IUCN : Asistente Administrativo para la Oficina Regional
JOB DETAIL
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El rol requiere una persona proactiva, dinámica, organizada y diligente, con habilidades para anticiparse a las necesidades del equipo, coordinar múltiples tareas simultáneamente, y apoyar en actividades administrativas esenciales, incluyendo la gestión de viajes, contrataciones, adquisiciones, coordinación de reuniones, y manejo de documentación. La capacidad de trabajo en equipo y la orientación al detalle serán fundamentales para contribuir de manera efectiva al éxito de los proyectos de la organización.
Su posición estará localizada en San José, Costa Rica. No obstante, debe garantizar la fluidez y atención de los trámites bajo su responsabilidad a nivel regional.
Funciones por desempeñar:
El/la asistente administrativo es responsable de brindar apoyo administrativo para la implementación de las distintas necesidades del equipo de la Oficina Regional y de proyectos, garantizando el cumplimiento de los procesos y requerimientos de los donantes y el de las políticas y reglamentación de la UICN. Su posición estará localizada en San José, Costa Rica. No obstante, debe garantizar la fluidez y control de los trámites y aprobaciones administrativas en coordinación con otras oficinas o proyectos.
La persona por contratar tendrá las siguientes funciones principales:
1. Atender y brindar orientación administrativa al personal de la Oficina Regional y de Proyectos, socios implementadores u otras organizaciones socias con las que se ejecutan acciones en el campo.
2. Preparar contratos de socios implementadores y consultorías con base en los formatos oficiales.
3. Preparar órdenes de compra para la adquisición de bienes y servicios con base en los formatos oficiales.
4. Preparar adendas y/o finiquitos de contratos, acuerdos u ordenes de compra con base en los formatos oficiales, así como monitorear e informar cuando se hace requerido iniciar este tipo de trámite en coordinación con los responsables técnicos/gerenciales.
5. Tramitar la documentación de los pagos y desembolsos a socios relacionados con los Proyectos en la plataforma contable NAV de la UICN,
6. Mantener los archivos actualizados de los Proyectos con la documentación base necesaria, convenios, presupuestos, informes mensuales, auditorías, etc
7. Apoyar la elaboración de solicitudes de viajes en los formatos de la UICN y la revisión de reclamación de gastos según los procedimientos establecidos en la Política de Viajes de UICN y Anexos Regionales.
8. Establecer mecanismos para la identificación de proveedores de bienes y servicios y canales para otorgamiento de condiciones de crédito
9. Apoyar la organización y realización de actividades (talleres, eventos etc.) y sus trámites de ser necesarios (movilización de participantes, pagos de viáticos, coordinación con distintos proveedores).
10. Realizar el respectivo proceso administrativo para las adquisiciones y contrataciones de consultores u otros servicios (p.e. apoyo en la elaboración y revisión de Términos de Referencia para la adquisición de un bien o contratación de un servicio).
11. Elaborar informes de compras, con la debida documentación de soporte.
12. Llevar el control y solicitud de registro de los activos de los Proyectos a su cargo, cuando se requiera.
13. Apoyar en la elaboración y actualización periódica de los Planes Operativos Anuales (POA) cuando sea requerido.
14. Garantizar el uso adecuado y la debida actualización de los Sistemas de Control interno administrativo en Smartsheet
15. Apoyar los procesos de auditoría de los Proyectos a bajo su responsabilidad cuando sea requerido.
16. Mantener actualizados los archivos electrónicos que documenten los distintos procesos para las Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios llevados a cabo.
Tenga en cuenta: Los presentes Términos de Referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.
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• Experiencia mínima de 3 años en organizaciones sin fines de lucro, y 4 años en roles similares. • Conocimientos y Habilidades: • Habilidades en la revisión y redacción de documentos. • Atención a los detalles y habilidades organizativas. • Habilidades de comunicación efectiva y trabajo en equipo. • Competencias: • Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades. Advertisement
• Capacidad para redactar, sistematizar acuerdos y conclusiones. • Poseer buenas relaciones interpersonales. • Persona proactiva, responsable, organizada, propositiva y entusiasta. • Compromiso con la organización. • Aptitud para trabajo en equipos interdisciplinarios. • Capacidad de planificación, priorización, gestión del tiempo y ejecución de tareas. • Manejo de herramientas de cómputo (sistemas administrativos en línea, Office, y otras plataformas de gestión de información). • Residir o con disponibilidad para residir en San José, Costa Rica. |
Para postular a una posición a través del “Sistema de gestión de recursos humanos” de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón “Apply”.
Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.
Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: https://www.iucn.org/involved/jobs/
Acerca de la UICN
La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.
Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1400 organizaciones Miembro y los aportes de alrededor de 16 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.
La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.
La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.
