Il/Elle interprète les règles et procédures administrative et logistique et apporte des solutions adéquates à diverses situations qui ont trait à la gestion quotidienne du bureau.

Il/Elle promeut une collaboration et une approche orientée vers les clients et supervise et oriente le staff de l’Unité Logistique.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec le groupe des Operations, du Programme, des projets du bureau, le siège ainsi que les agences en vue d’assurer une gestion performante et efficace.

Dans le cadre du renforcement de l’équipe du bureau de Guinée, le PNUD recrute les services d’un(l’Analyste à l’Administration et Logistique.

Sous la direction et la supervision générale du Représentant Résident Adjoint, l’Analyste à l’Administration et Logistique assure la gestion et l’exécution générales d’activités opérationnelles et logistiques variées et interdépendantes au sein du bureau de pays, garantissant une qualité et une précision élevées du travail.

Il/Elle favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter aux besoins opérationnels changeants et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler dans différentes unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

• Assurer la pleine conformité des activités administratives et Logistique avec les règles, réglementations, politiques et stratégies du PNUD ;
• Développer la cartographie des processus administratifs opérationnels du CO et l’élaboration des procédures opérationnelles standard (SOinternes ;
• Préparer des plans de travail axés sur les résultats pour l’équipe administrative ;
• Élaborer des propositions et mettre en œuvre des stratégies d’économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.
• Coordonner et superviser les expéditions et le dédouanement, les déplacements, la gestion des événements, les enquêtes administratives, les services de transport et d’assurance et la gestion de l’espace
• Fournir un soutien pour les questions de protocole, l’inscription du personnel, l’espace, la coordination avec les autorités locales et d’autres questions administratives

• Préparer et soumettre des rapports périodiques d’inventaire et de gestion des actifs, coordonner la vérification physique des articles en stock.
• Assurer la gestion du parc auto et un contrôle adéquat des stocks et superviser la distribution appropriée des articles et des fournitures en stock.

• Présenter des informations soigneusement documentées pour la planification des ressources financières des services administratifs.
• Mettre en œuvre le mécanisme de contrôle des services administratifs, tenir à jour les registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses, et assurer le respect des exigences de continuité des activités
• Examiner, rechercher, vérifier et rapprocher une variété de données et de rapports en garantissant l’exactitude et la conformité aux règles et réglementations administratives
• Examen de l’intégrité des données dans la base de données, programme de contrôle ; analyse des résultats et lancement d’actions correctives si nécessaire
• Examiner les autorisations de voyage, la documentation, les paiements

• Organisation de formations pour le personnel des opérations/programmes/projets ;
• Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques ;
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

• Assurer la maintenance des services communs pour garantir l’intégration des activités des services communs et la mise en œuvre de la réforme de l’ONU ;
• Assurer une planification et un suivi adéquats des opérations sur les services communs et des contributions des organismes au compte des services communs ;
• Soumettre des informations sur les services administratifs fournis pour les factures de recouvrement des coûts ;
• Participer à la préparation du budget des services communs, élaborer les rapports et fournir des informations documentées pour les différents services ;

Achieve Results: LEVEL 2: Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work

Think Innovatively: LEVEL 2: Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking

Learn Continuously: LEVEL 2: Go outside comfort zone, learn from others and support their learning

Adapt with Agility: LEVEL 2: Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process

Act with Determination: LEVEL 2: Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously

Engage and Partner: LEVEL 2: Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships

Enable Diversity and  Inclusion: LEVEL 2: Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making

• CrossFunctional & Technical competencies 

Customer Satisfaction/Client ManagementCustomer Satisfaction/Client Management: Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for to add value beyond clients’ immediate requests. Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns.

Business Direction & StrategySystem Thinking: Ability to use objective problem analysis and judgement to understand how interrelated elements coexist within an overall process or system, and to consider how altering one element can impact on other parts of the system

Business ManagementPortfolio Management: Ability to select, prioritize and control the organization’s programmes and projects, in line with its strategic objectives and capacity; ability to balance the implementation of change initiatives and the maintenance of businessasusual, while optimizing return on investment

Administration and OperationsAssets management: Knowledge of policy & procedures on PP&E; ability to prepare financial statements on PP&E; maintain Asset Management Module in ERP, Asset Dashboard; develop supporting tools for assets certification and further enhancements for AM module; design and run training programs, etc. on assets management and assets recording; run APAM interface; perform APAMGL reconciliation; perform analytical review of AM reports and asset information to ensure completeness and accuracy of asset information

Administration and OperationsManagement of shipments: Knowledge of regulatory frameworks and processes related to management of shipments, including contracting of shipments for staff members who travel on initial appointment, reassignment and repatriation

Business ManagementOperations Management: Ability to effectively plan, organize, and oversee the Organization’s business processes in order to convert its assets into the best results in the most efficient manner. Knowledge of relevant concepts and mechanisms.

Administration and OperationsEvents management (including retreats, trainings and meeting: Knowledge of regulatory frameworks and processes related to management of shipments, including contracting of shipments for staff members who travel on initial appointment, reassignment and repatriation