adjointe administrative
JOB DETAIL
Organisation et établissement de rapports
La Commission économique et sociale des Nations Unies pour l’Asie et le Pacifique (CESAP) a pour mandat de promouvoir un développement durable et inclusif et la connectivité régionale dans la région Asie-Pacifique. Le rôle de la CESAP en tant qu’organe de développement régional du Secrétariat des Nations Unies est de soutenir ses membres par des recherches et des analyses orientées vers les politiques, un soutien normatif, une assistance technique et un renforcement des capacités, afin de répondre aux priorités de développement et aux besoins changeants de la région Asie-Pacifique. Ce poste est à pourvoir au Bureau sous-régional pour l’Asie du Nord et l’Asie centrale (SONCA) de la Commission économique et sociale des Nations Unies pour l’Asie et le Pacifique (CESAP), à Almaty, au Kazakhstan. Le SONCA couvre l’Arménie, l’Azerbaïdjan, la Géorgie, le Kazakhstan, le Kirghizistan, la Fédération de Russie, le Tadjikistan et l’Ouzbékistan. Le titulaire relève directement du chargé de programme du SONCA sous la supervision générale du chef du bureau.
Responsabilités
Français Sous la supervision directe du Chargé de programme et la direction générale du Chef de bureau, le titulaire est tenu d’exercer les fonctions suivantes : 1. Gestion des ressources humaines • Initier, examiner, traiter et suivre les mesures liées à l’administration des activités de ressources humaines de la SONCA, par exemple, recrutement du personnel et des consultants, affectation, promotion, réinstallation, évaluation des performances, examens de classification des postes, cessation de service des membres du personnel, formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU. • Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant ses droits, les procédures administratives, les processus et les pratiques, les conditions de service, les devoirs et responsabilités, et les droits prévus par le Statut et Règlement du personnel. • Superviser la tenue des dossiers d’avis de vacance de poste et assurer le suivi de l’état d’avancement des avis de vacance. Examiner et traiter les mesures prises par le personnel via Umoja. • Surveiller le tableau des effectifs et préparer les données/graphiques statistiques pertinents. 2. Budget et finances • Aider à la préparation et à l’examen des propositions/besoins en matière de ressources humaines et financières. Consolide le budget/programme de travail par rapport au budget du secrétariat et de la SONCA, aux fonds fiduciaires, aux subventions et aux achats. • Surveille les dépenses et les compare au budget approuvé ; prépare les ajustements si nécessaire. • Aide les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires. • Aide à la préparation des soumissions d’exécution du budget et à la finalisation des rapports d’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles. • Prépare ou personnalise les rapports financiers à partir des rapports générés par Umoja. • Coordonne avec d’autres membres du personnel des finances et du budget sur des questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires. • Fonctions du gardien de la petite caisse 3.Administration générale • Rédige la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes. • Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne au siège et sur le terrain. • Accomplir d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyages opérationnels, suivi des comptes et paiement des fournisseurs et des entrepreneurs individuels pour les services ; • Planification de l’espace physique ; identification des besoins en technologie de bureau et maintenance du matériel, des logiciels et des systèmes ; organisation et coordination de séminaires, conférences et traductions). • Responsable de l’orientation, de la formation, en particulier sur les processus Umoja, et de la supervision du travail du personnel G4 et G3 lié à l’organisation et à la coordination des réunions/séminaires. 4. Administration des contrats • Aide à l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les entrepreneurs externes pour les services externalisés. • Vérifie les factures des entrepreneurs par rapport aux biens et services fournis par le contractant et approuvés par l’ONU.• Traite le paiement des factures des entrepreneurs et assure le suivi des paiements.
Compétences
Français : • Professionnalisme : aptitude à s’acquitter d’un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer dans des situations professionnelles la connaissance des diverses règles et réglementations administratives, financières et de ressources humaines des Nations Unies. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention de résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes ; s’engage à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. • Esprit d’équipe : travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite les apports en valorisant véritablement les idées et l’expertise d’autrui ; est disposé à apprendre des autres ; fait passer l’intérêt de l’équipe avant son intérêt personnel ; appuie les décisions finales du groupe et agit en conséquence, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte sa part de responsabilité pour les échecs de l’équipe. • Responsabilité : assume toutes ses responsabilités et honore ses engagements ; fournit les résultats dont il a la responsabilité dans les délais, au coût et selon les normes de qualité prescrits; agit en conformité avec les règlements et les règles de l’organisation; soutient ses subordonnés, assure la surveillance et assume la responsabilité des tâches déléguées; assume la responsabilité personnelle de ses propres manquements et de ceux de l’unité de travail, le cas échéant.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis. Un diplôme universitaire de premier cycle reconnu peut être accepté à la place des deux années d’expérience requises.
Emploi – Qualification spécifique
Pas disponible.
Expérience professionnelle
Au moins sept années (ou cinq années si titulaire d’un diplôme universitaire de premier cycle) d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou dans des domaines connexes sont exigées. Une expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du russe est indispensable. Une connaissance pratique de la langue kazakhe est souhaitable.
Évaluation
Les candidats qualifiés peuvent être évalués au moyen d’un entretien basé sur les compétences et/ou d’autres méthodes d’évaluation.
Avis spécial
Ce poste est financé par des ressources extrabudgétaires. La nomination initiale est pour une période de 3 mois. La prolongation de la nomination est soumise à des performances satisfaisantes et à la disponibilité continue des fonds. Ce poste est soumis au recrutement local conformément à la disposition 4.4 du Règlement du personnel de l’ONU. Les candidats aux postes de la catégorie des services généraux et des catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour l’ONU dans le lieu d’affectation où le poste est situé. Les candidats éligibles sélectionnés en dehors du lieu d’affectation doivent prendre en charge toutes les dépenses liées à leur réinstallation dans le lieu d’affectation. Les fonctionnaires soumis au recrutement local ne sont pas admissibles aux indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international. Les candidats aux postes de la catégorie des services généraux et des catégories apparentées peuvent postuler et être pris en considération pour les postes recrutés localement quel que soit leur lieu d’affectation actuel (y compris les fonctionnaires en poste dans d’autres lieux d’affectation), à condition qu’ils soient disponibles localement au moment de leur nomination. Ils doivent être autorisés à travailler dans le pays quel que soit leur lieu de résidence au moment de la candidature à l’offre d’emploi. À l’ONU, la considération primordiale lors du recrutement et de l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité, compte dûment tenu de la diversité géographique. Toutes les décisions en matière d’emploi sont prises en fonction des qualifications et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif fondé sur le respect mutuel. L’Organisation recrute et emploie du personnel sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de race, de religion, d’origine culturelle et ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour les candidats handicapés afin de les aider à participer au processus de recrutement, sur demande et sur indication dans le dossier de candidature.
Considérations des Nations Unies
Conformément au paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’abus ou de harcèlement sexuels, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L’expression « abus sexuel » désigne toute atteinte physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou toute menace d’atteinte sexuelle. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on peut raisonnablement attendre ou qui peut être perçu comme offensant ou humiliant, lorsqu’un tel comportement entrave le bon déroulement du travail, est présenté comme une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque la gravité du comportement justifie la résiliation de la relation de travail de son auteur. Les candidats qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent être retenus. Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions d’égalité, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeur. Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats handicapés qui en font la demande, afin de faciliter leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui peut les affecter à l’une quelconque des activités ou à l’un quelconque des bureaux de l’Organisation des Nations Unies conformément à l’article 1.2 c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires de la catégorie des administrateurs et fonctionnaires de rang supérieur jusqu’au niveau D-2 inclus et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus de se déplacer périodiquement pour exercer des fonctions dans différents lieux d’affectation, dans les conditions établies dans la circulaire ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu’elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à tous les postes vacants spécifiques et ne s’applique pas aux postes temporaires. Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira et à se référer au Guide du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la rubrique « Aide » de la page d’accueil du titulaire du compte Inspira.L’évaluation des candidatures sera menée sur la base des informations soumises dans le dossier de candidature conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux lois internes applicables des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans Inspira pour que leur candidature soit prise en considération pour l’avis de vacance de poste en cours. Aucune modification, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apportée aux candidatures qui ont été soumises. Les candidats dont la candidature est sérieusement envisagée seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans leur candidature. Les offres d’emploi publiées sur le Portail des carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
Sans frais
LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT AUCUN FRAIS À AUCUNE ÉTAPE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DOSSIER, ENTRETIEN, TRAITEMENT OU FORMATION). LES NATIONS UNIES NE S’OCCUPERONT PAS DES INFORMATIONS RELATIVES AUX COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS.
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