El trabajo de la UICN se centra en valorar y conservar la naturaleza, garantizar una gestión eficaz y equitativa de su uso y desplegar soluciones basadas en la naturaleza para los desafíos mundiales en materia de clima, alimentación y desarrollo.

FUNCIONES

– Asistir al personal de la Oficina de País en Honduras en aspectos administrativos y logísticos basados en las normas y procedimientos de la UICN.

– En estrecha coordinación con el personal de la UICN desarrollar todos los procesos de contratación de servicios personales y/o de firmas, así como de adquisición de bienes y/o servicios, que sean requeridos para el funcionamiento optimo de la oficina de país y siguiendo las normas y procedimientos de la UICN.

-Asistir al personal de la oficina de país y al Representante de país en las gestiones de viajes.

– Registro de control de contratos en Smartsheet

– Apoyo en la elaboración y control de los Planes Operativos Anuales (POAs)

– Registro de Control de ejecución presupuestaria y POA´s de los proyectos asignados

– Apoyo en la preparación de documentación para el envío y registro en ORMACC

– Subir transferencias a la banca en línea del Banco.

-Mantener comunicación permanente con el oficial asignado por parte del banco con el que UICN mantiene cuentas.

– Manejo de caja chica.

– Control y mantenimiento vehicular (coordinación mantenimiento de vehículos y control de bitácoras).

– Colaborar en la elaboración de rendiciones de viaje y apoyo a la realización de talleres de los diferentes proyectos.

– Cumplir con la estructura de control interno en coordinación estrecha con el departamento financiero de UICN.

-Mantener permanentemente actualizada toda la información relacionada con los tramites generados desde la oficina de país ante cualquier entidad de gobierno.

– Coordinar acciones de colaboración con otros oficiales administrativos de los diferentes proyectos de la Oficina de País y de ORMACC.

– Apoyar al Representante de País en actividades administrativas y preparación, organización y desarrollo de reuniones.

– Mantener permanentemente actualizado un registro de inventario de los recursos físicos de la oficina de UICN en Honduras, dados en custodia a los diferentes equipos/grupos de trabajo, velando por el buen mantenimiento de estos.

– Supervisión del personal de servicios generales, asegurando el aseo de las oficinas, control de bioseguridad, mantenimiento de la oficina, control y compra de material de aseo, higiene de la oficina y compra de agua potable e insumos de oficina e insumos básicos.

– Coordinar los servicios de transporte y mensajería de la oficina.

– Control de correspondencia.

– Realizar trabajos de recolección de datos y de mecanografiado y edición de textos, correspondencia, formularios administrativos y afines, utilizando herramientas informáticas como Word, Excel y Power Point.

– Recepción y atención a visitantes.

– Otras tareas que le sean encomendadas por el supervisor, dentro del área de su competencia.

Tenga en cuenta: Los presentes Términos de Referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.