• Administración e implementación de acciones para la gestión administrativa de proyecto.
• Apoyo en el seguimiento administrativo y acompañamiento a la implementación de Acuerdos de Partes Responsables y Subvenciones de Bajo Valor.
• Organización de los procesos de adquisición del proyecto, implementación estrategia de abastecimiento y herramientas de e-procurement.
• Facilitación de la construcción y el intercambio de conocimientos.

• Ayudar al proyecto con la planificación, formulación y seguimiento del presupuesto del proyecto.
• Garantizar el pleno cumplimiento del proyecto con las normas y reglamentos del PNUD sobre procesos logísticos, administrativos y de apoyos a la gestión financiera, informes y auditoría, así como marcos de controles internos y efectivos.
• Realizar un seguimiento de la entrega del proyecto a través de QUANTUM y otras herramientas.
• Mantener una tabla de procesos basada en las actividades administrativas desarrolladas para monitorear los gastos en tiempo real; asegurar que estén en línea con el Plan Anual de Trabajo aprobado.
• Llevar a cabo un análisis, según sea necesario, sobre el avance administrativo en línea con lo previsto en el AWP y mantener informados a los Socios al tanto sobre posibles alertas en la ejecución.
• Proporcionar insumos para la generación de informes a los Socios y al PNUD; sobre el avance en aspectos administrativos y su incidencia frente a la situación presupuestal del proyecto y proponer soluciones para mejorar la situación.
• Supervisar que los insumos o la información que se registre en el sistema QUANTUM, sean confiables y tomar acciones correctivas oportunas sobre posibles datos erróneos.
• Apoyo en la verificación, seguimiento y conciliación de informes de gastos de la(s) parte(s) responsable(s).
• Elaboración de solicitudes de pago y tramitación de comprobantes en QUANTUM.
• Elaboración de informes de inventario.
• Implementación de Inventario y control de verificación física en el proyecto.

• Mantener la documentación en formato electrónico y/o impreso, de las acciones administrativas adelantadas en el marco del proyecto, de acuerdo con las políticas y directrices del PNUD.
• Mantiene y actualiza periódicamente la base de datos de contactos de las contrapartes del proyecto.
• Revisar y compilar la documentación necesaria durante el proceso de adquisición, en apoyo del equipo del Centro de Servicios y las unidades de adquisiciones y compras.
• Revisar y verificar facturas y gastos de servicios comunes con cargo al presupuesto de proyecto (arrendamientos, servicios públicos, teléfono, varios).
• Organizar reuniones relacionadas con el proyecto.
• Brindar soporte de comunicación (correspondencia electrónica e impresa, etc.) de acuerdo con las necesidades de proyecto.
• Facilitar el apoyo logístico.

• Servir de enlace para garantizar la adquisición oportuna de los servicios y productos necesarios para la entrega del proyecto, de acuerdo con el Plan de Adquisiciones y el Plan de Trabajo Anual.
• Proporcionar información al Project Manager (PM) para el desarrollo de los TOR y tomar la iniciativa en la selección de servicios y productos.
• Llevar a cabo la gestión de contratos en estrecha colaboración con el equipo de proyecto y las áreas vinculadas con la gestión de contratos.
• Garantizar que los pagos y las entregas se realicen a tiempo a proveedores, clientes y socios.
• Garantizar el cumplimiento de las actividades de adquisiciones con las normas, reglamentos, políticas y estrategias de las Naciones Unidas y el PNUD; implementación del control interno efectivo, buen funcionamiento de un sistema de gestión de adquisiciones orientado al cliente.
• Revisión y actualización del plan de adquisiciones, según sea necesario, para el proyecto y su implementación y seguimiento.
• Organización de procesos de adquisiciones, incluida la preparación y realización de invitaciones a cotizar y recepción de las mismas, ofertas o propuestas, su evaluación, negociación de ciertas condiciones de contratos en pleno cumplimiento de las normas y reglamentos del PNUD.
• Elaboración de Órdenes de Compra o micro compras para contratación de servicios, seguimiento en la creación de perfiles o Suppliers QUANTUM.
• Revisión de los procesos de adquisiciones realizados por el proyecto.
• Asegurar un sistema de control interno a las Órdenes de Compra para su preparación y envío; y así llevar a cabo acciones correctivas oportunas en las mismas, evitando errores en la verificación de presupuesto y otros problemas.
• Elaborar y actualizar las parrillas de proveedores, implementar la selección y evaluación de proveedores.
• Brindar apoyo en la gestión de viajes, incluida la compra de boletos, cálculo de DSA, preparación de órdenes de compra; organización de envíos.
• Hacer seguimiento a los procesos de legalización de viajes o Travel Claim, a fin de evitar retrasos en la gestión de pagos de facturas a la Agencia de Viajes o afectaciones al presupuesto de proyecto.

• Sintetizar las lecciones aprendidas y mejores prácticas en Compras.
• Realizar contribuciones sustanciales a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.
• Asesorar al personal del Proyecto sobre cuestiones administrativas, logísticas u operativas.
• Informar a la Entidad Socia sobre los procesos relacionados con la gestión administrativa y financiera de proyecto cuando sea el caso.
• Sintetizar las lecciones aprendidas y las mejores prácticas en la gestión administrativa de Proyecto.
• Brindar soporte a las organizaciones socias con las que se desarrollan procesos de Subvenciones de Bajo Valor y Acuerdos de Partes Responsables.

• ALCANZA RESULTADOS – NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite.
• PIENSA DE FORMA INNOVADORA – NIVEL 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es un solucionador de problemas pragmático, hace mejoras.
• APRENDE CONTINUAMENTE – NIVEL 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación.
• SE ADAPTA CON AGILIDAD – NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible.
• ACTÚA CON DETERMINACIÓN – NIVEL 1:  Muestra impulso y motivación, capaz de actuar y entregar con calma frente a la adversidad, confiado.
• SE INVOLUCRA Y TRABAJA EN EQUIPO – NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas.
• FACILITA LA DIVERSIDAD Y LA INCLUSIÓN – NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación.

• DIRECCIÓN Y ESTRATEGIA DE NEGOCIO
  • TOMA DE DECISIONES EFECTIVA: •     Tomar decisiones de manera oportuna y eficiente de acuerdo con la autoridad, el área de experiencia y los recursos de cada uno, y tener en cuenta las potenciales implicaciones más amplias.
• DESARROLLO DE NEGOCIOS
  • GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO: Capacidad para investigar información y convertirla en conocimiento útil, relevante para el contexto o que responda a una necesidad declarada. • Capacidad para postular conceptos existentes a nuevas situaciones, y desarrollar nuevos conceptos para generar soluciones viables y nuevos enfoques. • Conocimiento de conceptos, modelos conceptuales y teorías relevantes que pueden ser útiles para hacer frente a nuevas situaciones.
• GESTIÓN EMPRESARIAL
  • GESTIÓN DE PROYECTOS: Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para lograr objetivos específicos.

• OPERACIONES
  • ADQUISICIONES – GESTIÓN DE CONTRATOS: Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de gestión de contratos, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas.
  • FINANZAS – GESTIÓN DEL PRESUPUESTO: Capacidad para apoyar los aspectos presupuestarios del proceso de planificación del trabajo, la elaboración y la gestión de los presupuestos del equipo.
  • FINANZAS – INFORMES Y ANÁLISIS FINANCIEROS: Comprende los cambios en los marcos y estándares regulatorios, legales y éticos para la información financiera en el sector público. Capacidad para extraer, evaluar datos financieros, derivar hallazgos relevantes y presentarlos de manera significativa y coherente para facilitar la toma de decisiones efectiva y el seguimiento del desempeño. Comprende los beneficios de la presentación de informes integrados, incluidos los recursos no financieros, como el capital humano, social e intelectual, y el desempeño ambiental y de gobernanza.
  • DATOS – ANÁLISIS DE DATOS: Capacidad para extraer, analizar y visualizar datos para formar información significativa y ayudar a la toma de decisiones empresariales efectivas.

• Título de Bachiller (Educación Secundaria) es requerido.
• Título Profesional Universitario (nivel Pregrado) en Administración de Empresas, Administración Pública, Contaduría Pública o afines será considerado favorablemente pero no es requisito.

• Mínimo 7 años (Educación Secundaria) o 4 años (título Universitario) de experiencia relevante demostrable en Administración y Finanzas, en Proyectos desarrollados por Organizaciones Internacionales o Entidades de Gobierno.

• Experiencia demostrada en el trabajo con las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, internacionales, socios para el desarrollo, organizaciones de la sociedad civil y del sector privado).
• Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (Office, MS Word, Excel, Power Point, etc.) y conocimiento avanzado en paquetes de base de datos, así como en el manejo de los sistemas administrativos en Internet.

• Título de posgrado en Áreas Administrativas.
• Experiencia en el manejo de sistemas de seguimiento ATLAS o QUANTUM.
• Elaboración y presentación de informes administrativos a contrapartes.

• Se requiere fluidez en español.

Level of Education: Bachelor Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: No requirements