DEADLINE FOR APPLICATIONS

16 October 202423:59GMT+01:00 West Africa Standard Time (Kinshas

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP’s values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusioand working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP?

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcemen.

Contexte et Objectifs de la mission :

Sous la supervision directe du chef de sousBureau, l’Assistant à l’Administration et aux Opérations informatiques doit assumer les responsabilités suivantes réparties en deux parties : Administration et Informatiques.

En termes de support aux activités Administration, le candidat sera responsable de :

• Faire le suivi des opérations relatives aux contrats des baux et contrats des divers fournisseurs et prestataires des services (fourniture d’eau et énergie, maintenance et réparations, « fuel », hôtels, salles de réunion/conférences, transports des personnes, etc.)
• Gérer le parc automobile, l’affectation des véhicules ainsi que les voyages au niveau du bureau : suivi et rapportage sur l’entretien et réparation des véhicules, générateurs et autres propriétés du sous bureau ; suivi des pièces de rechange, contrôle des log book et de consommation de carburant, contact et suivi des réservations d’hôtels et salles des réunions.
• Faire les inventaires périodiques des propriétés du PAM en liaison avec le point focal GEMS au bureau de pays : mise à jour des inventaires des équipements administratifs proposer le cas échéant les équipements à désaffecter au Comité Local de Gestion des Equipements (LPSet faire le suivi de la mise à jour des recommandations du comité sur les équipements.
• Faire le suivi avec le Bureau de Pays pour la création et le changement / amendement des vendors dans le système et s’assurer que toute la documentation exigée accompagne chaque demande.
• Faire le suivi des PRs (demande d’achacréés dans le système Wings et s’assurer qu’un bon de réception (SES/GRest créé dans le délai recommandé pour tous les services et biens reçus par la section Administration.
• Assurer la vérification et le traitement de toutes les factures relatives aux biens livrés et services rendus par les fournisseurs et partenaires externes aux sections Administration et TEC du sous bureau, en vue de leur paiement à travers la plateforme Invoice Tracking System (IT.
• Soumettre à chaque fin du mois un Checklist /un rapport des activités administratives qui ont été réalisées au courant du mois et le partager avec le responsable de la section Administrative au bureau de pays avant le 10 du mois suivant.

En termes de support aux activités IT, le candidat sera responsable de :

Support aux opérations IT

• Assurer le support technique aux utilisateurs, y compris l’installation, la configuration et la maintenance des équipements informatiques (ordinateurs, imprimantes, etc.).
• Diagnostiquer et résoudre les problèmes liés aux matériels, logiciels, et systèmes d’exploitation en collaboration avec les équipes IT respectivement de Bukavu, Goma et Kinshasa.
• Gérer et mettre à jour de façon continue les inventaires via les outils de gestion des actifs de PAM.
• Assurer la sécurité des systèmes informatiques et la conformité avec les politiques de sécurité informatique du PAM.
• Contribuer à la mise à jour des systèmes et des applications, tout en fournissant des formations et des orientations aux utilisateurs sur les bonnes pratiques en matière de technologie.
• Contribuer dans les travaux de câblage, upgrade ou maintenance du réseau LAN et électricité.

Support aux opérations Télécom

• Assurer la configuration, l’installation et le suivi des systèmes de télécommunication, y compris les réseaux sans fil, les radios VHF/HF, les téléphones IP, et les systèmes de vidéoconférence.
• Collaborer avec les fournisseurs de services pour la maintenance des infrastructures de télécommunications et résoudre les problèmes de connectivité.
• Suivre la performance du réseau et mettre en œuvre des améliorations pour assurer la continuité des services.
• Garantir la sécurité des systèmes de télécommunication et assurer leur disponibilité pour soutenir les opérations.

Support aux activités de digitalisation

• Assurer le support aux activités d’enregistrement et de distribution via les outils informatiques du PAM
• Assurer le support et la formation des staff internes et les staffs des partenaires ;
• Assurer les inventaires des équipements dédiés au support des activités d’enregistrement ou des distributions
• Participer au déploiement des outils digitaux du PAM

Livrables attendus à la fin du contrat :

Les opérations IT et Telecom sont implémentées selon le plan de travail CO/AO/FO. Les opérations de support aux activités de digitalisation sont implémentées selon la planification du programme. Les inventaires TEC et Administration sont réalisées régulièrement et les mises à jour des systèmes sont faites. Le rapportage vers le bureau pays et bureau AO est fait assez régulièrement.

QUALIFICATIONS & EXPERIENCES REQUISES:

Education :

Diplôme d’études Secondaires requis, et des certifications professionnelles souhaitables.

Expérience :

• 5 années d’experience dans le TEC et administration ou soit domaines simililaires
• Avoir de l’expérience dans la collecte de données et la préparation d’analyses de base concernant le portefeuille des services de gestion, tels que la gestion des actifs, des installations, de la flotte, des voyages ou d’autres domaines similaires.
• A soutenu le personnel en lui fournissant support, conseil et orientations.
• A une expérience en maintenance réseau LAN et WAN, Sécurité Réseaux, Support et orientation des
• A l’expérience du travail avec des équipes dans différents domaines fonctionnels.

Connaissance & Compétences

Compétences et connaissances requises en Administration et en Operations

Informatiques (Réseau et Sécurité)

Langues :

Français est obligatoire et l’Anglais sera considéré comme un atout

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is dedicated to fostering diversity, equity, and inclusion. Our recruitment process is inclusively crafted to welcome candidates of all backgrounds, celebrating diversity and ensuring a respectful environment for all. We aim for an accessible and fair recruitment journey. Should you need any reasonable accommodations or have accessibility concerns, please reach out to us confidentially at global.inclusion@wfp.org. Our DEI team is here to ensure your full participation in our recruitment process.

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicabl.
• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
• Please make sure you upload your professional CV in the English language
• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACAB, International Civil Service Commission (ICS, FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIand other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.