Administrative Assistant

  • Salary:
  • Job type:
  • Posted:
    2 weeks ago
  • Category:
    Administration, General Support
  • Deadline:





Le Groupe Organique Management General et Coordination (GMC) est responsable de la fourniture de services de support efficaces a la mise en œuvre des programmes de santé et de la bonne coordination des unités sous sa supervision. L’unité ASU qui fait partie de ce groupe a pour objectif d’assurer la prestation efficace et efficiente des services administratifs et logistiques.


Sous la supervision générale du Gestionnaire Régional aux Services d’Appui aux Opérations (OSS) et la supervision directe de l’Administrateur, le/la titulaire apportera un appui particulier à la réception des biens destinés au Bureau régional et à la livraison de ces biens reçus dans les différentes divisions/unités. Il doit également contribuer à faciliter le paiement des factures des fournisseurs

Sous la supervision générale du Gestionnaire Régional aux Services d’appui aux opérations (OSS) et la supervision directe de l’Administrateur le la titulaire du poste devra accomplir les taches ci-après : 

Réception des biens :

– Réceptionner les biens commandes par les différentes unités ;

– Vérifier la conformité des biens reçus avec les commandes effectuées par les différentes unités ;

– Assurer la livraison des biens reçus au niveau des différentes unités ou divisions d’AFRO ou des deux magasins ;

– Réception des Fixed Assets (biens immobilises) dans le GSM et en assurer la conformité des données ; mettre à jour dans le GSM;

– Veiller à ce que toutes les fiches de livraison soient signées par les services bénéficiaires ;

– Assurer le classement de toutes les différentes fiches de réception des biens et de livraison ;

– Etablir le certificat de bonne réception des biens pour les vérificateurs ;

– Maintenir à jour tous les registres lies à la réception des biens et à leur livraison ;

– Assurer la collaboration entre la section CRU et les MAG1/MAG2 dans le cadre des livraisons.

– Réceptionner tous les médicaments et produits chimiques avec la collaboration des Cluster Techniques.

– Produire mensuellement en collaboration avec l’Assistant Statisticien un rapport des biens reçus.

Processus de paiement des factures des fournisseurs :

– Vérifier la conformité des factures avec les biens reçus ainsi que les commandes ;

– Signaler au fournisseur toute anomalie constatée entre la commande effectuée et les biens reçus avant de soumettre la facture pour paiement ;

– Accomplir toutes autres tâches demandées par les superviseurs.



Essential: Fin d’études secondaires générales ou techniques suivies d’une formation en  Comptabilité, Administration, Gestion ou Chaine d’Approvisionnement.

Desirable: Diplôme ou formation en gestion informatique.


Essential: Au moins cinq (5) années d’expérience dans un poste similaire
Desirable: Une expérience dans une Organisation Internationale.


Connaissance des rouages de réception des biens.  Aptitude à se servir d’un système informatique (World, Excel et Access) et posséder un esprit d’initiative. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.


WHO Competencies

1. Produire des résultats

2. Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles

3. Favoriser l’intégration et le travail en équipe

4. Se connaître et se gérer

5. Avancer dans un environnement en pleine évolution

Use of Language Skills

Essential: Intermédiare en Anglais. Avancé en Français.




WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XAF 8,958,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.






  • This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
  • Only candidates under serious consideration will be contacted.
  • A written test may be used as a form of screening.
  • In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
  • According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible.
  • Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
  • The WHO is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The WHO recruits and employs staff regardless of disability status, sex, gender identity, sexual orientation, language, race, marital status, religious, cultural, ethnic and socio-economic backgrounds, or any other personal characteristics.
  • The WHO is committed to achieving gender parity and geographical diversity in its staff. Women, persons with disabilities, and nationals of unrepresented and underrepresented Member States ( strongly encouraged to apply for WHO jobs.
  • Persons with disabilities can request reasonable accommodations to enable participation in the recruitment process. Requests for reasonable accommodation should be sent through an email to
  • An impeccable record for integrity and professional ethical standards is essential. WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.
  • WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.
  • WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
  • WHO also offers wide range of benefits to staff, including parental leave and attractive flexible work arrangements to help promote a healthy work-life balance and to allow all staff members to express and develop their talents fully.
  • The statutory retirement age for staff appointments is 65 years. For external applicants, only those who are expected to complete the term of appointment will normally be considered.
  • This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.
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