Background

ONU Mujeres, basada en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja por la eliminación de la discriminación contra las mujeres y las niñas; el empoderamiento de la mujer; y el logro de la igualdad entre mujeres y hombres como asociados y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria y la paz y la seguridad.

ONU Mujeres en Colombia en concordancia con las prioridades nacionales y los instrumentos internacionales de protección de los derechos humanos de las mujeres, principalmente la Convención sobre la Eliminación de todas las Formas de Discriminación contra la Mujer (CEDAW, por sus siglas en inglés), trabaja para lograr la igualdad sustantiva entre hombres y mujeres en todos los aspectos de la vida, enfocándose en fortalecer el liderazgo y empoderamiento político y económico de las mujeres y su derecho a una vida libre de violencias, tanto en el contexto del conflicto, como fuera de este, como bases para una paz estable y sostenible. De este modo, ONU Mujeres apoya los esfuerzos nacionales para que las mujeres sean beneficiarias y actores principales en el desarrollo sostenible y construcción de la paz, la democracia y la seguridad en Colombia.

ONU Mujeres profundiza su trabajo por medio de la implementación de acciones programáticas alineadas al apoyo operativo/estratégico para lograr el alcance se los objetivos propuestos.

Reportando a la Gerente de Operaciones, con informes matriciales a el/la Analista/Especialista Regional de Adquisiciones y a el Jefe de Adquisiciones de la Sede y/o su equipo, El/la Coordinador/a de Adquisiciones se asegurará de que el proceso de adquisiciones de la oficina esté en consonancia con los objetivos, planes y estrategias de ONU Mujeres y cumpla las políticas y directrices aplicables en materia de adquisiciones. Así como garantizar que las adquisiciones de la oficina cumplen las directrices corporativas. Mantendrá a la Gerente de Operaciones al corriente de las cuestiones relacionadas con las adquisiciones y el cumplimiento dentro de la oficina en Colombia que requieran la atención del equipo directivo superior de Colombia.

Duties and Responsibilities

De conformidad con los lineamientos de ONU Mujeres Colombia y bajo la supervisión de la Gerente de Operaciones, con informes matriciales a el/la Analista/Especialista Regional de Adquisiciones y el Jefe de Adquisiciones de la Sede, el/la Especialista de Adquisiciones desempeñará las siguientes funciones:

Coordinar las actividades de adquisición y abastecimiento estratégico en toda la oficina de Colombia de conformidad con las normas reglamentos, políticas y estrategias de ONU Mujeres:

– Proporcionar experiencia profesional y apoyo técnico a la gestión de la Oficina de País en cuestiones de adquisiciones y ofrecer aclaraciones autorizadas e informes sobre la interpretación/aplicación de las normas, reglamentos y políticas de ONU Mujeres con respecto a las adquisiciones.

– Supervisar y hacer un seguimiento del progreso y el cumplimiento de las adquisiciones en el país utilizando herramientas de supervisión eficaces.

– Proporcionar apoyo técnico en el diseño y mantenimiento de un sistema de gestión de adquisiciones orientado al cliente.

– Actualizar y mantener periódicamente informes y análisis corporativos sobre adquisiciones.

– Garantizar el cumplimiento y el seguimiento de la aplicación de las recomendaciones de auditoría relacionadas con las adquisiciones dentro de la oficina.

– Realizar análisis periódicos de gastos para apoyar el desarrollo de la estrategia regional de gestión por categorías, y colaborar con proveedores clave para suministros y servicios recurrentes.

-Apoyar el liderazgo del área de adquisiciones en articulación con la Gerente de Operaciones.

Prestar apoyo en la mejora de la eficiencia de los procesos de adquisición para la oficina en el país, contemplando estrategias innovadoras y sostenibles, alineadas con los principios de equidad, integridad y transparencia para lograr el mejor valor del dinero.

– Guiar e implementar el mapeo, y establecimiento de estándares de procesos internos (SOP).

– Analizar los flujos de trabajo de las adquisiciones y recomendar mejoras para potenciar el ahorro y la reducción de costos en la Oficina Nacional, las suboficinas y presencias territoriales.

– Gestionar el suministro de bienes y servicios siguiendo los procedimientos corporativos establecidos en materia de revisión y adjudicación de contratos, evaluar la rentabilidad y gestionar las negociaciones relativas a posibles acuerdos.

– Asesorar, proporcionar recomendaciones y hacer seguimiento de los planes de adquisición para la Oficina de País.

– Gestionar la implementación de sistemas de monitoreo adecuados, mecanismos y controles para los procesos de adquisición que cubren RFQ, ITB o RFP, recepción de cotizaciones, ofertas o propuestas, y negociación de ciertas condiciones de contratos en total cumplimiento con las reglas y regulaciones de ONU Mujeres.

– Preparar RFQ, ITB o RFP para el ejercicio de la función de adquisiciones en la Oficina de ONU Mujeres Colombia.

– Revisar las presentaciones al Comité de Revisión de Adquisiciones Locales (L-PRC) para garantizar que se completen los documentos y la calidad de las presentaciones; participar como observador, cuando sea requerido.

– Implementar el sistema de control interno para el establecimiento oportuno y preciso de las Órdenes de Compra (PO).

Proporcionar apoyo técnico a la gestión de proveedores y a la aplicación de herramientas de contratación.

– Elaborar y gestionar una lista de proveedores.

– Contribuir al desarrollo de criterios para determinar los mecanismos de selección y evaluación de desempeño de proveedores.

– Facilitar el establecimiento y el uso de Acuerdos a Largo Plazo (LTA) dentro de la Oficina de País.

– Gestionar y formar al personal, según sea necesario en los sistemas de contratación ERP y metodologías de evaluación.

Prestar apoyo técnico a las actividades interagenciales relacionadas con adquisiciones:

– Prestar apoyo técnico sustantivo a la coordinación interagencial y a los grupos de trabajo relacionados con las adquisiciones.

– Prestar apoyo a la coordinación con otros organismos de las Naciones Unidas para contribuir a la aplicación de servicios de adquisiciones armonizados, acuerdos institucionales a largo plazo y adquisiciones conjuntas en consonancia con la reforma de las Naciones Unidas.

Contribuir al intercambio de conocimientos:

– Reportar e informar a la Representación sobre las actualizaciones en políticas y procedimientos en materia de adquisiciones.

– Coordinar y organizar la formación del personal de operaciones y programas en materia de adquisiciones.

– Contribuir al desarrollo de materiales de formación, seminarios web y otras redes de conocimiento.

– Analizar y compartir las lecciones aprendidas y las mejores prácticas en materia de adquisiciones.

-Capacitar y asesorar al personal de la oficina en materia de adquisiciones y procedimientos.

– Apoyar el establecimiento de un sistema de seguimiento de datos sobre adquisiciones y el plan de adquisiciones de la oficina de País.

Competencies

Valores y Principios Corporativos:

• Integridad: Demostrar coherencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, en línea con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.
• Profesionalismo: Demostrar capacidad profesional y conocimiento experto de las áreas sustantivas de trabajo.
• Respeto por la diversidad: Demuestra una apreciación de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal.

Competencias Corporativas

• Conciencia y sensibilidad con respecto a cuestiones de género
• Rendición de cuentas
• Solución creativa de problemas
• Comunicación eficaz
• Colaboración inclusiva
• Compromiso y participación con las partes interesadas
• Liderar con el ejemplo

Visitar el siguiente link para más información sobre las Competencias de la ONU Mujeres:

Human Resources – Values & competencies_updated_ES.pdf – All Documents (sharepoint.com)

Required Skills and Experience

• Profesional en Administración de Empresas, Finanzas o campos relacionados.
• Maestría en Administración de Empresas, Administración Pública, Finanzas, Compras, Gestión de la Cadena de Suministro, u otro campo relacionado.
• Deseable certificación de Adquisiciones de un instituto educativo reconocido internacionalmente – (CIPS 3)
• Al menos 8 años de experiencia progresiva con responsabilidades en adquisiciones, coordinacion, gestión y administración de contratos, logística y gestión de la cadena de suministro.
• Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc);
• Se valorará la experiencia en el sistema de gestión de recursos empresariales (ERP)/Quantum.
• Se requiere fluidez en español e inglés