La Banque de Développement du Conseil de l’Europe (CEB), créée en 1956, est une banque multilatérale de développement dotée d’un mandat social unique de la part de ses 43 États membres. La CEB finance des investissements dans les secteurs sociaux, notamment l’éducation, la santé et le logement abordable, en mettant l’accent sur les besoins des personnes vulnérables. Les emprunteurs sont des gouvernements, des administrations locales et régionales, des banques publiques et privées, des organisations à but non lucratif et autres. En tant que banque multilatérale bénéficiant d’une notation triple A, la CEB se finance sur les marchés internationaux des capitaux. Elle approuve les projets selon des critères sociaux, environnementaux et de gouvernance stricts, et fournit une assistance technique. De plus, la CEB reçoit des fonds de donateurs pour compléter ses activités.

La Direction des Services Corporate (CS) livre des services orientés client et intégrés pour optimiser l’environnement de travail et permettre à la CEB de remplir son mandat. En tant que partenaire business, CS soutient un effectif capable, numérique et connecté, dans un environnement de travail adapté et sûr, et avec des services de voyage et de visa efficaces. La Direction comprend 4 Divisions : Gestion des Services Généraux & Voyages, Responsabilité d’Entreprise & Reporting ESG, Technologies de l’information et Ressources humaines.

La Division Gestion des Services Généraux & Voyages (CS-FTM) offre un environnement de travail adapté, agréable et sûr à chaque membre du personnel afin de contribuer à une atmosphère de travail efficace et sereine. FTM sert également de guichet unique pour les voyages d’affaires, les permis de séjour spéciaux et l’immatriculation des véhicules personnels afin de répondre aux besoins du personnel.

FTM recherche un·e spécialiste compétent·e et expérimenté·e en gestion des biens et des installations pour coordonner les études, aider à gérer les activités administratives et opérationnelles au sein de la Division et contribuer à la mise en œuvre des projets. Le/La spécialiste de la gestion des biens et des installations soutiendra le Chef de la Division Gestion des Services Généraux & Voyages et lui rendra compte. Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec ses collègues de la Division et de la Banque.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

GESTION DE PROJET

• Sous la supervision du Chef de FTM, contribuer et coordonner des projets liés à l’environnement de travail de la CEB, en impliquant des parties prenantes internes et externes.
• Mener des analyses sur plusieurs sujets, y compris les espaces de travail modernes et les indicateurs ESG, dans le but d’identifier les améliorations possibles de l’environnement de travail de la CEB et d’assurer la plus haute qualité et la durabilité des services fournis par la Division FTM.
• Rédiger des notes, des mémos et de la correspondance pour divers publics internes, y compris pour la haute direction, en anglais et en français.

GESTION ADMINISTRATIVE

• Gérer de manière comptable les demandes d’achat de la Division FTM, les factures des fournisseurs et les activités connexes (rappels, mises en demeure, etc.) conformément à la réglementation, aux règles, aux politiques et aux procédures de la CEB.
• Procéder à un examen approfondi de toutes les pièces justificatives de la Division Gestion des Services Généraux & Voyages concernant les dépenses déclarées et assurer la liaison avec l’équipe chargée de les enregistrer dans le système comptable interne.
• En collaboration avec la Gestionnaire de Budgets et Contrats, contribuer à la préparation du budget et des prévisions sous la supervision du Chef de Division.
• Fournir les documents nécessaires aux audits internes annuels.

• Conformément aux politiques et procédures de la CEB, maîtriser l’administration et l’utilisation du futur système ERP (SAP) permettant la mise en œuvre de procédures appropriées et de contrôles internes spécifiques à la division.
• Mettre en place des indicateurs FTM et fournir des rapports réguliers pour permettre une prise de décision éclairée.
• Coordonner l’élaboration des lignes directrices de procédures internes de FTM relatives aux questions administratives et de gestion, sur la base des contributions des collègues FTM.
• Traiter les appels des fournisseurs provenant du standard téléphonique.
• Effectuer toute autre tâche administrative requise par la division.

GESTION OPÉRATIONNELLE

• Collaborer avec les membres de la Division Gestion des Services Généraux & Voyages dans le suivi des études et des services ponctuels afin de s’assurer qu’ils sont réalisés conformément aux besoins et aux spécifications convenus.
• Participer à la planification et au suivi des interventions périodiques des prestataires de services désignés.
• Coordonner les accords de niveau de service (SLA / Service Level Agreement) des contrats FTM.

Formation académique / Qualifications :

• Diplôme universitaire et/ou école de commerce et/ou diplôme en gestion hôtelière/en hospitalité, administration des affaires ou dans des domaines connexes.

Expérience professionnelle :

• Idéalement, cinq à sept ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion des installations, de l’hospitalité ou dans des domaines connexes.
• Une expérience dans une administration, une organisation internationale ou une institution financière serait un plus.
• Excellentes compétences rédactionnelles, y compris en anglais.
• Forte aptitude aux outils informatiques et numériques : maîtrise de la suite MS Office et de la messagerie Outlook, des systèmes de communication vidéo (Zoom, Teams), de la gestion électronique des documents.
• La connaissance d’un système ERP (de préférence SAP) serait un atout.
• Capacité avérée à se familiariser avec de nouveaux outils et à assimiler rapidement de nouvelles règles et procédures.
• Excellentes compétences en matière de planification, d’organisation du travail et de polyvalence, permettant d’exécuter les tâches assignées de manière autonome et efficace, dans un environnement en évolution rapide, tout en respectant les délais et en faisant preuve d’un sens des priorités.
• Diplomatie et compétences interpersonnelles développées dans un environnement multiculturel.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Compétences linguistiques :

• Maîtrise des deux langues officielles de la CEB (anglais et français), tant à l’oral qu’à l’écrit.

Compétences de base :

• Adaptabilité
• Orientation client
• Communication
• Innovation
• Orientation résultats
• Travail d’équipe

Nationalité :

• Citoyen de l’un des États membres de la Banque : Albanie, Allemagne, Andorre, Belgique, Bosnie-Herzégovine, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Géorgie, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Kosovo, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, République de Moldova, Monténégro, Macédoine du Nord, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Saint-Marin, Serbie, République slovaque, Slovénie, Suède, Suisse, Türkiye et Ukraine.

1) Contrat initial de 4 ans (assorti d’une période probatoire d’un an) avec possibilité de renouvellement une ou plusieurs fois jusqu’à six ans et de conversion en contrat à durée indéterminée

2) Grade & salaire :

• B6/A2
• Selon niveau d’expérience, salaire mensuel entre 6 542,27 EUR et 7 312,36 EUR, majoré des indemnités selon éligibilité, exonéré de l’impôt français sur le revenu.
• La nomination peut se faire à un grade inférieur, en fonction des qualifications et de l’expérience professionnelle du/de la candidat·e sélectionné·e.
• Les grades sont établis sans aucune discrimination (y compris discrimination de genre).

Pour plus d’informations, consulter le barème detraitements point 5. Avantages du site CEB.

En tant qu’organisation internationale, la rémunération est exonérée d’impôt sur le revenu en France. En outre, notre offre comprend des avantages* selon la situation familiale et une assurance médicale et personnelle. Les agent·e·s bénéficient d’un régime de retraite contributif qui leur permet de bénéficier soit d’une pension soit d’une indemnité de départ.

*Prestations exactes à définir selon situation personnelle :

• allocation familiale de base
• expatriation
• supplément enfant à charge
• supplément enfant à charge pour famille monoparentale
• supplément parent handicapé et à charge
• suppléments enfant handicapé ou gravement handicapé
• indemnité d’éducation (enfants) pour agent·e expatrié·e
• indemnité d’installation, remboursement frais de voyage et et déménagement

La CEB accueille la candidature de toute personne qualifiée ressortissante d’un de ses pays membres.

La CEB applique rigoureusement le principe du salaire égal pour un travail équivalent. Nous sommes attaché·e·s à l’égalité des genres sur le lieu de travail et nous nous efforçons d’assurer le recrutement d’un personnel expérimenté et qualifié sans distinction du genre, de l’âge, de l’origine raciale ou ethnique, de la religion ou des croyances, ni de l’orientation ou de l’identité sexuelle des candidat·e·s ou de tout handicap. Tout comme ses pairs de la communauté des institutions financières internationales, la CEB est certifiée EDGE (niveau Move), ayant démontré son engagement en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion et ayant été évaluée au regard des normes mondiales les plus strictes.

Notre processus de sélection comprend plusieurs étapes réalisées en ligne, telles que des entretiens enregistrés numériquement, des tests techniques et des entretiens interactifs avec un panel.

Les candidat·e·s des Etats membres doivent adresser leurs candidatures (CV et lettre de motivation) en français ou en anglais sur le site emploi de la Banque à l’adresse https://ceb.profils.org avant minuit, heure de Paris, le 27 octobre 2024.