Le Gouvernement du Bénin et le PNUD font du développement durable et croissance inclusive un axe de croissance économique inclusive et la promotion du secteur privé, des organisations professionnelles en milieu rural et en développement des chaînes de valeur à forte valeur ajoutée dans un contexte d’adaptation aux changements climatiques.

Ils entendent ainsi mettre en œuvre à travers le projet Promotion du sel local Xwladjè, tout le mécanisme potentiellement prioritaire de soutien au développement de la filière Sel local, à la création au maintien des microentreprises, coopératives, emplois ruraux à la création d’emplois verts, de nouveaux métiers ruraux, à l’accès au marché, à la génération et croissance durable des revenus dans les zones d’intervention du projet. Par ailleurs, le principe de l’inclusivité qui soutient le projet est à la fois thématique et humain.

Le ProSel a pour but de renforcer la résilience des communautés salicultrices face à l’accès à des sources d’énergie durables et la création de micro, petites et moyennes entreprises de production et de commercialisation de sel local iodé Xwlajè. Il sera exécuté au niveau national par la Direction de la Planification, de l’Administration et des finances (DPAF) du Ministère des Petites et Moyennes Entreprise et de la Promotion de l’Emploi (MPMEPE),

Dans ce cadre, il est prévu le recrutement d’un Assistant au Projet.

II. Principales fonctions 

1. Assurer le soutien à la gestion des activités de projet en cours, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Fournir des contributions à l’élaboration du plan de travail ;
• Contribuer à l’organisation de la logistique, à la préparation de l’ordre du jour et à la coordination avec les parties prenantes concernées pour l’organisation d’ateliers et de réunions, selon les besoins ;
• Aider à rédiger les procès-verbaux des réunions du projet et à rédiger les rapports de recherche, le cas échéant ;
• Aider à la coordination des événements prévus dans le cadre du projet ;
• Aider à la rédaction de contributions pour les rapports du projet.

2. Assurer des services administratifs et logistiques efficaces, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Maintenir les contacts avec les visiteurs et le personnel du projet, organisation de rendez-vous et de réunions, rôle d’interprète si nécessaire et/ou rédaction de procès-verbaux ;
• Compiler et préparer les documents d’information et de présentation, de discours, d’informations générales et de documentation pour les réunions et les missions ;
• Traduire les correspondances simples du français à l’anglais et vice versa, si nécessaire ;
• Tenir à jour des registres/documents/fichiers relatifs au projet d’une manière conviviale ;
• Être responsable de la correspondance attribuée et d’autres tâches administratives, y compris la création de demandes en ligne ;
• Organiser les voyages et les réservations d’hôtel, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents ;
• Apporter un soutien administratif aux conférences, ateliers et retraites ;
• Organiser le transport des véhicules, entretien régulier des véhicules et assurance ;
• Aider au contrôle adéquat des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
• Vérifier que les formulaires connexes fournis par les partenaires de mise en œuvre sont bien remplis avant de les soumettre à l’assistant financier pour vérification ;
• Recevoir correctement les biens et les services ;
• Préparer la correspondance de routine, des télécopies, des mémorandums et des rapports destinés aux partenaires ;
• Extraire, saisir, copier et classer des données provenant de diverses sources, selon les besoins ;
• Maintenir un système de classement approprié pour les dossiers financiers, en veillant à la sécurité des documents confidentiels ;
• Aider à l’organisation, à l’exécution et à la coordination des exigences logistiques en établissant un calendrier des événements, un programme et une liste de contrôle pour le bon déroulement des événements ;
• Gérer les fournitures de bureau, y compris la tenue d’une liste des stocks de papeterie, la distribution de papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d’un registre de distribution ;
• Extraire les données à partir de diverses sources ;
• Suivre les échéances, des engagements pris, des actions entreprises et coordination de la collecte et de la présentation des rapports au Coordonnateur de projet ;
• Assister la préparation du budget et fournir des informations pour l’audit.

3. Fournir un soutien à l’entretien des bureaux et à la gestion des actifs, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

• Agir comme un soutien au point focal des actifs dans la tenue des dossiers sur la gestion des actifs ;
• Tenir les dossiers et des registres relatifs à l’entretien des bureaux ;
• Fournir un soutien à l’entretien des locaux et des services communs.

4. Soutenir le développement et le partage des connaissances au sein de l’équipe de projet, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Participer à la formation du personnel du projet ;
• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

5. Exécuter toutes autres tâches

L’Assistant (e) au Projet, en sus des fonctions ci-dessus énumérées, pourra effectuer toute autre tâche à lui/elle assigné(e) par son superviseur.

III. Compétences

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)