Assistant(e) Administratif(ve), PBF, PAREM, NPSA5 Bamako-Mali

  • Location:
  • Salary:
    negotiable
  • Job type:
    Consultancy
  • Posted:
    3 days ago
  • Category:
  • Deadline:
    30/03/2023

JOB DESCRIPTION

Background
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

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Dans une lettre datée du 27 novembre 2020, le Ministre de l’Administration Territoriale et de la Décentralisation (MATD), a sollicité l’accompagnement technique, financier, matériel et logistique des Nations Unies pour renforcer les capacités du Ministère à relever les défis majeurs de la transition, notamment l’achèvement de la réorganisation territoriale, la relecture de la loi électorale, la relecture de la loi organique et de la charte des partis politiques, l’organisation des opérations électorales et référendaires et la mise en œuvre de l’Accord pour la Paix et la réconciliation.

En réponse à cette requête des autorités maliennes, une Mission d’Évaluation des Besoins (NAM) a été menée du 19 février au 06 mars 2021. Dans ses conclusions, la NAM a recommandé, entre autres : i). La poursuite de l’assistance intégrée des Nations Unies pour l’organisation du processus électoral au Mali ; ii). La mise en place par le PNUD d’un nouveau projet d’appui au processus électoral ; iii). La mobilisation des ressources auprès des Partenaires Techniques et Financiers (PTF), ainsi que iv). La mise en place et la gestion d’un panier de fonds commun auxquels les PTF pourraient contribuer. Suite aux recommandations de la NAM, le Projet d’Appui aux Réformes et aux Élections au Mali (PAREM) a été mis en place et a démarré ses activités le 1er juillet 2021.

Le Fonds pour la Consolidation de la Paix (PBF) a apporté un financement au PNUD et à ONU-Femmes pour mettre en place, au sein du PAREM, un « Projet d’Appui à la prévention de la violence électorale et promotion de la gouvernance démocratique au Mali » afin de créer un environnement pré-électoral, électoral et post-électoral apaisé et sécurisé, mais aussi de renforcer la participation citoyenne. En vue de ces urgents défis, le Projet d’Appui à la prévention de la violence électorale et promotion de la gouvernance démocratique au Mali  met l’accent sur les actions permettant de renforcer la crédibilité du scrutin, créer un climat apaisé en favorisant l’implication des femmes et des jeunes; en renforçant les capacités de communication et de dialogue des acteurs politiques, sociaux et sécuritaires afin de s’engager dans une dynamique démocratique et mieux prévenir les risques de conflits électoraux; et en renforçant le dispositif de monitoring des droits humains et d’alerte précoce afin de prévenir et de réduire les violations et abus qui peuvent entacher le processus.

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Duties and Responsibilities
<  L’assistant(e) administratif(ve) du Projet d’Appui à la prévention de la violence électorale et promotion de la gouvernance démocratique au Mali fournira un appui administratif et logistique à la gestion du projet en effectuant une variété de procédures administratives courantes assurant une haute qualité et précision dans le travail : >
  • Contribuer à la préparation des réunions organisées par le Projet ;
  • Contribuer à l’organisation des ateliers et différentes activités initiés par le Projet ;
  • Contribuer à assurer le suivi des recommandations et plans d’action formulés au cours des réunions du Projet ;
  • Assister le Coordonnateur de Projet dans l’examen d’une série de données y compris les plans, les rapports d’avancement, les ressources, les budgets et les dépenses ;
  • Initier, examiner, traiter et suivre les actions liées à l’administration des activités des ressources humaines du Projet ;
  • Préparer les missions et les déplacements en rédigeant les ordres de mission, en assurant le suivi avec les services des Finances et des Voyages du PNUD ;
  • Rassembler et présenter les informations à figurer dans le bulletin d’information du PNUD et dans les rapports périodiques du Projet ;
  • Tenir et mettre à jour le carnet d’adresses et la banque de données sur les partenaires du Projet ;
  • Assurer la reproduction des documents ;
  • S’assurer de l’archivage des documents administratifs et comptables du projet ;
  • Aider à préparer les audits du projet ;
  • Faciliter le renforcement et le partage des connaissances ;
  • Exécuter, à la demande du Coordonnateur du Projet d’Appui à la prévention de la violence électorale et promotion de la gouvernance démocratique au Mali ou du Conseiller Technique Principal (CTP) du PAREM, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions, et du mandat du Projet.
Competencies
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    Core
    Achieve Results: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
    Think Innovatively: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
    Learn Continuously: LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
    Adapt with Agility: LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
    Act with Determination: LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
    Engage and Partner: LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
    Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination
    Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)

    Thematic Area Name Definition
    Business Management Project management Ability to plan, organize, prioritize and control resources, procedures and protocols

    to achieve specific goals

    Business Management Communication Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience
    Business Management Monitoring Ability to provide managers and stakeholders with regular feedback on the consistency or discrepancy between planned and actual activities and programme performance and results
    Administration & Operations Events management (including retreats, trainings and meetings) Ability to manage events, including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc.
    Administration & Operations Documents and records management Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving
    Administration & Operations Inventory management Each office to ensure sufficient inventory items are available for use as well as reporting for items which are beyond the corporate threshold of $5K and above
    Administration & Operations Travel policy and procedures Knowledge of travel policy and procedures; ability to interpret travel policy, the Staff Rules, administrative circulars and financial regulations and rules on travel-related matters

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Required Skills and Experience
Education:
  • <Diplôme d’études universitaires, de préférence en administration, gestion, sciences sociales ou disciplines équivalentes ;                          >
Experience:
  • Minimum 5 ans d’expérience pertinente en administration ou en service d’appui aux programmes requis ;
  • Expérience à un poste similaire dans une organisation internationale, un organisme du système des Nations Unies et/ou une Mission de maintien de maintien de la paix souhaitée ;
  • Expérience dans l’organisation d’événements et activités ainsi que dans le soutien logistique requis ;
  • Expérience dans le domaine de la prévention des conflits appréciée ;
  • Expérience dans le domaine des élections appréciée.
  • Excellente maîtrise de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook etc.).

Langue: 

  • Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit, requise ;
  • La maîtrise de l’anglais est un atout.
Disclaimer
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