Nombre del Puesto: Asistente de Proyecto

Departamento: Programas /Proyecto Horizontes

Banda: 4

Reporta A: Gerente de Operaciones iniciativa “Horizontes”

Ubicación/Sede: Playa Grande, Ixcan-Quiché

1. Acerca de Horizontes:

Con aspiraciones innovadoras, la iniciativa Horizontes apunta a escalar acciones que conduzcan al rejuvenecimiento de los paisajes agrícolas en la región fronteriza del Altiplano Occidental. La iniciativa aprovechará varios enfoques insignia de CRS, con el propósito de que comunidades y nuevas generaciones accedan sosteniblemente a agua y suelos para la agricultura, mercados inclusivos, educación y servicios financieros, y otras oportunidades para que las familias alcancen vidas dignas. Con base en la construcción de valor compartido, una diversa gama de socios y aliados aprovecharán las experiencias de la iniciativa RAICES Ahuachapán, para trabajar de cerca con al menos 15,000 familias en 17 municipios de Huehuetenango, San Marcos y Quiche. La iniciativa se plantea con una duración de 10 años, que servirán para afianzar las condiciones necesarias en la construcción de soluciones en diferentes sistemas de mercado agrícolas. Con esto, Horizontes busca fortalecer las estructuras de gobernanza y cohesión social para que los habitantes del territorio, en especial jóvenes y mujeres mayas, construyan medios de vida que llenen sus expectativas y perduren en el tiempo.

1. Resumen del Puesto:

Brindará soporte en actividades administrativas y operativas de manera atenta, efectivas y eficientes en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Brindará un servicio consistente y de alta calidad y contribuirá a la administración correcta de los recursos, los bienes y equipos de las oficinas territoriales para ayudar a asegurar efectividad operativa en apoyo a programación de alta calidad.

El Asistente de Proyecto apoyará al equipo técnico para garantizar la ejecución diaria de las actividades administrativas, operativas, atención a visitantes, procesos de compras y flotilla de vehículos. Gestionará los requisitos administrativos del proyecto, incluida la planificación y logística de eventos, reuniones con socios, la gestión de las compras y adquisiciones, mantenimiento de vehículos, archivo e inventario entre otros.

1. Responsabilidades del Puesto:
   • Facilitar la comunicación con el equipo del proyecto, otros departamentos, y actores externos relevantes. Enviar, recibir y distribuir correspondencia, faxes, cartas y documentos.
   • Mantener buena comunicación y seguimiento de informes financieros de los Socios de Valor Compartido de los territorios.
   • Preparar y procesar documentos administrativos y financieros (p. ej., requisiciones de pago, autorizaciones de viajes, reservas de hospedaje, solicitudes de anticipos y transferencias para socios).
   • Recopilar, ingresar y verificar datos en relación con procesos administrativos (directorios, bitácoras, inventario, viáticos, misiones de campo, etc.).

• Elaborar y mantener actualizados los archivos del proyecto, incluyendo convenios, adenda, cartas de acuerdo, informes financieros, presupuestos y correspondencia.
• Brindar apoyo a la gerencia en la elaboración de convenios, adenda y acuerdos.
• Desarrollar y coordinar procedimientos logísticos para reuniones, capacitaciones, eventos y visitas del donante, incluyendo la preparación de materiales y montaje de salones.
• Apoyar en arreglos de viaje para personal y visitantes, programación de citas, y apoyo logístico en actividades de planificación de eventos.
• Administrar la adquisición, control y resguardo de bienes y suministros de oficina, en coordinación con las oficinas de administración de Guatemala y Quetzaltenango.
• Llevar el control de recepción de bienes/servicios solicitados y cerrar procesos de compra en colaboración con el equipo del proyecto.
• Controlar hojas de registro, kilometraje y servicios de mantenimiento de los vehículos asignados a la oficina del proyecto, en coordinación con el departamento de vehículos de CRS.
• Facilitar la entrega y recepción de vehículos y mantener registros actualizados.
• Brindar apoyo al equipo de finanzas y operaciones en la recepción y revisión de informes de gastos, proyecciones de gastos, y archivo de documentación financiera y órdenes de compra.
• Apoyar en el seguimiento de pagos a proveedores, solicitudes de cheque, y entrega de documentación a diferentes departamentos.
• Proporcionar transacciones y procesos administrativos especializados como traducción, digitación, revisión y formateo de documentos, y grabación de minutas de reuniones.
• Apoyar la implementación de procesos administrativos en el sistema Insight.

Educación y Experiencia

• Título de secretaria, perito contador o perito en administración requerido. Cursos aprobados en Administración, Finanzas o Auditoría son preferibles.
• Mínimo 3 años de experiencia laboral en áreas administrativas o contables. Experiencia trabajando con una ONG o asociación es una ventaja.
• Los años de experiencia podrían sustituir el grado académico.
• Experiencia con digitación, ingreso de datos en bases de datos y formularios en línea, y manejo de diversos equipos de oficina.
• Dominio de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Teams, PowerBI) y sistemas de información gerencial.
• Experiencia en el uso de herramientas colaborativas y en la nube.
• Experiencia previa en el territorio Huistas e Ixcán es preferible.

Habilidades Personales

• Excelentes habilidades en la administración del tiempo, con capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.
• Fuerte orientación al servicio al cliente, con habilidades sólidas de comunicación e interpersonales.
• Proactivo, ingenioso y orientado a soluciones y resultados.

Otros Requisitos

• Idioma extranjero deseado: Inglés básico, preferiblemente.
• Disponibilidad para viajar: Viajes a áreas de intervención y otras sedes hasta un 40% del tiempo.

Relaciones Laborales Clave:

Internas: CoP, DCoP, Gerente de Operaciones, Coordinadores, equipo de especialistas, equipo de cadena de suministro, finanzas, recursos humanos, administración y seguridad.

Externos: Personal de socios y aliados clave, consultores, proveedores de bienes y servicios.

IV. Competencias REDI Institucionales (para todo el Personal de CRS):

Las competencias de la agencia aclaran los comportamientos y actitudes esperados para todo el personal. Cuando se demuestran, crean un lugar de trabajo atractivo, ayudan al personal a lograr lo mejor de sí mismos y ayudan a CRS a alcanzar los objetivos de la agencia. Estas competencias están arraigadas en la misión, los valores y los principios rectores de CRS y son utilizados por cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr los resultados deseados.

• Responsabilidad personal: Consistentemente asume la responsabilidad de sus propias acciones.
• Actúa con integridad: Modela consistentemente valores alineados con los Principios Rectores y la misión de CRS. Se considera honesto.
• Genera y mantiene la confianza: Muestra coherencia entre palabras y acciones.
• Colabora con otros: Trabaja eficazmente en equipos interculturales y diversos.
• Abierto para aprender: Busca experiencias que puedan cambiar la perspectiva o brindar la oportunidad de aprender cosas nuevas.

Competencias de liderazgo de la agencia:

• Lidera el cambio: Busca continuamente formas de mejorar la agencia a través de una cultura de agilidad, apertura e innovación.
• Desarrolla y reconoce a los demás: Desarrolla la capacidad del personal para alcanzar su máximo potencial y mejorar el desempeño del equipo y la agencia.
• Mentalidad estratégica: Entiende el papel en la traducción, comunicación e implementación de la estrategia de la agencia y las prioridades del equipo.

Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición. La duración de la contratación de esta posición está sujeta a la duración de los fondos de los proyectos y/o programa de país, así como entre otros procesos internos basados en la ley local. Al solicitar este trabajo, es entendido y reconocido que CRS requiere que su personal trate a todas las personas con dignidad y respeto y que prevenga activamente el acoso, el abuso, la explotación y la trata de personas. Además, es entendido que, si es un candidato exitoso, estará sujeto a una verificación integral de antecedentes, y sus referencias personales/profesionales se solicitaran para evaluar comportamientos relacionados con los temas relativos a la salvaguardia anterior.

Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación. CRS es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades laborales.

What we offer

CRS offers a comprehensive benefits package including medical, dental, life insurance, vision, generous retirement savings plan and the opportunity to work in a collaborative, mission-driven culture that is committed to improving the lives of the poor throughout the world.

Catholic Relief Services is the official international humanitarian agency of the Catholic community in the United States. Catholic Relief Services works to save, protect, and transform lives in need in more than 100 countries, without regard to race, religion or nationality.  Catholic Relief Services’ relief and development work is accomplished through programs of emergency response, HIV, health, agriculture, education, microfinance, and peacebuilding.  We welcome as a part of our staff people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment to serving those in need. CRS’ processes and policies reflect our commitment to safeguarding children and vulnerable adults from abuse and exploitation.

CRS welcomes candidates from the countries and regions in which we work. In the event the successful candidate is an expatriate or global telecommuter, the anticipated duration of the assignment is informed by a term limit, based on the type and level of the job and the needs of the agency.

CRS is committed to safeguarding program participants, community members, staff and volunteers from all forms of exploitation and abuse.  The successful candidate is expected to sign and adhere to CRS´ Code of Conduct.

CRS talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people – especially children and vulnerable adults – to live free from abuse and harm.

Disclaimer:  This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position. 

CRS is an Equal Opportunity Employer.

General Requirements

CRS offers are contingent on the selected candidate’s ability to legally work where the position is to be performed. Every government has a unique set of work permit eligibility requirements.  All positions requiring residence or frequent travel outside a home country must undergo and clear a pre-employment medical clearance; some work permit processes require clearing a separate government administered medical examination.

CRS prioritizes candidates who are citizens/ permanent residents of the countries where we have CRS offices.

Level of Education: Bachelor Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: No requirements