DEADLINE FOR APPLICATIONS

11 October 202423:59GMT+01:00 West Africa Standard Time (Ndjamen

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP’s values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusioand working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter.

WHY JOIN WFP?

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcemen.

Les personnes en situation d’handicap physique et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité.

Attachés au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, nous encourageons les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.

Titre d’emploi : Business Support Assistant (UNHA

Superviseur direct : UNHAS Tchad Finance Officer NOA.

Job Grade: SC4

Lieu d’affectation : NDJAMENA

Unité : UNHAS

Section : Bureau de l’Administration et des opérations d’UNHAS.

Description Générale: L’Assistant(à l’Administration d’UNHAS est chargé (du suivi et de la coordination de la gestion quotidienne des activités liees a l’Administration, de des ressources humaines, de suivi des autorisations de survol et d’atterrissage des avions d’UNHAS, de la gestion des équipements de bureau et de leur renouvellement, de la gestion des archives, etc.

Tâches clés et Responsabilités:

TACHES ADMINISTRATIVES ET HR

• Suivi et archivage des correspondances de UNHAS.
• Créer les Ordres de mission des missions officielles UNHAS.
• Organisation logistique des réunions et ateliers de UNHAS.
• Apporter des supports administratifs aux sous bureaux en cas de besoin.
• Suivi des lettres d’invitations, de demande de visa et de réservations de chambres d’Hotels pour les membres d’équipages.
• Suivi des demandes d’autorisation de survol et d’atterrissage des avions.
• Gestion et suivi des contrats des Travailleurs Occasionnels.
• Suivi des contrats des Prestataires de service.
• Mise à jour de Staffing list et statistiques de TDY.
• Demande et suivi des demandes de Petty Cash.
• Tenir à jour un enregistrement des informations relatives au personnel de la section des Opérations Aériennes afin de les soumettre aux Ressources Humaines lorsque cela est requis.
• Tenir une base de données sur l’arrivée et le départ de tous les équipages de nos Opérateurs et tout autre visiteur à UNHAS.
• Renflouer de temps en temps le petit magasin de UNHAS en fournitures de bureau et autre.

Indicateurs de Performance.

• Réponses des correspondances archivées ;
• Trip Documents créés dans WINGS pour les TDYs et missions UNHAS
• Factures hébergement des équipages certifiés

• Informations sur le staffing UNHAS à jour.
• Fournitures de Bureau servies quand c’est requis.
• Lettres d’invitation et visas obtenus par les voyageurs.
• Rapport de mouvements des équipages.

TRAITEMENTS DES FACTURES.

Préparation de Bon de commande.

• Etablir de tableaux de prévisions de dépenses pour chaque trois mois.
• Créer les Purchase Requisitions dans Wings.
• Créer de POHR pour le payement des Travailleurs Occasionnels.
• Créer des MPOs pour les payements des achats de petits montants.
• Créer le PO Zint pour le payement des factures de ASA.
• Préparer le PR Manuel pour la Création du PO Zint.

Traitement des factures dans Wings et ITS.

• Vérification des documents justificatifs de supports et des informations figurants sur les factures.
• Transférer les factures avec les supports aux collègues des Operations UNHAS de Terrains (Scanner la facture, les supports envoyés par maiet de Ndjamena pour une deuxième vérification et certification de services.
• Faire le SES et le GRN des factures conformement aux exigences de IPSAS.
• Faire le Invoice Match dans ITS.
• Faire le suivi des factures après le Invoice Match pour me permettre de demander la clôture de certains POS qui ont des soldes zéro XAF et éviter les Open Item.
• Etre le point de relais entre UNHAS et les prestataires de services

Indicateurs de Performance

• Factures payées dans le delais requis.
• Disponibilité des Purchase Order pour couvrir le paiement des factures.
• SES et GRN postés et rattachés aux périodes des dépenses tel qu’exigé par IPSAS.
• Livraison des services faite dans le délais.
• Open items néttoyés sur le Dashboard.
• Nettoyage systématique du To Do List ITS.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES:

Formation:

• Avoir achevé le cycle des études secondaires.
• Avoir un diplôme postsecondaire, en Administration ou tout autres disciplines connexes.

Experiences souhaitées:

Avoir justifié de 4 ans d’experience professionnelle dont 2 ans dans le domaines de l’administration generale.

Connaissances informatiques

• Informatique (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, share drive…).

Connaissances linguistiques:

• Avoir une maitrise parfaite de la langue française et être capable de travailler (écrit /oraen anglais.

NOS VALEURS AU PAM

• Intégrité
• Collaboration
• Engagement
• Humanité
• Inclusion

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicabl.
• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
• Please make sure you upload your professional CV in the English language
• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACAB, International Civil Service Commission (ICS, FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIand other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.