Ce poste est ouvert aux candidats qui ont le droit légal de travailler en Ukraine. Veuillez noter que nous ne sommes pas en mesure de fournir des permis de travail ou des parrainages de visa pour ce poste.

Tous les employés du CNRC doivent travailler conformément aux valeurs fondamentales de l’organisation : dévouement, innovation, inclusion et responsabilité. Ces attitudes et ces valeurs guideront nos actions et nos relations.

1. Rôle et responsabilités

L’objectif du poste d’agent est la mise en œuvre quotidienne des fonctions administratives dans le bureau extérieur.

Responsabilités génériques (max 10)

Ces responsabilités seront les mêmes pour tous les postes ayant le même titre. Les responsabilités seront brèves et essentielles. Les détails seront précisés dans le plan de travail et de développement.

1. Assurer le respect des politiques, des outils, des manuels et des lignes directrices du CNRC
2. Mettre en œuvre le portefeuille de fonctions de support déléguées conformément au plan d’action
3. Préparer et élaborer des rapports d’étape selon les besoins du responsable des ressources humaines
4. Assurer le bon classement des documents 
5. Promouvoir et partager des idées pour l’amélioration de la fonction administrative et RH dans le bureau extérieur
6. Toutes autres tâches qui seront assignées par le CD/responsable RH. 

Responsabilités spécifiques 

Ces responsabilités doivent être adaptées aux particularités du lieu et du contexte du poste, de la phase d’activité, de l’orientation stratégique et du type d’intervention du programme. Cette section doit être révisée chaque fois qu’un nouvel employé est embauché ou que le contexte change de manière significative. 

• Rédiger des lettres, des lettres d’accompagnement pour la correspondance officielle. Répondre aux demandes générales avec des informations précises. Envoi, réception, distribution et classement des lettres entrantes et sortantes, du courrier et d’autres documents pour le bureau extérieur 
• Organiser et planifier des réunions et des rendez-vous au besoin. Accueillir les clients/fournisseurs/visiteurs du NRC de manière professionnelle et amicale. Organiser les réservations d’hôtel et les prestations de voyage pour le personnel local et international. 
• Aider aux tâches administratives et fournir un soutien en matière de recherche et d’administration aux particuliers, si nécessaire 
• Traduction de documents officiels écrits et verbaux en temps réel (si nécessaire) 
• Traiter avec les organismes officiels chargés de l’emploi et les autorités locales (si nécessaire) 
• Organiser des événements et des formations pour le personnel
• Lancer des procédures d’approvisionnement à l’aide du système d’approvisionnement Agresso
• Assurer le bon fonctionnement des flux de trésorerie du bureau en contrôlant les dépenses quotidiennes du bureau, en préparant des rapports hebdomadaires et mensuels de comptage de trésorerie, des demandes de trésorerie et des rapports de responsabilité sur des bases constantes. 
• Assurer le maintien d’un système de classement pour tous les documents administratifs conformément à l’arbre de classement du NRC, sous forme de copies papier et électroniques.
• Préparer toute la documentation relative à la zone au nom du NRC pour les autorités gouvernementales. 

Interfaces critiques

Par interfaces, le CNRC entend les processus et les projets qui sont interconnectés avec d’autres départements/unités ou personnes. Les interfaces pertinentes pour ce poste sont : 

• Logistique, Finance, Achat, RH
• Personnel du programme
• Management (CMG et GRH) 

1. Compétences  

Les compétences sont importantes pour que l’employé et l’organisation puissent obtenir les résultats souhaités. Elles concernent l’ensemble du personnel et sont divisées en deux catégories :

1. Compétences professionnelles 

Il s’agit de compétences, de connaissances et d’expériences qui sont importantes pour une performance efficace. 

Compétences professionnelles génériques : 

• Un niveau d’études supérieur (diplôme universitaire) est souhaitable 
• Expérience de travail en tant que responsable de bureau/administrateur dans une organisation internationale 
• Excellentes compétences d’organisation et de planification 
• Connaissance de la comptabilité primaire 
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais (obligatoire) et en ukrainien  
• Bonne maîtrise de Microsoft Office 
• Une expérience antérieure de travail dans des contextes complexes et volatils serait un avantage 

Contexte/Compétences, connaissances et expériences spécifiques : 

• Responsable, ponctuel, attentif aux détails, rapide, bien élevé, décent et disposé à travailler
• Excellentes compétences interpersonnelles 
• Capacité avérée à gérer une charge de travail difficile 
• Capable de travailler de manière autonome et proactive 

2. Compétences comportementales (max 6)

Il s’agit de qualités personnelles qui influencent la réussite professionnelle des personnes. Le cadre de compétences du CNRC énonce 12 compétences comportementales, dont les suivantes sont essentielles pour ce poste :

• Gérer un environnement non sécurisé
• Planification et livraison des résultats
• Renforcer et renforcer la confiance
• Communiquer avec impact et respect

Ce poste est ouvert aux candidats qui ont le droit légal de travailler en Ukraine. Veuillez noter que nous ne sommes pas en mesure de fournir des permis de travail ou des parrainages de visa pour ce poste.