Chargé des Contrats et des Subventions / Contracts & Grants Officer

Program/Project Management

Lieu D’affectation : Lubumbashi

A propos de FHI 360 :

FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif qui se consacre à l’amélioration durable des conditions de vie en promouvant des solutions intégrées et axées localement. Notre personnel comprend des experts en santé, en éducation, en nutrition, en environnement, en développement économique, en société civile, en genre, en jeunesse, en recherche et en technologie – créant ainsi un ensemble unique de capacités pour relever les défis interreliés du développement actuel. FHI 360 couvre plus de 70 pays et tous les États et territoires des États-Unis.

FHI360 est finance par l’USAID pour implémenter le projet USAID Kitumaini dans 5 zones de santé de la ville de Lubumbashi.La vision de l’USAID/RDC pour Kitumaini est une activité de cinq ans qui se concentrera sur les résultats de la prestation de services dans cinq (5) zones de santé du Haut-Katanga, avec une éventuelle expansion à d’autres provinces sous la direction du Bureau du Coordonnateur mondial de la lutte contre le SIDA (OGAC). /PEPFAR.

FHI 360 RDC recrute pour son bureau de Lubumbashi Un(e) Grant and ContractOfficer.

Description du Poste :

L’agent des subventions et des contrats appuie les activités de l’administration et de la gestion des opérations, pour FHI 360. Sous la direction du responsable des finances et des Opérations , ce poste est chargé de fournir un soutien administratif sur les contrats et subvention.

Il/elle fournira au projet USAID KITUMAINI une expertise générale en matière d’assurance qualité et de gestion des sous-contrats , qui comprendra une expérience professionnelle et une formation technique allant du pré-attribution à la clôture des sous-contrats, y compris le développement des sollicitations de sous-contrats, la négociation, la préparation des dossiers de sous-contrats, l’exécution, le suivi et l’administration globale.

Responsabilités Clés

Subventions

Résumé de poste / responsabilités :

• Superviser la gestion quotidienne des subventions, y compris la rédaction d’ensembles de subventions, de protocoles de négociation, la réalisation d’évaluations des risques avant l’attribution, le suivi de la mise en œuvre des bénéficiaires, la tenue de dossiers de subventions complets et exacts et la clôture des subventions

• Assurer la pleine conformité avec les politiques de subvention de fhi 360 et les réglementations applicables de l’USAID pour les subventions ; surveiller la conformité du bénéficiaire aux termes et conditions de l’accord de subvention, tels que les exigences de sauvegarde, les calendriers de paiement et les exigences en matière de rapportage ;

• Servir de point de contact pour le rapportage financier entre les partenaires et fhi360. Valider les rapports financiers des partenaires après s’être rassuré de la conformité des pièces comptables, d’avoir reçu tous les documents exigibles dans le cadre de cette subvention.

• Suivre avec les partenaires de la mise en œuvre des conditions spéciales de financement inclus dans leurs contrats.

• Traiter à temps les demandes de financement des partenaires sous-récipiendaires après vérification de leurs rapports financiers et documents justificatifs.

• Assurer le suivi trimestriel des sous-récipiendaires par des visites de contrôle (spot-check) ainsi que des orientations.

• Procéder à la revue des pièces soumises par les partenaires en vue de la validation de leurs rapports financiers(SFRs) et ou Milestonessubmission;

• S’assurer que le classement des documents des partenaires, d’audits, et d’autres processus d’évaluation sont bien classées et que les différentes recommandations sont suivies et appliquées

• Participer à la réalisation d’évaluations préalables à l’attribution des bénéficiaires potentiels, en particulier à l’examen des procédures financières, comptables et administratives pour le contrôle des fonds et des dépenses, y compris les rapports et les obligations appropriés

• Assister le chargé du renforcement des capacités à Faire le suivi du plan de renforcement des capacités des sous récipiendaire et se rassure de sa mise en œuvre.

• Fournir des présentations et formations sur les subventions aux personnels du projet et aux partenaires si nécessaire ;

• Documenter les revues des rapports financiers des partenaires et préparer la liquidation des dépenses approuvées ;

• Travailler sur la réconciliation des avances octroyées aux partenaires et l’établissement des Receipt Not dans DPA ;

• Se rassure de la mise en jour des informations des partenaires dans le SAT (SubAwardTracking) mais aussi veiller à la mise à jour du plan de monitorage des partenaires.

Après l’attribution :

• Gère la mise en place des contrats dans le système de gestion des contrats en servant de support à l’équipe CMS .

• Collabore avec le personnel des opérations et d’autres membres du personnel des services d’entreprise pour surveiller la performance des contrats principaux et d

• Forme les autres membres du personnel aux procédures normalisées pour une gestion efficace des attributions et des sous-Contrats .

• Soutenir le Directeur des Finances et Opérations dans le processus de cloture des contrats de subvensions des partenaires de mise en Œuvre .

Qualifications :

• Avoir au moins un Diplôme Graduat ou Licence en Finance, comptabilité, commerce, Audit, Administration ou d’autres domaines affiliés.

• Au moins 5 ans d’expérience dans le suivi des sous partenaires locaux.

• Avoir des connaissances avérées sur les exigences liées aux contrats et subventions d’USAID et des autres bailleurs ;

• Être capable de travailler de manière indépendante avec des initiatives de gestion de beaucoup de travail et peut organiser le travail des membres du personnel ;

• Interpréter les réglementations qui régissent le financement de l’USAID et être capable d’élaborer les procédures d’exécution ;

• Avoir des meilleures compétences en communication verbale et écrite.

• Maitriser l’outil informatique notamment savoir manipuler aisément les logiciels Word, Excel, Power Point, Outlook, etc. ;

• Capacité de travailler avec les autres membres du personnel et maintenir la cohésion au sein du personnel du projet, des sous-contractants, des consultants et autres demandeurs de l’assistance technique ; et

• Excellentes capacités de communication orale et écrite en Français et un bon niveau d’anglais serait un atout