L’Ukraine est aujourd’hui confrontée à ses plus graves défis depuis son indépendance en 1991. La guerre en cours a déjà entraîné d’importantes pertes en vies humaines, des déplacements sans précédent, à l’intérieur du pays et vers les pays voisins, et une destruction dévastatrice des infrastructures. L’appel éclair de l’ONU pour l’Ukraine montre qu’au moins 15,7 millions de personnes ont besoin d’une aide et d’une protection d’urgence immédiates. Les premières projections indiquent que si la guerre devait se poursuivre à moyen et long terme, jusqu’à 90 % de la population ukrainienne pourrait être confrontée à la pauvreté et à une vulnérabilité économique extrême, et les progrès socio-économiques du pays pourraient être retardés de près de 20 ans. À court terme, 62 % de la population risquent fortement de tomber dans la pauvreté. Le PIB de l’Ukraine s’est contracté d’environ 30 % en 2022, l’activité économique étant marquée par la destruction des capacités de production, les dommages causés aux terres arables et la réduction de l’offre de main-d’œuvre. On estime que la pauvreté est passée de 5,5 % en 2021 à 25 % en 2022 et que l’inflation globale a atteint 24,9 % en septembre 2022, la forte inflation des prix des denrées alimentaires nuisant aux pauvres. 

En outre, le pays est confronté à de nombreuses pertes en vies humaines et à une destruction dévastatrice des infrastructures et des bases économiques. Actuellement, plus de 50 % des infrastructures énergétiques sont endommagées, ce qui entraîne une perturbation massive de l’approvisionnement énergétique à l’échelle nationale, avec des millions de personnes confrontées à des pannes de courant et à des problèmes de chauffage. Une destruction à grande échelle des infrastructures, leur réhabilitation ou leur construction et l’installation des équipements avec l’approvisionnement en matériaux nécessaires sont nécessaires de toute urgence pour restaurer ou maintenir les lignes de vie et les services de base essentiels, suivis par l’élimination des mines et des explosifs ainsi que des débris. En outre, il est important de réhabiliter les infrastructures économiques ou productives, telles que les ports, les infrastructures agricoles et les installations commerciales pour relancer l’économie nationale. 

En outre, les hostilités militaires ont entraîné de nombreuses violations des droits de l’homme, des déplacements de population importants et en constante évolution, l’introduction de modifications urgentes des règles et procédures juridiques pour les rendre conformes aux principes des droits de l’homme et à la loi martiale afin de répondre à une augmentation des demandes d’accès à la justice en général et à des services juridiques et à des informations juridiques facilement accessibles en particulier. Les mêmes besoins de procédures claires et transparentes pour le traitement des demandes de notification de dommages et de perte de biens, y compris de biens immobiliers, sont évidents dans le secteur du droit civil comme dans le domaine pénal. 

Ces défis humanitaires, de développement et de paix (HDP) complexes et sans précédent en Ukraine soulignent l’importance d’une programmation qui réponde aux multiples dimensions de la crise – crise de sécurité humaine. Par conséquent, le PNUD a élaboré un programme complet de réponse à la crise et de relèvement pour renforcer et exploiter la résilience des individus, des communautés et des institutions du pays afin de fournir une assistance vitale immédiate tout en maintenant les fonctions gouvernementales essentielles et la prestation de services publics et en initiant la reprise économique du pays, ce qui contribuera à la sécurité alimentaire mondiale, à la paix et à la sécurité humaine. À cette fin, le PNUD s’est engagé dans divers achats d’articles et d’équipements pour la mise en œuvre de divers programmes, notamment la lutte antimines, la gestion des débris et la restauration des installations énergétiques. L’associé aux achats travaillera au sein de l’équipe d’appui aux projets du portefeuille Énergie et environnement (E&E) pour faciliter l’achat des articles et équipements nécessaires, en soutenant divers projets mis en œuvre dans le cadre du portefeuille E&E. 

1. Planification et stratégie d’approvisionnement

• Contribuer au personnel du projet dans la préparation du plan d’approvisionnement basé sur les plans de travail annuels et sa mise à jour ponctuelle et régulière en fonction des activités du projet.
• Aider la gestion du projet dans la préparation/révision du plan de mise en œuvre du projet et du plan d’approvisionnement du projet.
• Mettre en œuvre la stratégie d’approvisionnement.
• Élaboration et mise à jour des listes de fournisseurs, mise en œuvre de la sélection et de l’évaluation des fournisseurs.
• Fournir des contributions aux rapports du projet.
• Aider à la résolution de problèmes, à la prévention des goulots d’étranglement, à l’analyse des risques des processus d’approvisionnement au sein du projet.

2. Gestion du processus d’approvisionnement

• Organiser les processus d’approvisionnement, y compris la préparation et la conduite des demandes de devis, des appels d’offres ou des demandes de propositions, la réception des devis, des offres ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en totale conformité avec les règles et réglementations du PNUD.
• Vérifier les termes de référence (TOR)/spécifications techniques/énoncé des travaux (SOW) conformément aux réglementations du PNUD, aux critères d’évaluation requis et à la notation.
• Agir en tant que secrétaire des processus d’appel d’offres du projet, notamment : préparer tous les documents d’appel d’offres, distribuer et présenter la documentation pertinente aux membres du comité ; coordonner les réunions du comité d’évaluation des achats ; préparer les rapports du comité d’évaluation des achats ainsi que tenir des registres de tous les documents et rapports.
• Préparer les soumissions aux comités des contrats, des actifs et des achats, faciliter les flux d’informations et de documents de soutien.
• Préparer les bons de commande et les contrats, gérer l’exécution des contrats d’approvisionnement. Mettre en œuvre le système de contrôle interne qui garantit que les bons de commande sont correctement préparés et expédiés. Assurer des actions correctives en temps opportun sur les bons de commande présentant des erreurs de contrôle budgétaire et d’autres problèmes.
• Maintenir la plateforme d’approvisionnement mondiale et d’autres systèmes d’approvisionnement de l’entreprise.

3. Gestion des contrats

• Mettre en œuvre une gestion proactive des contrats, assurer un suivi ponctuel de l’exécution des bons de commande, communiquer avec les fournisseurs et résoudre les problèmes pouvant survenir tout au long du processus d’approvisionnement.
• Gérer les contrats à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement, en identifiant de manière proactive les éléments critiques potentiels et en faisant des suggestions d’amélioration.
• Maintenir et améliorer le système de gestion des contrats et veiller à ce que la responsabilité envers les donateurs et les parties prenantes internes soit respectée.
• Préparer et présenter des rapports sur l’approvisionnement du projet.

4. Logistique et gestion de la chaîne d’approvisionnement

• Travailler en étroite collaboration avec la personne responsable ou être responsable de garantir la vérification et la réception en temps opportun des documents d’expédition, la réception des marchandises, le dédouanement, la facilitation du contrôle de la qualité et la distribution.
• Surveiller le transport des produits achetés dans le cadre du projet.
• Examiner la documentation logistique en s’assurant que tous les documents nécessaires sont correctement préparés.
• Assurer la distribution en temps opportun des documents d’expédition et des documents connexes aux prestataires de services locaux.
• Assurer la livraison dans les délais et le transfert approprié des produits aux destinataires.
• Maintenir un classement adéquat et des preuves documentaires de tous les processus d’approvisionnement et de gestion des contrats, comme l’exigent les politiques et procédures du PNUD.
• Veiller à ce que tous les besoins du projet soient satisfaits grâce à la fourniture en temps opportun de fournitures appropriées et d’autres formes de soutien logistique à tous les domaines d’opération.

5. Engagement et formation des parties prenantes

• Assurer la liaison, si nécessaire, avec les parties prenantes des processus d’approvisionnement, qui peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter, les fournisseurs internationaux et nationaux, les prestataires de services, les organismes externes et les utilisateurs finaux, selon les besoins, tout au long du processus d’approvisionnement et d’approvisionnement.
• Fournir des formations sur les processus liés aux achats au personnel du projet, si nécessaire.

Le titulaire s’acquitte d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.

Sous la supervision directe de l’analyste des opérations et sous la direction générale du chef de programme, l’associé aux achats sera responsable des questions d’approvisionnement. Il/elle assurera l’administration, la fourniture transparente et efficace des services et des processus d’approvisionnement.

Compétences transversales et techniques 

Gestion d’entreprise – Satisfaction client/Gestion client – Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à livrer des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Fournir des contributions à l’élaboration de la stratégie de service client.
– Rechercher des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.
– Capacité à anticiper les besoins et préoccupations à venir des clients.
Gestion d’entreprise – Communication – Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par écrit que verbalement ; 
– adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public. 
– Capacité à gérer les communications en interne et en externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés.
Achats – Analyse des données – Capacité à extraire, analyser et visualiser les données d’approvisionnement pour former des informations significatives et aider à la prise de décisions commerciales efficaces.
Achats – Gestion des données – Connaissance du traitement, du stockage et de la validation des données d’approvisionnement.
Achats – Gestion des achats – Capacité à acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d’une source externe.
Achats – Gestion des contrats – Connaissance des concepts, principes et méthodes de gestion des contrats, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.