OBJETIVO DE LA OFICINA/DEPARTAMENTO

Esta demanda se refiere a un empleo en la Organización Panamericana de la Salud (OPS)/Oficina Regional de la Organización Mundial de la Salud (OMS)

El objetivo del Departamento de Emergencias Sanitarias (PHE) de la Organización Panamericana de la Salud (OPS/OMS) es aumentar la resiliencia del sector de la salud ante situaciones de urgencia y catástrofes. Le PHE ayuda a los Estados miembros a reforzar las capacidades del sector de la salud en materia de prevención, reducción de riesgos, preparación, vigilancia, respuesta y restablecimiento rápido en casos de urgencia y catástrofe en peligro ( Naturel, d’origine humaine, biologique, chimique, radiologique et otros) et, lorsque les capacités nationales sont passées, à diriger et coordonner la respuesta sanitaria internacional para contener las catástrofes, y comprende las epidemias, et pournir des secours et un rétablissement. eficaces aux poblaciones touchées. Le PHE está encargado de velar por la puesta en marcha de la obra y la puesta en marcha del día de la política institucional de respuesta a las urgencias y catástrofes de OPS/OMS.

DESCRIPCION DE LAS TACHUELAS

Bajo la supervisión directa del consejero regional, Urgences sanitaires (Amérique centrale) (PHE/HEO), y la supervisión general del agente administrativo, Département des urgences sanitaires (PHE/HEO), le titulaire est responsable, sans toutefois s ‘y limitador, des tâches suivantes :

1.    Ejecutor de las funciones de soporte administrativo; proporcionar un soporte administrativo directo al consejero regional en materia de urgencias sanitarias, según los requisitos; tenir à jour le calendrier des rendez-vous et des échéances; ayudar a coordinar las funciones generales de asistencia administrativa en la oficina subregional descentralizada de PHE;

2.    Ayudar a la puesta en marcha de operaciones de respuesta a catástrofes y situaciones de urgencia de la OPS, según los requisitos, y comprende los despliegues de urgencia, la contratación de personal y los trabajadores temporales y achats conformes. aux procédures spéciales d’urgence (SEP) établies par l’Organisation; faire parte del grupo de asistentes administrativos de PHE que están disponibles para reforzar la capacidad de intervención;

3.    Preparar la correspondencia corriente en inglés y español; Redigir artículos, informes, técnicas de documentos, gráficos y una correspondencia variada que implica la utilización de una técnica terminológica para asegurar la exactitud y la conformidad con el estilo de OPS; preparar las órdenes del día y otros documentos para utilizarlos en viajes oficiales o reuniones especiales;

4.    Participar en la preparación de técnicas de presentaciones, técnicas de informes y artículos en revisión, corrección y/o en réécrivant les textos para mejorar la claridad, la concisión y la coherencia; preparador y verificador del contenido de cuadros, gráficos y diagramas; sure le suivi de la soumission des rapports et de la correspondance afin de respecter les délais établis;

5.    Ayuda en los procesos y actividades logísticas y operativas en la oficina subregional descentralizada de PHE, así como en otras oficinas de la Organización;

6.    Preparar la correspondencia, de sa propia iniciativa o a partir de instrucciones verbales, para firmar; preparador de proyectos de traducción de correspondencia y de otros documentos del inglés al español y viceversa; relatar el estilo, la puntuación, la gramática, la ortografía y el respeto de las normas y políticas de la organización; recomendar revisiones de la correspondencia y otros documentos para asegurar que sean claros y precisos en su contenido;

7.    Ayudar a la coordinación, a la preparación y a la puesta en marcha de reuniones internas y externas, de conferencias, de seminarios o de otros eventos, y que incluya eventos/réuniones virtudes; preparar la correspondencia y la documentación según los deseos;

8.    Informer et ex le nouveau personal sur les procédures et pratiques administrativos et donner des conseils, si nécessaire;

9.    Établir et tenir à jour des fichiers électroniques et du matériel de référence contrôlé; realizador de búsquedas en archivos, informes y otras fuentes para obtener el material solicitado y, si es necesario, compilador de currículums;

10. Iniciar y supervisar el estado de la documentación para la nominación y la contratación del personal profesional y de los servicios generales, de los consultores, de los profesionales en el tribunal y de los empresarios, y efectuar las etapas necesarias en el sistema de información de gestión. de la OSP (PMIS) para mejorar las acciones de RH;

11. Lancer des action liées aux RH, au Budget et aux Finances dans le PMIS pour le staff et les travailleurs temporaires, selon les besoins;

12. Mettre à jour les informations budgétaires et financières dans le système PMIS ; supervisar el estado de ejecución del presupuesto y los recursos financieros del proyecto en el sistema de información de la empresa y en todas las demás bases de datos para los requisitos de presentación de informes;

13. Participante en la puesta en obra del Plan de trabajo bienal del proyecto (PTB); proporcione asistencia para las preguntas relacionadas con el PTB; examinador y seguimiento de la información presupuestaria y financiera del sistema PMIS; suivre el estado de ejecución presupuestaria y los recursos financieros del proyecto en el PMIS y otras bases de donaciones, señalando todos los problemas de sus equipos; verificar la ejecución de los fondos conforme a las asignaciones presupuestarias aprobadas;

14. Ayudar a organizar los desplazamientos del servicio y socorrer a los consejeros y trabajadores temporales en casos de beso para obtener la autorización, las billetes de avión y las autorizaciones de seguridad; recueillir et valider les informations de base pertinentes pour les déplacements professionnels; ayuda a todos los procesos necesarios en el PMIS, y comprende la autorización de gastos, la compra de billetes de avión y los informes de gastos;

15. Créer des demandes et des bons de commande dans le PMIS et traidor les paiements aux fournisseurs ;

16. Exécuter d’autres tâches connexes, notamment apporter un soutien aux autres membres de l’équipe administrativo, selon les besoins.

REQUISITOS DE CALIFICACIÓN

Educación :

Essentiel: Certificado de fin de estudios secundarios.

En caso de que su candidatura sea seleccionada para una entrevista, se le solicitará que proporcione, con anticipación, una copia escaneada del título(s)/diploma(s)/certificado(s) requeridos para este puesto. La OPS considera los títulos de educación superior obtenidos en una institución acreditada/reconocida en una de las siguientes bases de datos:

Base de datos de educación superior mundial (WHED), lista actualizada por la Asociación Internacional de Universidades (IAU) / Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO). Se puede acceder a la lista a través del enlace:  http://www.whed.net/

Consejo de Acreditación de Educación Superior http://www.chea.org/search/default.asp

College Navigator, que se encuentra en el sitio web del Centro Nacional de Estadísticas Educativas, https://nces.ed.gov/ College Navigator para apoyar el proceso de validación.

Cualquier nombramiento o prórroga del nombramiento está sujeto al Estatuto del Personal, al Reglamento de Personal y al Manual electrónico de la OPS.

Para obtener información sobre la OPS, visite: http://www.paho.org

Experiencia :

Imprescindible: Cinco años de experiencia en labores administrativas.

Deseable: Dos años de experiencia en una organización internacional sería una ventaja.

HABILIDADES :

Competencias de la OPS:

·       Actitud general en el trabajo: Mantiene la integridad y adopta una postura y un enfoque éticos claros; demuestra compromiso con el mandato de la Organización y promueve los valores de la Organización en el trabajo y el comportamiento diarios; es responsable del trabajo realizado de acuerdo con su propio rol y responsabilidades; es respetuoso con sus colegas y contrapartes y sus miembros confían en él.

·       Trabajo en equipo: Colaborar y cooperar con otros / Lidiar eficazmente con los conflictos : Trabaja en colaboración con los miembros del equipo y sus homólogos para lograr resultados; fomenta la cooperación y establece vínculos; ayuda a los demás cuando se lo piden; acepta la responsabilidad conjunta por los éxitos y las deficiencias del equipo. Identifica los conflictos de manera oportuna y los aborda cuando es necesario; comprende los problemas desde la perspectiva de los demás; no interpreta ni atribuye los conflictos a cuestiones culturales, geográficas o de género.

·       Respetar y promover las diferencias individuales y culturales : relacionarse bien con la diversidad de los demás y sacar provecho de ella: tratar a todas las personas con dignidad y respeto. Relacionarse bien con personas de diferentes culturas, géneros, orientaciones, antecedentes y/o posiciones; examinar su propio comportamiento para evitar respuestas estereotipadas; considerar los problemas desde la perspectiva de los demás y valorar su diversidad.

·       Comunicación: S’exprimer clairement à l’oral / Écrire efficacement / Partager ses connaissances: Qualité et quantité de la comunicación destinada al auditorio. Écoute listeningment et n’interrompt pas les autres intervenants. Adapte su estilo de comunicación y su contenido escrito para asegurar que sean bien y precisos comprendidos por el auditorio (p. ej. presentaciones de PowerPoint, estrategias de comunicación, planes de puesta en obra). Partage ouvertement des informations avec ses collègues et transfère ses connaissances, au besoin.

·       Se connaître et se gérer : Rester productif / Gérer le stress / Apprendre en permanence: Rester productif même dans un environnement où l’information ou la direction ne sont pas disponible, et face à des défis; se remettre rapidement des revers, si es necesario. Gerer le estrés de manera positiva; rester positif et productif même sous pression; ne pas transférer le stress aux autres. Búsqueda de oportunidades de aprendizaje informal y/o formalizado para el desarrollo personal y profesional; adquirir un sistema de nuevas competencias y aptitudes útiles para el trabajo; Aprovechar las oportunidades de aprendizaje para combinar las lagunas en materia de competencias y aptitudes. 

·       Produire des résultats: Travailler efficacement et de manière autonome / Fournir des résultats de qualité / Prendre ses responsabilités: Établir des priorités dans le travail et procéder aux ajustements de planification/organisation nécessaires; demander des éclaircissements au superviseur sur les échéanciers, si es necesario. Utilice los comentarios y sugerencias del supervisor para obtener los resultados. Produire des résultats de qualité et discuter frecuentemente con su supervisor para obtener des résultats. Être orienté vers l’action et mener à bien les tâches. Demostrar una comprensión de su propio rol y de sus responsabilidades en relación con los resultados de los asistentes. Solicitar y aceptar las directivas y los consejos del supervisor y los miembros del equipo y asumir la responsabilidad de su trabajo y de sus acciones, le caso échéant. 

Técnica de pericia:

·       Maîtrise de l’utilisation des logiciels informatiques conforme a las responsabilidades asignadas.

·       Capacité à rédiger/créer de la correspondencia et des rapports courants et non courants en anglais et en espagnol.

·       Capacidad para preparar traducciones de trabajo.

·       Capacidad de planificador, organizador, coordinador y ejecutor de procesos administrativos tales como: reuniones, contratación de personal, cuestiones de personal, preparación de publicaciones oficiales, expedientes presupuestarios y de gastos, adquisición de muebles.

·       Capacidad de buscar, analizar y organizar la información para preparar cuadros, gráficos, informes, etc.

·       Capacidad de coordinar, supervisar y controlar los servicios administrativos relacionados con los proyectos más importantes e implica la división del trabajo, la elaboración/ajuste de los procedimientos operativos, la evaluación de las prioridades, la coordinación y la solución de las actividades internas cotidianas, etc.

·       Capacidad de trabajo autónomo y bajo presión.

Idiomas:

Très buen conocimiento del inglés y del español. 

Competencias informáticas:

Capacidad demostrada para utilizar eficazmente las tecnologías y lógicas actuales, además de los programas de gestión integrada (ERP). Otras competencias informáticas y conocimientos de lógica como Microsoft Excel, Outlook, OneDrive, PowerPoint, Teams, SharePoint y Word se consideran como esenciales.

REMUNERACIÓN

Salaire mensuel : (neto de impuestos)

2 292,67 $ ( el salario no es negociable )

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

·       Esta información de vacante se puede utilizar para identificar a los candidatos para ocupar otros puestos similares a servicios generales de la corte, al mismo nivel escolar.

·       Les candidats seront contactés only si su candidature est sérieusement retenue. Un test écrit et/ou una entretien seront organisés pour ce post à titre de présélection.

·       La descripción del poste constituye la documentación oficial para las fines de la organización.

·       Toda nominación/prolongación de nominación se produce en el estatuto del personal, en el reglamento del personal y en el manual electrónico de la OPS.

·       Para más información sobre la OPS, consulte al consultor: http://www.paho.org

·       L’OPS/OMS es una organización ética que mantiene altas normas de integridad y responsabilidad. Las personas que se adhieren a la OPS son tenues de mantener estas normas en su trabajo profesional y sus actividades personales.

·       L’OPS/OMS promete también un entorno de trabajo exento de harcèlement, de harcèlement sexual, de discriminación y de otros tipos de comportamiento abusivo. L’OPS efectúa des verificaciones de antecédentes y no embauchera pas de personnes ayant des antecédents avérés de mauvaise conduite.

·       El personal de la OPS/OMS interactúa frecuentemente con los miembros de las comunidades que nos sirven. Para proteger a estas personas, la OPS aplica una tolerancia cero a la protección de la explotación y del abuso sexual. Las personas que cometen actos reprobables graves son licenciados y también pueden hacer el objeto de las penas.

·       L’OPS/OMS se compromete a favorecer la diversidad de su personal.

·       L’OPS/OMS es un entorno sin humo.

·       Les candidatures de femmes et de ressortissants d’États membres non représentés ou sub-représentés sont alentadas.

·       Todos los candidatos deben completar un perfil en línea para ser considerados para este poste.

·       Les postes administratifs/de soutien à Panama City, Panama sont ouverts only aux résidents de la area métropolitaine de Panama City, Panama. Los candidatos deben ser ciudadanos panameños o residentes legales permanentes del país.