Background:

ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles, l’autonomisation des femmes et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

Conformément à la note stratégique d’ONU Femmes (UNSDCF) 2023-2027, le bureau d’ONU Femmes au Niger travaille à la mise en œuvre d’un programme tridimensionnel : (i) gouvernance, paix et sécurité, y compris l’action humanitaire, (ii) capital humain en lien avec les violences basées sur le genre, l’éducation de qualité et complète et (iii) agriculture résiliente au genre et au climat, y compris le développement d’entreprises de femmes et de jeunes.

Sous la supervision directe du Operations Manager, le Bureau de ONU femmes Niger se propose alors de recruter un consultant e-archiviste pour numériser les documents d’utilité administrative et les documents vitaux.

Description of Responsibilities/ Scope of Work

• L’objectif de cette consultation est de mettre en place un système de classement et d’archivage efficace et alimenter les espaces de stockage des unités sur A-doc avec un classement électronique permettant une recherche rapide des documents des programmes antérieurs jusqu’au programme actuel. Les objectifs spécifiques sont : Elaborer un plan de classement des archives et un calendrier de conservation ;
• Faire le tri et la mise à jour du classement physique ;
• Numériser les archives dont l’utilité administrative (DUA) est en cours et les archives permanentes afin de les mettre à disposition des producteurs/ utilisateurs à travers la base de données sur i-doc ;
• Proposer un plan de nommage des archives (Taxonomie : Hiérarchisation et protocole de nommage des dossiers et des fichiers);
• Alimenter le système de gestion électronique des documents numérisés.

A. TÂCHES PRINCIPALES

• Préparer un plan de classement (critères de codification, etc,) et procéder à une présentation claire afin de faciliter les recherches et permettre un suivi pour la mise à jour des dossiers des unités, sur la base dudit plan de classement ;
• Classement et conservation des documents
• Tenir à jour un système de classement des principaux documents du bureau;
• Entreprendre le conditionnement;
• Classer chaque dossier;
• Numérisation des documents primaires et historiques 
• Sortir et sélectionner les documents ;
• Inspecter et vérifier manuellement les documents avant la numérisation
• Numériser;
• Remettre en l’état les documents originaux ;
• Vérifier la qualité des documents numérisés pour s’assurer de la bonne lisibilité des scans;
• Exporter les lots sur i-doc.
• Indexation des documents
• Lire et analyser le document à traiter ;
• Classifier le document ;
• Remplir les champs d’index;
• Valider les index pour enregistrement du document dans la base de données.
• Réorganiser et répertorier les documents dans une base de données 

B.RESULTATS ATTENDUS

Au terme de cette consultation le consultant devra produire les résultats suivants : Un plan de classement des archives du bureau est élaboré et adopté, Le classement du bureau est réorganisé de manière chronologique et thématique. Les documents essentiels du bureau sont identifiés de la manière suivante :

Archives programme

• Les documents programmatiques (rapports, les accords, les agréments de financements, Plan de travail, documents projets, stratégies et supports de communications…) sont numérisés en PDF, en OCR et les images sur le texte ;
• Les documents programmatiques sont traités à travers le contrôle qualité des scans ;
• Les archives numérisées sont classées dans des dossiers et renommés avec les cotes selon le plan de classement ;
• Mise à jour du système d’archivage électronique.

Archives Opération

• Les dossiers du comité Local d’achat, les dossiers de transit, les Documents comptables de moins de dix ans, les dossiers de recrutements, les dossiers du staff, des consultants et les contrats de louage, dossier de procurement et Assets sont numérisées en PDF, en OCR et les images sur le texte;
• Les dossiers des opérations numérisées sont traitées (contrôle de la qualité des scans;
• Les archives numérisées sont classées dans des dossiers et renommées avec les cotes selon le plan de classement.
• Mise à jour du système d’archivage électronique

Archives de la représentation

• Les courriers engageants entrants et sortants sont numérisées en PDF, en OCR;
• Les archives numérisées sont classées dans des dossiers et renommés avec les cotes selon le plan de classement,
• Mise à jour du système d’archivage électronique

Deliverables

Consultant’s Workplace and Official Travel

La consultation se fera en présentiel au Bureau de ONU femmes au Niger pour 1,5 mois

Competencies :

Core Values:

• Integrity;
• Professionalism;
• Respect for Diversity.

Core Competencies:

• Awareness and Sensitivity Regarding Gender Issues;
• Accountability;
• Creative Problem Solving;
• Effective Communication;
• Inclusive Collaboration;
• Stakeholder Engagement;
• Leading by Example.

Please visit this link for more information on UN Women’s Values and Competencies Framework:

Statements :

In July 2010, the United Nations General Assembly created UN Women, the United Nations Entity for Gender Equality and the Empowerment of Women. The creation of UN Women came about as part of the UN reform agenda, bringing together resources and mandates for greater impact. It merges and builds on the important work of four previously distinct parts of the UN system (DAW, OSAGI, INSTRAW and UNIFEM), which focused exclusively on gender equality and women’s empowerment.

Diversity and inclusion:

At UN Women, we are committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. UN Women recruits, employs, trains, compensates, and promotes regardless of race, religion, color, sex, gender identity, sexual orientation, age, ability, national origin, or any other basis covered by appropriate law. All employment is decided on the basis of qualifications, competence, integrity and organizational need.

If you need any reasonable accommodation to support your participation in the recruitment and selection process, please include this information in your application.

UN Women has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UN Women, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. All selected candidates will be expected to adhere to UN Women’s policies and procedures and the standards of conduct expected of UN Women personnel and will therefore undergo rigorous reference and background checks. (Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check.)