UNDP : Programme Associate – Lome
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Location:
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Salary:negotiable / YEAR
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Job type:FULL_TIME
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Posted:3 weeks ago
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Category:Programme and Project Management
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Deadline:05/12/2024
JOB DESCRIPTION
Background
La diversité, l’équité et l’inclusion sont des principes fondamentaux du PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l’inclusion en tant que moyen de garantir que l’ensemble du personnel est en mesure de contribuer à notre mission, et nous garantissons l’équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche “ne laisser personne de côté” dans nos efforts de diversité signifie augmenter la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s’identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont vivement encouragées à poser leur candidature. En savoir plus sur le travail au PNUD, y compris sur nos valeurs et nos histoires inspirantes.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, ni aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.
Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est l’organisation de référence en matière de connaissances pour le développement durable au sein du système de développement des Nations unies et sert d’intégrateur pour l’action collective visant à réaliser les objectifs de développement durable (ODD). Le travail politique du PNUD, effectué au niveau du siège, des bureaux régionaux et des bureaux de pays, forme un spectre contigu de connaissances locales approfondies à des perspectives mondiales de pointe et à des activités de plaidoyer ». Dans ce contexte, le PNUD investit dans le Global Policy Network (GPN), un réseau d’expertise technique mondiale et de terrain couvrant un large éventail de domaines de connaissances et soutenant les solutions de signature et les capacités organisationnelles envisagées dans le plan stratégique. Pour renforcer son équipe de programme Gouvernance, le PNUD Togo, recrute un(e) associé(e) au programme.
La présente description de poste est une réponse directe à l’amélioration du modèle d’entreprise du PNUD au Togo. Elle envisage un renforcement de la structure du portefeuille gouvernance du bureau adaptée aux besoins actuels et futurs du pays, étayant son offre de conseils et de programmes tout en apportant un soutien solide à la mise en œuvre et une réponse aux besoins programmatiques exigés par les enjeux pour l’efficacité de ses opérations et pour stimuler sa capacité réelle et ses aptitudes à mobiliser les ressources. Elle favorise enfin une approche plus collaborative du travail au sein du bureau et avec les partenaires extérieurs.
Sous l’autorité de la Représentante résidente adjointe et la supervision directe du Chargé de Programme/Gouvernance, l’associé au programme assure la mise en œuvre efficace du programme Gouvernance en collectant et en gérant les données, tout en soutenant la mise en œuvre du programme conformément aux règles et réglementations du PNUD. Il/elle est également responsable des tâches administratives et du suivi des projets du programme gouvernance.
L’associé(e) au programme supervise le personnel de soutien de l’unité de programme. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, de l’unité d’appui à la gestion du Programme (PMSU), des programmes et des projets du Bureau Pays et du siège du PNUD, ainsi qu’avec les agences du système des Nations Unies, pour échanger des informations et résoudre des problèmes financiers complexes.
Le PNUD adopte une approche portefeuille pour répondre aux besoins changeants de l’organisation et exploiter les synergies entre les différentes interventions afin d’atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est attendu à travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires, ce qui favorise et renforce la collaboration horizontale.
Duties and Responsibilities
1.) Appui au chargé de programme dans la formulation des stratégies pour les programmes/projets et la mise en œuvre du CPD afin d’atteindre les résultats suivants :
Duties: • Collecte, analyse et présentation de l’information pour la préparation du CCA, CCDD, CPD et application efficace des outils de gestion axée sur les résultats+ et élaboration des cibles de gestion
• Présentation de l’information pour la formulation du programme pays, draft des documents de projets, plans de travail, budgets, propositions sur les modalités de mise en œuvre.
2.) Apporter un appui à la gestion des projets du pilier Gouvernance à travers la réalisation des tâches suivantes :
Duties: • Appui aux projets dans la création de projet dans Quantum, la préparation des révisions budgétaires, le suivi budgétaire, la création des Awards, la détermination des fonds non utilisés, la clôture opérationnelle et financière du projet.
• Appui aux partenaires de mise en œuvre sur la mise en œuvre des projets et suivi de l’utilisation des ressources financières. Contribution à la gestion des solutions de technologie numérique dans la mise en œuvre du programme en vue d’assurer l’évolutivité et la durabilité conformément aux normes numériques du PNUD.
• Contribution à la gestion efficace des données dans la mise en œuvre du programme, tout au long du cycle de vie des données. Assurer le suivi des indicateurs de performance/critères de réussite des programmes et des projets, des objectifs et des étapes, de la préparation des rapports et de la mise en œuvre des mécanismes et des outils de gestion axée sur les résultats de l’organisation.
• Identification des goulets d’étranglement liés au programme et proposer des solutions.
• Préparation des audits externes et internes des programmes/projets et soutien à la mise en œuvre des recommandations d’audit.
• Appui administratif à l’unité chargée du programme Gouvernance en gérant le système de dépenses internes (TRAC 1 & 2) et en procédant à l’examen de l’assurance qualité des rapports techniques et des paiements, ce qui inclut le suivi avec d’autres unités et la prise de mesures correctives en temps utile.
3.) Apporter un appui administratif au chargé de programmes et gestionnaires de projets dans les domaines suivants :
Duties: • Analyse des rapports financiers (CDR) des projets DIM/NIM, initiation de la création des fournisseurs dans UNALL, préparation des paiements sans PO pour les projets de développement.
• Suivi d’un système de contrôle interne des dépenses pour s’assurer que les paiements sont bien enregistrés et que les transactions sont correctement enregistrées et postées dans QUANTUM
• Actions correctrices sur les paiements non postés, y compris les paiements erronés après vérification budgétaire.
• Création de réquisitions dans QUANTUM pour les acquisitions de biens et services, saisie des réceptions de biens dans QUANTUM (Receipt).
• Vérification budgétaire pour les réquisitions, les PO et les paiements.
• Appui aux projets dans la mise en œuvre des activités des projets
4.) Contribuer à la mobilisation des ressources afin d’atteindre les résultats suivants :
Duties: • Analyse de l’information sur les donateurs, préparation du profil des donateurs.
• Suivi et rapportage sur les ressources mobilisées.
• Revue des accords des contributions, gestion des contributions dans Quantum.
5.) Faciliter le partage du savoir et le renforcement des connaissances à travers les actions suivantes
Duties: • Organisation des formations à l’attention du personnel des opérations/projets sur le programme et des partenaires de mise en œuvre.
• Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le programme.
• Contributions pertinentes aux réseaux du savoir et aux communautés de pratique.
• Préparation et organisation des réunions du portefeuille, rédaction et archivage des comptes rendus de réunion
• Suivi de l’archivage électronique et physique de la documentation des projets, des documents corporate.
Le/la titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Responsabilités en matière de supervision et de gestion : Peut superviser le personnel de soutien de l’unité de programme
Competencies
| Core: Full list of UNDP Core Competencies can be found here | ||||||||||||||||||||||||
| Achieve Results | LEVEL 2: Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work | |||||||||||||||||||||||
| Think Innovatively | LEVEL 2: Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking | |||||||||||||||||||||||
| Learn Continuously | LEVEL 2: Go outside comfort zone, learn from others and support their learning | |||||||||||||||||||||||
| Adapt with Agility | LEVEL 2: Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process | |||||||||||||||||||||||
| Act with Determination | LEVEL 2: Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously | |||||||||||||||||||||||
| Engage and Partner | LEVEL 2: Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships | |||||||||||||||||||||||
| Enable Diversity and Inclusion | LEVEL 2: Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making | |||||||||||||||||||||||
| People Management
UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site. Cross-Functional & Technical competencies
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Required Skills and Experience
Education:
- L’enseignement secondaire est requis. OUI
Un diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, économie, sciences politiques, sciences sociales ou dans un domaine connexe sera dûment pris en considération, mais ce n’est pas une obligation.
Experience:
• Un minimum de 6 ans (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou de 3 ans (avec une licence) d’expérience pertinente en matière d’administration/de gestion ou de programme, avec des responsabilités croissantes, est requis au niveau national et/ou international ;
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de bases de données et de systèmes de gestion basés sur le web tels que ERP est requise ;
• Capacité prouvée à réviser et à éditer des documents, capacité à produire des rapports de réunion identifiant les actions clés ;
• Expérience pertinente dans la gestion des activités programmatiques est requise ;
• Expérience dans la gestion efficace des données, dans la mise en œuvre du programme, tout au long du cycle de vie des données est souhaitable ;
• Expérience dans le suivi des indicateurs de performance/critères de réussite des programmes et des projets, des objectifs et des étapes, de la préparation des rapports et de la mise en œuvre des mécanismes et des outils de gestion axée sur les résultats de l’organisation est souhaitable ;
• Bonne connaissance des thématiques liées à la gouvernance démocratique est souhaitable ;
Language Requirements
• Excellente connaissance du Français est requise
• Une bonne maitrise de l’Anglais est souhaitable.
Développement de programmes
Gestion axée sur les résultats
Rapports financiers et suivi
Mobilisation des ressources
Disclaimer
Informations sur le ROSTER des candidats du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats dans le cadre de cet avis de vacance de poste. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences en matière d’éducation similaires.
Non-discrimination
Le PNUD applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et de l’inconduite sexuelles, du harcèlement sexuel et de l’abus de pouvoir. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents, et devront adhérer à ces normes et principes.
Le PNUD est un employeur qui prône l’égalité des chances et l’intégration et qui ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, l’identité sexuelle, la religion, la nationalité, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, le handicap, la grossesse, l’âge, la langue, l’origine sociale ou tout autre statut.
Avertissement en cas d’escroquerie
Les Nations unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, n’en tenez pas compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, les logos, les noms et les adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé de faire preuve d’une grande prudence lorsque vous communiquez des informations personnelles sur le web.
Level of Education: Bachelor Degree
Work Hours: 8
Experience in Months: No requirements
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