Assistant Administratif

  • Location:
  • Salary:
    negotiable
  • Job type:
    Full-Time
  • Posted:
    5 days ago
  • Category:
    Administration
  • Deadline:
    December 7, 2022

JOB DESCRIPTION

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Le contexte humanitaire au Tchad est caractérisé par les conséquences de la crise du sahel qui affecte de millions de personnes vulnérables, ainsi qu’à des problématiques humanitaires persistantes liées à l’insécurité croissante sur certaines parties du territoire et dans les pays voisins à l’Est et au Sud, ainsi qu’aux défis socioéconomiques, sanitaires et climatiques, dans un contexte de transition politique. L’exposition aux effets du changement climatique, l’ampleur des violences perpétrées par des groupes armés dans la région du bassin du Lac Tchad, la fragilité de la situation sécuritaire dans les pays limitrophes et les conflits intercommunautaires dans un contexte de sous-développement, pérennisent la situation humanitaire au Tchad.

Le pays a par ailleurs connu également ces dernières années, des inondations, des épidémies et la situation alimentaire et nutritionnelle reste critique. Près de 5,3 millions de personnes (51% de femmes) souffrent d’insécurité alimentaire dont 1,8 million en insécurité alimentaire sévère, selon la situation projetée du cadre harmonisé de novembre 2021. La situation alimentaire a connu une dégradation importante avec une baisse de production céréalière de 6,28% par rapport à l’année dernière et de 6,33% par rapport à la moyenne quinquennale.

Pour renforcer la section Administration- Appui aux Operations du bureau OCHA Tchad et au regard des activités de plus en plus croissantes, et afin de mieux répondre aux nombreuses sollicitations et besoins du bureau, OCHA Tchad a ouvert un poste d’Assistant Administratif grade GS5/ICS5

 

Duties and Responsibilities

L’Assistant(e) Administratif(ve) travaillera sous la supervision directe de l’Analyste à l’Administration& Finance et en étroite collaboration avec toute l’équipe de la section et le Bureau du PNUD au Tchad pour assurer la mise en œuvre réussie des activités à lui confiées.

  • Assurer l’envoi et la réception des courriers et autres équipements demandés par les sous bureaux ;
  • Assurer le rôle de Custodian du Petty Cash du Bureau de N’Djamena, en assurer la gestion en conformité avec les procédures en vigueurs ;
  • Faire le suivi de la gestion du Petty cash des sous bureaux afin d’introduire les données des dépenses dans UMOJA ;
  • S’assurer de la réception des justificatifs des originaux de dépenses les scanner et attacher dans UMOJA ;
  • Imprimer le journal soumettre à la signature et en cas de besoin faire la demande de réapprovisionnement dans UMOJA ;
  • Faire le paiement des fournisseurs et autres prestataires dans UMOJA ;
  • Introduire et faire le suivi des documents administratifs et financiers au PNUD ;
  • Rédiger et transmettre les demandes de paiements au PNUD ;
  • Préparer les kits pour l’organisation des réunions de coordinations et les ateliers ;
  • Rédiger le rapport de la réunion hebdomadaire du staff de l’Unité Administration et Appui aux Operations ;
  • Procéder au classement et aux archivages électroniques et chronologiques des documents administratifs et financiers ;
  • S’acquitter de toute autre tâche jugée nécessaire par la hiérarchie du bureau.

 

Competencies

Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais.

Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations.

Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires.

S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible.

Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant.

Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives.

Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, affronter la discrimination.

Gestion globale des documents (imprimés ou électroniques) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l’archivage.

Capacité à gérer les événements, y compris l’identification du lieu, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc.

Chaque bureau s’assure que suffisamment d’articles d’inventaire sont disponibles pour utilisation ainsi que des rapports pour les articles qui dépassent le seuil de l’entreprise de $5 000 et plus.

Aptitude à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par communication écrite et verbale; adapter les messages et choisir des méthodes  communication selon le public.

Capacité à gérer les communications internes et externes, via les médias, les réseaux sociaux médias et autres canaux appropriés.

Développe des objectifs clairs qui soient compatibles avec les stratégies convenues ;

Identifie les activités et taches prioritaires et modifie les priorités selon les besoins ;

Suit l’exécution des plans et actions si nécessaires et utilise le temps efficacement.

 

Required Skills and Experience

Education :

Posséder un diplôme d’étude secondaire

Être titulaire d’un diplôme de BTS (Brevet de Technicien Supérieur) serait un atout.

Expérience :

Justifier d’un minimum de cinq années d’expérience professionnelle dans le domaine connexe, (deux années d’expérience professionnelle avec le niveau de Licence)

Posséder une (1) année d’expérience dans une agence des Nations Unies, comme personnel régulier ou consultant est un atout.

Bonne connaissance des questions administratives.

Bonne connaissance des règles et procédures de gestion

Connaissance de la gestion d’une petite caisse

Aptitudes à organiser des réunions / ateliers

Excellente connaissance en utilisation des machines et équipements de bureau photocopieur, imprimante, scan, etc.

Langue:

La maitrise parfaite du français. Une bonne connaissance de l’anglais serait un avantage.