Structure organisationnelle

Ce poste est [généralement] situé dans l’unité des services administratifs, du registre ou des opérations du bureau de pays de l’OIT pour les pays africains de langue portugaise (PALOP) basé à Luanda, en Angola. Le BP-Luanda couvre également les quatre autres pays africains lusophones, le Cap-Vert, la Guinée Bissau, le Mozambique et Sao Tomé-et-Principe.

Mission principale

En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit des services de chauffeur fiables et sûrs au directeur/ à la directrice du bureau, à d’autres fonctionnaires et à des visiteurs, en faisant preuve d’une discrétion, d’une intégrité et d’un sens des responsabilités irréprochables. Il(elle) se charge de l’organisation des services réservés à des personnalités de marque, des services protocolaires et des formalités douanières à l’aéroport lors de l’accueil de délégations de haut niveau. Il(elle) peut être appelé(e) à exercer certaines fonctions de messager et à fournir certains services d’appui administratif. Il(elle) doit planifier et organiser la charge de travail tout en tenant compte des changements de priorités et des conflits de calendrier, et passer d’une tâche à l’autre pour répondre à de multiples besoins d’appui. Le travail a trait aux services de courrier, de la valise diplomatique et de transport du bureau.

Le fonctionnaire travaillera sous la supervision du responsable des opérations. Le titulaire du poste opère avec une certaine indépendance opérationnelle dans l’exécution des missions et la supervision se concentre sur la réussite des missions. Le titulaire ne reçoit pas de conseils sur les aspects techniques de ses fonctions, mais bénéficie d’une supervision procédurale et opérationnelle quotidienne.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel ainsi qu’avec les fonctionnaires du BIT en visite sur le lieu d’affectation; ils visent à recevoir des instructions sur des questions opérationnelles, notamment sur les horaires de travail, et à échanger des informations.

Les contacts externes ont lieu principalement avec des autorités publiques et aéroportuaires à des fins d’échanges d’informations.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Assurer la fourniture de services de chauffeur fiables et sûrs. Conduire le directeur/la directrice du bureau, de hauts fonctionnaires ainsi que d’autres membres du personnel et des visiteurs habilités. Accueillir les fonctionnaires et les visiteurs à l’aéroport et les aider, si nécessaire, à s’acquitter des formalités relatives au protocole, aux visas et aux douanes.
2. Assurer la collecte et la distribution du courrier, de documents et d’autres articles.
3. Réaliser des économies en veillant à une utilisation appropriée des véhicules, à la tenue à jour rigoureuse des livres de bord quotidiens et à la préparation des plans d’entretien des véhicules et de la documentation requise.
4. Se charger de l’entretien courant des véhicules attribués en effectuant ponctuellement des réparations mineures et en prévoyant en temps utile des réparations plus importantes et des révisions régulières (vidanges, contrôle du niveau d’eau, de l’état des pneus, des freins, etc.) ainsi que le lavage des véhicules, de manière à en assurer la propreté et le bon état de marche en toutes circonstances.
5. Veiller à ce que tous les documents et articles requis se trouvent à bord des véhicules concernés (attestation d’assurance, certificat d’immatriculation et livre de bord, annuaire du bureau, carte de la ville ou du pays, trousse de premiers secours et autres équipements conformes aux normes MOSS et pièces de rechange nécessaires).
6. Le cas échéant, établir un horaire quotidien pour les chauffeurs et les véhicules en service.
7. Informer en temps voulu le supérieur hiérarchique des procédures relatives à l’immatriculation et à l’assurance de tous les véhicules du bureau.
8. Aider le personnel du bureau à exécuter des tâches de classement, de photocopie et de gestion des stocks. Apporter son concours à l’envoi, à la collecte et à la distribution de documents et de publications, y compris aux ministères et aux banques. Prendre les dispositions nécessaires pour le règlement des factures téléphoniques et autres du bureau. Saisir des données.
9. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Exigences minimales

Formation

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Permis de conduire valable et vierge de toute infraction.

Expérience

Au moins trois ans d’expérience professionnelle pertinente et bons antécédents de conduite. Expérience de chauffeur au service d’une institution des Nations Unies ou d’une organisation diplomatique ou internationale.

Langues

Connaissance pratique du portugais et connaissance de l’anglais ou du français.

Connaissances et compétences

(techniques et comportementales)

Excellente connaissance des règles et dispositions réglementaires locales en matière de circulation routière.
Bonne connaissance des routes et des conditions de circulation locales.
Aptitude à effectuer des réparations mineures sur un véhicule.
Bonne connaissance des usages et des règles de bienséance propres aux chauffeurs.
Bonne connaissance des questions de sécurité.
Bonne connaissance des règles et procédures de gestion des véhicules, notamment en ce qui concerne l’entretien des véhicules de fonction, et connaissance de la mécanique, de l’entretien et de la réparation des véhicules.
Connaissance des règles et dispositions réglementaires administratives.
Compétences de base en informatique afin de pouvoir enregistrer des données dans des systèmes informatiques.

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

Aptitude à garder une attitude professionnelle en toutes circonstances.
Aptitude à gérer calmement des situations imprévues ou des retards.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

section facultative (si nécessaire)

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