Structure organisationnelle

Ce poste est [généralement] situé dans l’unité des services administratifs, du registre ou des opérations du bureau de pays de l’OIT pour les pays africains de langue portugaise (PALOP) basé à Luanda, en Angola. Le BP-Luanda couvre également les quatre autres pays africains lusophones, le Cap-Vert, la Guinée Bissau, le Mozambique et Sao Tomé-et-Principe.

Mission principale

En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit des services professionnels aux fins de l’administration et de la prestation d’un ensemble de services opérationnels pour le bureau dans plusieurs des domaines suivants: finances, ressources humaines, achats, gestion des locaux et des actifs, sécurité, communications, gestion de l’information et technologies de l’information. Ces services sont fournis dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle et nécessitent l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation. Le travail est régi par les règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies.

Le titulaire du poste travaillera sous la supervision du directeur du bureau de pays. Les activités et actions quotidiennes nécessitent un minimum de supervision. Des instructions et des conseils détaillés sont fournis pour les missions spéciales ou le traitement de questions inhabituelles ou complexes.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à établir et à entretenir des relations de travail efficaces, à échanger des informations sur des questions relatives à la prestation de services, à analyser des informations et à assurer le suivi des autorisations et des questions administratives en instance.

Les contacts externes ont lieu principalement avec des banques, des prestataires de services, des institutions et des groupes de travail des Nations Unies, des organisations non gouvernementales (ONG) et d’autres organisations internationales; ils visent à échanger des informations et à obtenir l’assistance requise pour la bonne prestation de services opérationnels.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Fournir des services professionnels aux fins de la prestation efficace des services opérationnels du bureau. Administrer les opérations quotidiennes, en pleine conformité avec les normes applicables, dans plusieurs des domaines suivants: finances, ressources humaines, achats, gestion des locaux et des actifs, sécurité, communications, gestion de l’information et technologies de l’information.
2. Surveiller et guider le travail du personnel dans les domaines opérationnels concernés. Superviser du personnel, selon les besoins. Contrôler et vérifier l’exactitude et la pertinence des transactions administratives traitées par le personnel d’appui. Exercer la fonction de contrôleur des dépenses et approuver les actions dans le progiciel de gestion intégré (PGI).
3. Fournir un appui fonctionnel à l’analyse et au contrôle continus de la situation des ressources du bureau (ressources humaines et financières). Produire les rapports de gestion réguliers requis pour appuyer la prise de décisions éclairées.
4. Apporter son assistance à l’exécution des opérations financières et des services de comptabilité se rapportant aux responsabilités liées aux comptes des recettes et des dépenses, à l’approbation de paiements, aux autorisations de paiement extérieur, aux autorisations financières du bureau, au rapprochement des comptes, à la facturation, à la clôture mensuelle des comptes, aux prévisions et à la clôture des comptes de fin d’exercice. Fournir l’appui nécessaire à l’élaboration des propositions de programme et de budget.
5. Apporter son assistance à l’exécution des opérations et des services en matière de ressources humaines.
6. Assurer la liaison en ce qui concerne des questions administratives courantes avec des banques locales, des compagnies d’assurance, des organismes publics, d’autres institutions des Nations Unies, etc. Participer aux réunions, groupes de travail et initiatives conjointes interinstitutions des Nations Unies sur les activités du régime commun dans les domaines opérationnels concernés. Préparer des notes d’information sur les principaux points ou faits nouveaux et assurer un suivi selon les besoins.
7. Vérifier si les demandes d’achat respectent les normes applicables et les soumettre pour validation. Etablir des documents d’appel d’offres types. Fournir l’appui administratif nécessaire aux processus d’appels d’offres. Etablir des bons de commande pour approbation, dans la limite des pouvoirs délégués.
8. Se tenir informé(e) de l’évolution des normes applicables, des bonnes pratiques et des technologies dans les domaines professionnels concernés. Partager ses connaissances et orienter le personnel.

Exigences minimales

Formation

Diplôme universitaire (licence ou équivalent) dans un domaine en rapport avec la nature de l’emploi.

Expérience

Au moins deux ans d’expérience professionnelle dans un domaine administratif ou opérationnel.

Langues

Maitrise de l’anglais ou du Français et connaissance pratique du Portugais.

Connaissances et compétences

(techniques et comportementales)

Bonne connaissance des principes et concepts relatifs aux domaines des opérations (finances, ressources humaines, administration, achats, etc.).
Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.

Connaissance des méthodes et techniques de conception et d’évaluation de la qualité et de l’efficacité d’exécution des processus.

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.
Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Capacités d’analyse.
Bonne aptitude à rédiger.
Aptitude à entretenir des relations de travail efficaces avec les principales parties prenantes.
Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.
Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

section facultative (si nécessaire)

9. Contrôler l’efficience et l’efficacité des méthodes et processus de travail, et recommander des améliorations. Travailler en liaison étroite avec le personnel et les responsables concernés pour veiller à l’efficacité et au bon déroulement des activités aux stades de la conception et de la prestation des services, et recommander les améliorations à apporter aux processus interdépendants.
10. Effectuer des recherches et analyser des données et des informations sur divers sujets liés aux activités opérationnelles. Préparer des rapports analytiques pour contribuer au suivi de programmes/projets et fournir des contributions à des rapports et à d’autres communications.
11. Assister le point focal de pays pour les questions de sécurité dans les activités visant à garantir la sûreté, la sécurité et le bien-être des fonctionnaires ainsi que la sécurité des locaux et des actifs, conformément aux politiques et procédures de sécurité du système des Nations Unies. Exercer la fonction d’assistant(e) local(e) chargé(e) de la sécurité, selon les besoins.
12. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

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