Cadre organisationnel

La Division de l’alimentation et de la nutrition de la FAO (ESN) aide les Membres à améliorer leur régime alimentaire et à relever leurs niveaux de nutrition, et leur fournit un soutien en matière de politiques, de stratégies et de méthodologies appropriées pour améliorer l’efficacité et l’inclusivité de leurs systèmes agricoles et alimentaires. En tant que leader du savoir, les domaines abordés comprennent l’évaluation des régimes alimentaires, l’appui aux politiques et programmes alimentaires et agricoles sensibles à la nutrition, les programmes efficaces de promotion de la nutrition, les chaînes de valeur alimentaires, les liens avec le marché, la manutention après récolte, la réduction des pertes et du gaspillage alimentaires et la transformation agroalimentaire sensible à la nutrition. La FAO s’engage à soutenir les Membres dans leurs efforts pour améliorer les résultats nutritionnels comme indiqué dans la Déclaration de Rome sur la nutrition (novembre 2014) et à intégrer la nutrition dans l’ensemble des activités de l’Organisation.

Le poste est situé au sein de l’ESN au siège de la FAO à Rome, en Italie.

Objectif principal

L’assistant de bureau effectue une grande variété de transactions administratives de routine et de fonctions de soutien de bureau contribuant au bon fonctionnement et à l’efficacité de l’unité de travail.

Supervision reçue/exercée

L’assistant de bureau relève d’un ou de plusieurs professionnels et reçoit les conseils d’un agent supérieur de l’ESN. Il/elle agit de manière indépendante dans les affaires courantes. La supervision reçue est axée sur la qualité du travail effectué et permet un apprentissage en cours d’emploi.
Relations de travail

L’assistant de bureau interagit généralement avec une grande variété de collègues au sein de l’unité de travail et avec les clients immédiats au sein de l’organisation, fournissant des services de soutien administratif et de bureau de routine.

Fonctions clés/Résultats

• Prendre des rendez-vous pour le superviseur, recevoir les visiteurs, filtrer et envoyer des courriels et répondre aux demandes d’information courantes.
• Fournir un soutien de bureau, de protocole, administratif et logistique aux réunions, comités, conférences, etc.
• Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier et la correspondance entrants; assurer le suivi des mesures en attente.
• Répondre ou rédiger des réponses à la correspondance standard/de routine et à d’autres communications; utiliser un progiciel de traitement de texte pour produire une grande variété de documents et de rapports volumineux et complexes.
• Relire les documents et mettre en forme les textes pour en vérifier l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, ainsi que pour assurer le respect des normes établies.
• Lancer des tâches administratives générales dans le système informatisé d’administration générale/d’approvisionnement/financier/de voyage/de ressources humaines.
• Préparer les bons de commande, les demandes d’achat et soutenir la préparation des lettres d’entente (LoA), obtenir des éclaircissements et assurer le suivi, si nécessaire.
• Prendre des dispositions de voyage et d’hôtel et préparer les autorisations/réclamations de voyage pour le personnel et le personnel affilié, selon les besoins.
• Fournir une assistance dans le traitement administratif des avis de postes vacants et des contrats des consultants.
• Rechercher, compiler et organiser des informations et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports; créer des feuilles de calcul et des présentations; gérer et mettre à jour des bases de données pour les listes de diffusion et d’autres informations; et tenir à jour des fichiers électroniques et papier.
• Accomplir d’autres tâches selon les besoins.

Impact du travail

Le travail du titulaire a une incidence sur la prestation rapide et efficace des services de soutien de bureau et sur le rendement global de l’unité de travail.

LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS SELON LES ÉLÉMENTS SUIVANTS

Exigences minimales

Éducation : Éducation secondaire.
Expérience : Trois années d’expérience pertinente dans le domaine du soutien administratif.
Langues : Connaissance pratique (niveau C) de l’anglais.
Compétences informatiques : Bonne connaissance des applications MS Office, d’Internet et du matériel de bureautique.

Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligible à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa/permis de travail et résider à une distance raisonnable du lieu d’affectation au moment de la candidature. La « distance de déplacement » désigne la distance que les fonctionnaires peuvent parcourir quotidiennement entre leur lieu de travail et leur lieu de résidence.

Compétences

• Orientation vers les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations efficaces
• Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques

• Bonne connaissance des normes de communication et de documentation
• Bonne connaissance des systèmes informatisés d’administration/d’approvisionnement/financiers/de voyage/de ressources humaines, des procédures administratives et des politiques de l’entreprise

Qualifications et compétences souhaitées

• Bonne connaissance de la structure organisationnelle
• Bonnes compétences en Excel
• Bonne expérience en suivi budgétaire
• Connaissance pratique (maîtrise – niveau C) du français ou de l’espagnol
• Bonne connaissance du système d’information de gestion des programmes sur le terrain (FPMIS) et familiarité avec le système d’information de gestion intégré (iMIS)
• Très bonne connaissance des règles et réglementations administratives et financières courantes
• Très bonne expérience de la préparation et du suivi des lettres d’accord (LoA)
• Bonne connaissance des applications pour les réunions dans l’environnement virtuel