la implementación de los diferentes proyectos que componen la cartera del área estará acompañada de los enfoques transversales, diferenciados y un equipo interdisciplinar e integral desde lo administrativo y financiero que permitirá garantizar la consolidación de los procesos

Duties and Responsibilities

Alcance del Trabajo

1. Velar por la gestión e implementación de las estrategias operativas y la adecuación a los procesos y procedimientos con el fin de alcanzar los siguientes resultados:

• Cumplimiento de los procedimientos, normas y políticas del PNUD en la implementación de actividades financieras, sistema de registro financiero y contable y seguimiento de recomendaciones de auditoría, implementación de control interno efectivo, funcionamiento adecuado de un sistema de gestión financiera centrado en el cliente;
• Implementación de acuerdos de costos compartidos y fondos fiduciarios, elaboración de condiciones para contribuciones al esfuerzo de movilización de recursos del proyecto;
• Desarrollo de propuestas e implementación de estrategias de reducción de costos en consulta con todo el equipo.

2. Velar por la gestión presupuestaria de los proyectos y el óptimo funcionamiento del sistema de recuperación de costes a fin de alcanzar los siguientes resultados:

• Preparación de las revisiones del presupuesto del proyecto;
• Implementación de un mecanismo de control de proyectos a través del seguimiento, modificación y elaboración de presupuestos;
• Preparación del ejercicio de planificación de recursos financieros;
• Elaboración de informes periódicos sobre la situación de los recursos;
• En estrecha colaboración con las unidades de Apoyo y Gestión Financiera y de Programas del PNUD, dar seguimiento a las acumulaciones, los ajustes financieros y garantizar la implementación de medidas correctivas;
• Apoyo al reporte anual del proyecto.

3. Brindar apoyo administrativo y financiero al proyecto para lograr los siguientes resultados:

• Ingreso de requisiciones de unidades y solicitudes de pago en el sistema integrado de gestión del PNUD, Quantum;
• Realización de pagos en Quantum por servicios relacionados con la ejecución del proyecto
• Apoyo para la organización de actividades, seminarios, talleres, retiros y viajes relacionados con el proyecto;
• En estrecha colaboración con la Unidad de Apoyo a la Gestión de Programas (PMSU) y la Unidad de Finanzas del PNUD, dar seguimiento a las acumulaciones, ajustes financieros y asegurar la implementación de medidas correctivas;
• Asegurar el mantenimiento y archivo de los archivos del proyecto;
• Participar en la redacción de los diversos informes de proyectos transmitiendo regularmente el punto de las actividades realizadas y sugerencias útiles;
• Ayudar a dar seguimiento a los archivos

4. Intercambio de conocimientos y fortalecimiento del conocimiento del proyecto para lograr los siguientes resultados:

• Síntesis de lecciones aprendidas y mejores prácticas en el campo de las finanzas relacionadas con la gestión de programas;
• Aportes relevantes a redes de conocimiento y comunidades de práctica.

5. Monitorear actividades y lograr resultados:

• Garantizar la implementación adecuada de las actividades con base en el monitoreo y análisis
• Facilitar el logro de los resultados esperados por los proyectos, en estrecha colaboración los coordinadores de programas y proyectos del PNUD;
• El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Arreglo institucional

El Asociado está bajo la responsabilidad y bajo la supervisión directa del Coordinador del Proyecto al cual se designe.

Competencies

Competencias:

Alcanza resultados: NIVEL 1: Planea y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite.

Piensa de forma Innovadora: NIVEL 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, solucionador de problemas pragmático, realiza mejoras.

Aprende continuamente: NIVEL 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación.

Se adapta con agilidad: NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible.

Actúa con determinación: NIVEL 1: Muestra empuje y motivación, capaz de entregar con calma ante la adversidad, confiado.

Se involucra y trabaja en equipo: NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, forma relaciones positivas.

Facilita la diversidad y la inclusión: NIVEL 1: Apreciar/respetar las diferencias, ser consciente de los prejuicios inconscientes, confrontar la discriminación.

Competencias transversales y técnicas:

Contabilidad:

• Conocimiento de los conceptos, principios, marcos, normas, reglamentos, políticas y tendencias contables, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas.

Gestión de Documentos y Registros:

• Gestión global de documentos (en papel o electrónicos); política de registro y retención, incluyendo almacenamiento y archivo.

Registro y Gestión de Correspondencia:

• Capacidad para recolectar, registrar, almacenar y distribuir el correo y la valija diplomática del PNUD; posibilidad de gestionar archivos.

Gestión de Eventos :

• Capacidad para gestionar eventos, incluida la identificación del lugar, el alojamiento, la logística, el catering, el transporte y los desembolsos, etc

Gestión de proyectos:

• Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para lograr objetivos específicos.

Administración de recursos

• Capacidad para asignar y utilizar recursos de forma estratégica o táctica de acuerdo con principios de responsabilidad e integridad

Monitoreo:

• Capacidad para proporcionar a los gerentes y partes interesadas clave retroalimentación periódica sobre la Coherencia o discrepancia entre las actividades planificadas y reales y el desempeño y los resultados del programa.

Required Skills and Experience

Requerimientos Educativos Básicos:

• Título de Bachiller (educación secundaria) es requerido.
• Título profesional universitario en finanzas y contabilidad será considerado favorablemente pero no es un requisito.

Los candidatos sin calificaciones profesionales en contabilidad pero con experiencia relevante deben realizar con éxito la Prueba de Contabilidad y Finanzas (AFT) de UNDP.

Mínima cantidad de años de experiencia laboral relevante:

• Mínimo 6 años (con educación secundaria) o 3 años (con Licenciatura) de experiencia relevante en la gestión administrativa y financiera de proyectos y programas en una organización no gubernamental nacional/internacional o una organización internacional o dentro de una ’empresa privada;
• La experiencia profesional reciente o actual se considerará una ventaja definitiva.

Habilidades requeridas:

• Experiencia comprobada en el uso avanzado de Excel y otras hojas de cálculo, otros programas ofimáticos (MS Word, PowerPoint, Outlook, etc.)

Habilidades deseadas además de las listadas en la Sección de Competencias:

• Experiencia en el SNU
• Conocimiento en Excel avanzado
• Experiencia en manejo de presupuestos con impacto de tasa cambiaria.
• El conocimiento avanzado de software de gestión integrada como ERP

Idiomas requeridos:

• Fluidez en Español es requisito.