Associé.e Administratif/ve
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Location:
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Salary:negotiable
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Job type:Full-time
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Posted:1 week ago
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Category:Administration
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Deadline:08/06/2023
JOB DESCRIPTION
Renseignements généraux – Cluster Paix et sécurité
Le Cluster Paix et Sécurité de L’UNOPS (PSC) est un principal fournisseur de services dans le domaine de l’action contre les mines avec le Service de Lutte Anti-Mines des Nations Unies (UNMAS), le PNUD, l’UNICEF, les gouvernements des pays touchés par les mines et d’autres partenaires de l’action anti-mines.
Le cluster est responsable d’administrer, fournir un soutien et superviser la gestion journalière des bureaux d’implémentation des projets sur terrain, à la fois selon les exigences du client et conformément aux règles et règlements de l’UNOPS.
Le Cluster est dirigé par le Directeur du Cluster qui a l’autorité et la responsabilité de l’action du Cluster Paix et Sécurité au nom de ses clients.
Le Service de Lutte Anti-Mines des Nations Unies (UNMAS) CAR
Sous la direction et la supervision générales du responsable des services de support, l’Associé.e administratif/ve exécute et peut superviser le personnel dans la prestation de services de support technique et administratif, couvrant des processus et des transactions spécialisés et non spécialisés pour des domaines de travail discrets dans l’administration et la logistique, assurant une efficacité, prestation de services efficace et axée sur le client.
- Soutien à la gestion
- Gestion d’équipe
- Logistique, Services de gestion d’actifs
- Développement et partage des connaissances
- Coordonner les zones de travail individuelles et encadrer le personnel dans l’exécution des transactions, processus et services client standard du bureau pour les zones de travail, en garantissant la pleine conformité avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l’UNOPS et la connaissance des zones de travail.
- Surveille les performances de l’équipe par rapport aux accords de service avec les clients et la satisfaction des clients
- Met en œuvre le mécanisme de contrôle pour les services administratifs désignés, y compris la tenue des dossiers de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
- Administrer le contrôle des stocks, superviser la bonne distribution des articles et des fournitures en stock.
- Examiner les autorisations de voyage, la documentation, les paiements
- Peut avoir un rôle transactionnel dans le système OneUNOPS/Enterprise
- Compile des données et recherche des informations pour la planification des ressources financières/du budget administratif des services administratifs.
- Faciliter l’engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité de l’équipe supervisée grâce à une planification du travail efficace, à la gestion des performances, à l’encadrement et à la promotion de l’apprentissage et du développement.
- Assurer la supervision, en veillant au respect par les membres de l’équipe des politiques et des meilleures pratiques existantes.
Assure la fourniture efficace et efficiente de services de soutien à la logistique et à la gestion des actifs, répondant aux besoins des clients et conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies de l’UNOPS, couvrant :
- Supervise la mise en œuvre du système logistique conformément aux procédures logistiques de l’UNOPS
- Coordonne et supervise les processus et les services dans les expéditions et le dédouanement, les voyages, la gestion des événements, les enquêtes administratives, les services de transport et les assurances, la gestion des bâtiments/installations/espaces, les fournitures de bureau.
- Coordonne les services de gestion de l’approvisionnement et des actifs et la vérification physique des articles en stock en assurant la préparation et la soumission en temps opportun des rapports d’inventaire périodiques
- Supervise les questions de protocole, assurant une prestation efficace des services aux clients, y compris l’enregistrement du personnel et les autorisations du gouvernement hôte.
- Gère la liaison et la coordination avec les autorités locales sur les autorisations / privilèges et immunités pour le personnel de l’UNOPS, les espaces de bureau et d’autres questions administratives.
- Compiler des informations sur les services administratifs fournis pour les factures de recouvrement des coûts.
- Peut superviser les services de transport, y compris le service à la clientèle, l’entretien régulier des véhicules, les assurances et le suivi de la consommation.
- Assure le signalement et l’enquête rapides des accidents de véhicules, des dommages, de la perte ou du vol d’articles ; mise à jour et maintenance du rapport d’historique du véhicule.
- Supervise l’entrepreneur externe pour les services de transport, y compris le service à la clientèle et le traitement des factures.
- Organiser, faciliter et/ou offrir des initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel sur des sujets liés à l’administration.
- Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en ressources humaines.
- Recueillez des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et utilisez-les de manière productive.
La réalisation efficace et réussie des résultats par l’associé administratif affecte de manière globale directement l’efficacité des résultats de l’ensemble de l’équipe, impactant la capacité du bureau à répondre de manière efficiente et efficacement aux besoins opérationnels du programme. La prestation de services dans les délais et de manière responsable garantit la satisfaction des clients et promeut l’image et la crédibilité de l’équipe et du bureau en tant que prestataire de services efficace dans les services et la gestion de projet. Cela renforce la position concurrentielle de l’UNOPS en tant que partenaire de choix dans le développement durable et les services de projet dans le pays/la région desservie.
Éducation
Expérience
Exigences linguistiques
- Diplôme d’études secondaires ou équivalent avec 6 ans d’expérience pertinente
ou
- Baccalauréat ou équivalent avec 2 ans d’expérience pertinente
Expérience
- L’expérience pertinente est définie comme celle dans l’administration générale, la logistique ou les opérations ou les services de soutien dans des organisations publiques ou corporatives nationales ou internationales
- Une expérience dans les organisations du système des Nations Unies est desirée
- La maîtrise des ordinateurs et des progiciels de bureau (MS Office) et une expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur le Web sont requises
- Une expérience dans l’utilisation des systèmes d’entreprise, y compris OneUNOPS, est desirée
Exigences linguistiques
- La maîtrise (écrit, lu, parlé) du français est requise.
- L’anglais intermédiaire (écrit, lu et parlé) est désiré
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| Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). |
| Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. |
| Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. |
| Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. |
| Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. |
| Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. |
| Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés. |
- Type de contract: ICA (Individual Contract Agreement)
- Niveau de contract: Local ICA 6 (ICS 6)
- Durée de contract: Ongoing ICA – ‘A durée indéterminée sous réserve des exigences organisationnelles, de la disponibilité des fonds, et de la performance satisfaisante.’
Pour plus de détail au sujet des modalités des contrats ICA, bien vouloir suivre le lien suivant:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx
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L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.
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Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
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L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.
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L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
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L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.
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L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.
Conditions
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Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi.
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Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.
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L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».
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La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.
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