Sous la supervision directe du Chef de Bureau, l’Assistant (e) Exécutif (ve) assure l’efficacité et l’efficience du bureau du Chef de Bureau, la confidentialité complète dans tous les aspects de la cession, l’entretien des procédures protocolaires, la gestion des flux d’informations et le suivi des délais et des engagements pris. Il/elle assure avec efficacité et un minimum de supervision la gestion de l’agenda du Chef de Bureau et assure dans la planification des activités et des processus.

L’assistant (e) Exécutif (ve) travaille en étroite collaboration avec toutes les sections (Coordination, IM et l’Administration), les agences des Nations Unies ainsi que les autorités nationales pour assurer la circulation efficace des informations, les actions sur les instructions et les ordres du jour.

• Gère l’agenda du Chef de Bureau en créant un environnement de travail professionnel et en favorisant le travail d’équipe en tout temps. L’Assistant (e) Exécutif (ve) établit des normes de conduite exemplaires pour l’équipe du Chef de Bureau et fait le lien entre toutes les unités pour assurer le flux de communication
• L’Assistant (e) Exécutif (ve) assure la gestion efficace et discrète de l’agenda du Chef de Bureau d’OCHA Haiti ;
• Il/Elle s’implique dans l’organisation de réunions ad hoc et périodiques, rédige les comptes rendus, élabore les résumés d’actions à prendre ; assure auprès des points focaux, le suivi des progrès sur les questions prévues à l’ordre du jour.
• L’Assistant (e) Exécutif (ve), dans la mesure du possible, procède au filtrage de toutes les communications du Chef de Bureau ainsi que la correspondance sortante et soumise à la signature de celui-ci.
• Adhère aux directives protocolaires appropriés pour assurer une communication adéquate lors des échanges avec le gouvernement et d’autres partenaires extérieurs ;
• Utilise aisément divers systèmes automatises de gestion de bureau ;
• Crée les fichiers et système d’archivages requis.

2. Assure une communication efficace et un soutien administratif au bureau en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Elabore et tient à jour un système de classement sécurisé pour tous documents confidentiels. Utilise un système de classement automatisé ;
• Coordination du flux d’informations dans le bureau et diffusion de la communication au sein d’OCHA et au personnel selon les besoins ;
• Assure la rédaction de la correspondance de routine ainsi que la circulation des circulaires interservices, des notes d’information générale, des documents, rapports et procès-verbaux des réunions à la demande, des traductions en cas de besoin ;
• Administration des voyages, rencontres, rendez-vous et réunions d’information du Chef de Bureau d’OCHA Haiti y compris la rédaction des notes de fond et la préparation des dossiers, des briefing notes, des PowerPoint, des fonds de dossier et toute la documentation pertinente ;
• Soutient le Chef de Bureau dans des présentations aux organes intergouvernementaux et autres réunions, en étudiant les problèmes, en préparant des notes, des diapositives et des fichiers thématiques, la collecte de la documentation pertinente, etc.
• Fournit une assistance dans la coordination des activités variées (réunions, formations, etc.), des projets spéciaux et événements, prend les mesures concernées pour approbation.
• Répond ou rédige des résumés de programmes / projets, des réponses à un large éventail de correspondance et autres communications ; Coordonne avec l’éditeur, les services de traduction sur la publication de rapport en plusieurs langues. Effectue la fonction de contrôle de qualité pour les documents sortants ; relire et éditer des textes pour l’adhésion au format, à la grammaire, à la ponctuation et le style.
• Peut fournir un soutien spécialisé à l’unité (Ex. soutien technique, édition, ordinateur de bureau, publication, etc.)
• Maintient le calendrier / les horaires ; surveille les changements et communique les informations pertinentes au personnel approprié tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’unité de travail.
• Effectue diverses tâches administratives (exemple : enregistrement des congés, organisation de réunion, réservations, commandes de matériel et de fournitures de bureau, etc.), y compris la préparation et / ou le traitement demandes / documents administratifs (exemple : demandes de voyage, demandes de remboursement de frais, coupons, application pour visa etc.)