OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les CSUs ont ete instaures dans la structure organisationnelle de l’OMS pourapporter un appui aux responsables de programmes et aux staffs, dans le but deleur permettre d’assumer entierement leurs responsabilites dans l’environnementdu GSM et egalement assurer le respect des textes, principes et procedures del’OMS, dans toutes les transactions administratives et financieres et tout typede transaction dans le contexte du nouveau systeme ERP (Enterprise ResourcePlanning).

DESCRIPTION OF DUTIES

L’Assistant Travel & Protocole rend compte au Chargedes Operations et apporte son appui technique aux managers et aux staffs dansla gestion des transactions dans le GSM en rapport avec les domaines suivants :1. Logistique et gestion des stocks Aider a coordonner et suivre les besoins desbureaux, en liaison avec les unites concernees ;Initier les correspondances pour les demandesdes autorisations d’importation, d’exoneration et des enlevements d’urgence desintrants, materiels et equipements medicaux et non medicaux et en assurer lesuiviInitier et effecteur les demandes defranchise en Hors Taxes Hors Douanes Initier les demandes d’autorisation specialed’importationAssurer le processus des actionsd’enlevements de colis en douane Faire le picking des stocks pour lesbeneficiairesEtre responsable du magasin de stockage ets’assurer du suivi de l’etat de conservation des stocks dans des conditionsoptimales et selon les normes ;Effectuer le suivi des mouvements des stocksdu magasinAssurer la mise a jour hebdomadaire desfiches de stocks et effectuer un rapport Informer regulierement le Point focal sur leniveau des stocks et son etat ;Assurer le suivi du processus d’inspectionannuelle et des polices d’assurance de tous les vehicules du bureau.Assurer l’appui logistique a la distributiondes intrants dans les districts, a la realisation des activites, des reunionset mission de terrain2. TravelOrganisation des voyages et desreunions. Initier et gerer les plans de reunion dans le GSM ; Initier et gererles requetes de voyages pour les reunions et missions officielles ; Gerer lesarrangements administratifs pour toutes les missions et les reunionsofficielles du bureau pays ainsi que les plans de voyage.Assure la conformite et le respect despolitiques liees au voyage ; Assure le suivi de la mise en œuvre desrecommandations des missions ; Initie et fait le suivi des requetesde voyages officielles dans le systemeGere les demandes de reservation deschambres pour les staffs ou consultants en mission au Mali. A cet effet,il/elle est responsable de la gestion des relations et de la mise a jour desinformations sur les hotels et sites d’hebergement repondant aux criteres desecurite des Nations Unies au Mali.Veille a informer le staff de toutesles modifications apportees aux SOP dans le cadre des voyages.Assiste l’ensemble du personnel dansla mise a jour et la soumission des plans de voyage dans le systeme et dans lasoumission des claims dans les delais. Assiste dans la production derapports, statistiques et/ou collecte d’informations en cas de besoin.Fais le suivi avec les collegues del’Unite Travel Procurement des autres pays, du bureau regional et du Siege pourles formalites liees aux deplacements des staffs et du personnel du Ministereen mission dans le cadre des activites financees ou suivies par le Bureau del’OMS au Mali.Assure le suivi de la mise en œuvredes recommandations liees aux voyages.Le titulaire du poste servira de backup pour les autres membres de l’equipe dans des positions similaires ou non ausein du bureau.3. ProtocoleInitie et fait le suivi des demandesd’octroi et de renouvellement de visas de tout le personnel et les consultantsen mission au Mali.Initie et fait le suivi des demandesd’octroi et de renouvellement de badges pour tout le personnel aupres del’UNDSS.Assure la facilitation pour lesvoyages officiels de Monsieur le Representant et de tout autre personnalite envisite au Mali.Assure le suivi des relations entre leBureau de l’OMS au Mali et le Ministere des Affaires Etrangeres pour toutes lesprocedures liees aux activites du bureau et necessitant leur intervention. Produit une situation hebdomadaire desvisas et arrivees et departs du bureau et assure la coordination avec lalogistique pour le transport et l’hebergement des staffs et/ou consultants enmission au Mali.Le titulaire du poste servira de back up pourles autres membres de l’equipe dans des positions similaires ou non au sein dubureau.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Diplome d’etudes secondaires suivies d’une formation en Administration et Gestion.
Desirable: Bac 2 en Administration et en gestion.

Experience

Essential: Aumoins 5 annees d’experience dans une institution publique ou privee reconnue.
Desirable: Experience dans des postes d’appuiadministratif ou dans le suivi des voyages au sein de l’OMS ou dans une autreagence des Nations Unies est un atout. Une experience dans les systemes basessur Oracle ou un autre systeme similaire a ERP est un atout.

Skills

Le titulaire du poste devra faire preuve de maitrise, actualiser ses connaissances dans l’utilisationde la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tasou l’auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans lesprocedures et les pratiques, regles et reglements, la structureorganisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l’OMS, pour etreen mesure de briefer et expliquer les procedures aux autres membres dupersonnel.

WHO Competencies

Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Producing results
Moving forward in a changing environment

Use of Language Skills

Essential: Beginners knowledge of English. Expert knowledge of French.
Desirable:

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XOF 10,294,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test and/or an asynchronous video assessment may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• The WHO is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The WHO recruits and employs staff regardless of disability status, sex, gender identity, sexual orientation, language, race, marital status, religious, cultural, ethnic and socio-economic backgrounds, or any other personal characteristics.

• The WHO is committed to achieving gender parity and geographical diversity in its staff. Women, persons with disabilities, and nationals of unrepresented and underrepresented Member States (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) are strongly encouraged to apply.

• Persons with disabilities can request reasonable accommodations to enable participation in the recruitment process. Requests for reasonable accommodation should be sent through an email to reasonableaccommodation@who.int

• An impeccable record for integrity and professional ethical standards is essential. WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• For information on WHO’s operations please visit: http://www.who.int.

• WHO also offers wide range of benefits to staff, including parental leave and attractive flexible work arrangements to help promote a healthy work-life balance and to allow all staff members to express and develop their talents fully.

• The statutory retirement age for staff appointments is 65 years. For external applicants, only those who are expected to complete the term of appointment will normally be considered.

• Please note that WHO’s contracts are conditional on members of the workforce confirming that they are vaccinated as required by WHO before undertaking a WHO assignment, except where a medical condition does not allow such vaccination, as certified by the WHO Staff Health and Wellbeing Services (SHW). The successful candidate will be asked to provide relevant evidence related to this condition. A copy of the updated vaccination card must be shared with WHO medical service in the medical clearance process. Please note that certain countries require proof of specific vaccinations for entry or exit. For example, official proof /certification of yellow fever vaccination is required to enter many countries. Country-specific vaccine recommendations can be found on the WHO international travel and Staff Health and Wellbeing website. For vaccination-related queries please directly contact SHW directly at shws@who.int.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.

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Level of Education: Bachelor Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: No requirements