Nombre del puesto CRS: Asistente de Proyecto
Departamento: Iniciativa CTWWC
Reporta a: Especialista de programa y operaciones
País/Ubicación: Ciudad de Guatemala, Guatemala
Banda: 4
I.    RESUMEN DE CRS
Catholic Relief Services lleva a cabo el compromiso de los Obispos de Estados Unidos de ayudar a los más necesitados y vulnerables en el extranjero. Nuestra identidad católica está en el corazón de nuestra misión y operaciones. Damos la bienvenida como parte de nuestro personal y de socios a personas de todos los credos y tradiciones seculares que comparten nuestros valores y nuestro compromiso de servir a quienes lo necesitan.

II.    RESUMEN DEL PUESTO
Brindará servicio y apoyo en la entrega diaria de actividades administrativas y programáticas, de manera atenta, efectiva y eficiente a la iniciativa CTWWC en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Brindará un servicio consistente y de alta calidad y contribuirá a la administración correcta de los recursos para ayudar a asegurar programación de alta calidad.

III.    RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

• Maneja ágil, fluida y confidencial la información y comunicación de la iniciativa.
• Está a cargo de la logística en la organización de reuniones, capacitaciones y actividades realizadas por CTWWC de acuerdo con las diferentes solicitudes del personal técnico y administrativo. Esto incluye logística digital usando la plataforma Microsoft Teams, u otras plataformas priorizadas por el programa de país/proyecto.
• Coordina junto al Especialista de programas y operaciones y el departamento de Cadena de Suministros, los procedimientos logísticos y de compras involucrados en la iniciativa, para reuniones, capacitaciones y actividades realizadas por proyecto de acuerdo con las diferentes solicitudes del personal técnico, la gerencia y subdirección de la oficina de programa de país.
• Realiza los procesos administrativos para las actividades del proyecto: requisiciones de compra, autorizaciones, memorandos, seguimiento a reportes de recepción, seguimiento a recepciones en el sistema Insight, coordinaciones de entrega y recepción de productos y servicios, etc.
• Actualización diaria del archivo digital compartido de control de requisiciones/recepciones de bienes/servicios del proyecto. Revisión de órdenes de compra abiertas pendientes de liquidación para cerrar compromisos existentes. Así como actualización de la herramienta MEAL-OPEX para registro de ejecución presupuestaria cuando se le requiera.
• Socialización del avance de las compras del proyecto con personal de CTWWC.
• Apoyar a la gerencia en preparar, organizar, editar y revisar los Flashpoints del proyecto y envío a MARCOM.
• Apoya la logística en reservaciones de vehículos, hospedaje, montaje de salones, toma de fotografías, alimentación y otros eventos y actividades necesarias para el personal de CTWWC, además de visitantes.
• Genera, actualiza y colabora constantemente en la actualización de la base de datos de socios, proveedores, actores claves institucionales e instituciones afines con las que la iniciativa tiene relación de las áreas estratégicas.
• Encargada de coordinar los procesos de envío y recepción de correspondencia entre las diferentes oficinas de la iniciativa, socios y otros aliados estratégicos.
• Elabora y mantiene actualizado un archivo para la iniciativa con la información relevante, incluyendo convenios, adendum, cartas de acuerdo, cartas de donación, memorando, correspondencia. Mantiene actualizada la biblioteca de los materiales utilizados dentro de la iniciativa (en línea onedrive y/o sharepoint)
• Proporciona apoyo en la realización de transacciones y procesos administrativos especializados (p. ej. digita, revisa y/o da formato a documentos; graba y transcribe minutas de reuniones; redacta mensajes de correspondencia) de acuerdo se requiera dentro de la iniciativa.
•  Realiza los procedimientos involucrados en el manejo de la documentación del área programática, desde elaboración de cartas, memos, fotocopiado hasta el archivo electrónico y físico de las mismas; así mismo se encarga de la correspondencia relevante dirigida a socios e instituciones afines.
•  Mantener actualizado el inventario de los materiales utilizados para los proyectos.
• Apoya en lo necesario a la iniciativa, para elaboración de convenios, convenios de donación, adendum, y cartas de acuerdo, según sea solicitado.
• Apoya al equipo CTWWC en seguimiento a solicitudes, aprobaciones, pago de proveedores, solicitudes de cheque, entrega de documentación a diferentes departamentos, convenios o contratos, misiones de viajes, logística de viajes, visitas y todo tipo de eventos.
• Gestiona transporte y alojamiento para viajes programados a nivel nacional o internacional para equipo de la iniciativa.
• Convoca a reuniones presenciales y virtuales, manejando la logística de cada evento bajo las instrucciones de la persona responsable del evento.
• Dar seguimiento y reportar sobre cualquier desafío y/o vacío identificado para informar ajustes a planes de implementación y presupuesto.
• Cumplimiento con políticas y procedimientos, administrativos, contables y de recursos humanos de CRS.
• Cumplimiento con los principios de la Enseñanza Social de la Iglesia, comportamientos basados en los valores de CRS, Principios de Calidad de Gerencia y de Calidad de Programa
• Desarrolla cualquier otra responsabilidad, inherente al cargo, que pueda ser asignada.

IV.    Antecedentes, Experiencia y Requisitos:
Educación y Experiencia:
•     De preferencia, con estudios en licenciatura en administración, auditoría o carrera afín.
•     Título a nivel medio en secretariado bilingüe o perito contador.
•     2 años de experiencia laboral en un ambiente de oficina desempeñando tareas administrativas y programáticas. Experiencia con una ONG local o internacional.
•     Experiencia trabajando para proyectos de desarrollo.
•     Dominio de principales paquetes de cómputo (Microsoft Office, Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
•     Experiencia en preparación de documentos a diversas audiencias.

Habilidades Personales

•     Fuerte orientación al servicio al cliente con buenas habilidades de comunicación e interpersonales
•     Altas habilidades de comunicación oral y escrita.
•     Habilidad numérica y financiera (deseable).
•     Buenas habilidades en la administración del tiempo con capacidad de trabajar en varias tareas.
•     Proactivo, ingenioso y orientado a soluciones y resultados.
•     Alta disponibilidad al aprendizaje.
•     Atención al detalle, exactitud y puntualidad en la ejecución de responsabilidades asignadas.
•     Fuerte capacidad de organización.

LENGUA EXTRANJERA REQUERIDA/DESEADA: Nivel intermedio en el idioma inglés.

DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: 20% del tiempo para viajes a campo.
V.    RELACIONES LABORALES CLAVES:
Internas: Especialista de Operaciones, Gerente, coordinadoras y especialistas técnicos de la iniciativa. Gerentes y coordinadores de administración, compras y finanzas.
Externas: directores y coordinadores de proyectos de las instituciones gubernamentales, proveedores, socios, aliados estratégicos.

VI.     Competencias REDI Institucionales (para todo el Personal de CRS):
Las competencias de la agencia aclaran los comportamientos y actitudes esperados para todo el personal. Cuando se demuestran, crean un lugar de trabajo atractivo, ayudan al personal a lograr lo mejor de sí mismos y ayudan a CRS a alcanzar los objetivos de la agencia. Estas competencias están arraigadas en la misión, los valores y los principios rectores de CRS y son utilizados por cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr los resultados deseados.

• Responsabilidad personal: Consistentemente asume la responsabilidad de sus propias acciones.
•  Actúa con integridad: Modela consistentemente valores alineados con los Principios Rectores y la misión de CRS.  Se considera honesto.
• Genera y mantiene la confianza: Muestra coherencia entre palabras y acciones.
• Colabora con otros: Trabaja eficazmente en equipos interculturales y diversos.
• Abierto para aprender: Busca experiencias que puedan cambiar la perspectiva o brindar la oportunidad de aprender cosas nuevas.

Competencias de liderazgo de la agencia:

• Lidera el cambio: Busca continuamente formas de mejorar la agencia a través de una cultura de agilidad, apertura e innovación.
• Desarrolla y reconoce a los demás: Desarrolla la capacidad del personal para alcanzar su máximo potencial y mejorar el desempeño del equipo y la agencia.
•  Mentalidad estratégica: Entiende el papel en la traducción, comunicación e implementación de la estrategia de la agencia y las prioridades del equipo.

Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición. La duración de la contratación de esta posición está sujeta a la duración de los fondos de los proyectos y/o programa de país, así como entre otros procesos internos basados en la ley local.

Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación. CRS es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades laborales
Catholic Relief Services is the official international humanitarian agency of the Catholic community in the United States. Catholic Relief Services works to save, protect, and transform lives in need in more than 100 countries, without regard to race, religion or nationality.  Catholic Relief Services’ relief and development work is accomplished through programs of emergency response, HIV, health, agriculture, education, microfinance, and peacebuilding.  We welcome as a part of our staff people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment to serving those in need. CRS’ processes and policies reflect our commitment to safeguarding children and vulnerable adults from abuse and exploitation.

CRS welcomes candidates from the countries and regions in which we work. In the event the successful candidate is an expatriate or global telecommuter, the anticipated duration of the assignment is informed by a term limit, based on the type and level of the job and the needs of the agency.

CRS is committed to safeguarding program participants, community members, staff and volunteers from all forms of exploitation and abuse.  The successful candidate is expected to sign and adhere to CRS´ Code of Conduct.

CRS talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people – especially children and vulnerable adults – to live free from abuse and harm.

Disclaimer:  This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position. 

CRS is an Equal Opportunity Employer.

General Requirements

CRS offers are contingent on the selected candidate’s ability to legally work where the position is to be performed. Every government has a unique set of work permit eligibility requirements.  All positions requiring residence or frequent travel outside a home country must undergo and clear a pre-employment medical clearance; some work permit processes require clearing a separate government administered medical examination.

CRS prioritizes candidates who are citizens/ permanent residents of the countries where we have CRS offices.

Level of Education: Bachelor Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: No requirements