• Conformité totale des activités administratives et financières avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU et du PNUD.
• Fourniture de contributions à la cartographie des processus administratifs du CO et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (POS) internes.
• Contribution à la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l’équipe administrative.

• Contacts avec les patients, les visiteurs et le personnel, organisation de rendez-vous et de réunions, rôle d’interprète le cas échéant et/ou rédaction de procès-verbaux.
• Compilation et préparation des documents d’information et de présentation, des discours, d’informations générales et de documentation pour les réunions et les missions.
• Traduction des correspondances simples, si nécessaire.

•  Participation à l’organisation des expéditions, dispositions de dédouanement, préparation des documents pour les expéditions du PNUD (reçues/envoyées), préparation de toute la documentation nécessaire, mise en œuvre des actions de suivi.
• Exercice d’un rôle d’acheteur dans Quantum et préparation des documents pour les activités de voyage.
• Soutien à l’organisation des processus de passation de marchés, y compris la préparation des documents RFQ, ITB ou RFP, la réception des devis, des offres ou des propositions, leur évaluation préliminaire. Préparation des commandes.
• Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents.
• Soutien administratif aux conférences, ateliers et retraites.
• Collecte d’informations pour l’ASD, les agences de voyage et d’autres enquêtes administratives, soutien à l’organisation des services communs.
• Organisation du transport des véhicules, de leur entretien régulier et de leur assurance.
• Vérification et enregistrement du journal de bord du véhicule et de la consommation d’essence, mise à jour et entretien du rapport sur l’historique du véhicule.
• Dépositaire pour la gestion des fournitures de bureau, y compris la tenue d’une liste de fournitures, la distribution des fournitures selon les besoins du personnel et la tenue d’un registre de distribution.
• Maintenance du système d’archivage en veillant à la conservation des documents confidentiels.
• Extraction de données de diverses sources.
• Recherche et récupération de données statistiques à partir de sources internes et externes ; préparation de graphiques, de tableaux et de rapports statistiques.
• Suivi des délais, des engagements pris, des actions menées et coordination de la collecte et de la présentation des rapports au chef d’unité.
• Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.

• Tenue de registres sur la gestion des actifs, préparation de rapports.
• Tenue des dossiers et des registres relatifs à l’entretien du bureau
• Fourniture d’une aide à l’entretien des locaux et des services communs

• Participation à la formation du personnel des opérations/projets en matière d’administration.
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Un diplôme universitaire en ressources humaines, en gestion d’entreprise, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera pris en considération, mais ce n’est pas une exigence.

• Au moins 5 ans (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou 2 ans (avec une licence) d’expérience pratique dans l’administration ou le service d’appui aux programmes.
• Un minimum de deux ans d’expérience dans l’administration de services médicaux constitue un atout.
• Une expérience de travail au sein des Nations unies dans le domaine de l’administration et des finances est un atout
• Une connaissance avérée des règles et procédures du PNUD en matière d’achats est un atout.
• Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) est requise.
• La maîtrise du français est requise
• Une bonne connaissance de l’Anglais est un atout.

•  Capacité à réagir de manière opportune et appropriée avec un sens de l’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre.
• Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle.
• Rechercher des moyens d’apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients.
•  Être capable d’anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.

•  Services d’achat de produits de santé

• Éthique Connaissance de la politique de l’ONU – éthique Connaissance et compréhension du statut et du règlement du personnel de l’ONU et d’autres politiques relatives à l’éthique et à l’intégrité

• Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l’écrit qu’à l’oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction du public.
•  Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés.

• Connaissance de la politique et des procédures relatives aux immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenance du module de gestion des actifs dans l’ERP, examen analytique des rapports de gestion des actifs et des informations sur les actifs pour s’assurer de l’exhaustivité et de l’exactitude des informations sur les actifs.

Gestion des stocks

• Chaque bureau doit s’assurer qu’il y a suffisamment d’articles en stock pour pouvoir les utiliser et faire rapport sur les articles qui dépassent le seuil de l’entreprise de 5 000 dollars et plus.

Finance

•   Comprendre l’évolution des cadres et des normes réglementaires, juridiques et éthiques en matière d’information financière dans le secteur public. Capacité à extraire et à évaluer des données financières, à en tirer des conclusions pertinentes et à les présenter de manière significative et cohérente afin de faciliter une prise de décision efficace et le suivi des performances.
• Comprendre les avantages du rapport intégré, y compris les ressources non financières telles que le capital humain, social et intellectuel, ainsi que les performances en matière d’environnement et de gouvernance.