Finance Associate

  • Location:
  • Salary:
    negotiable / YEAR
  • Job type:
    CONTRACTOR
  • Posted:
    1 week ago
  • Category:
    Budget and Accounting, Finance
  • Deadline:
    26/09/2023

JOB DESCRIPTION

BACKGROUND
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks

JOB PURPOSE AND ORGANISATIONAL CONTEXT

Dans le cadre de l’accompagnement de la réalisation des ODD (Objectifs de Développement Durable), le bureau du PNUD (Programme des Nations Unies pour le Développement) en Mauritanie s’engage à soutenir la mise en œuvre de la vision nationale de Prospérité partagée. Ainsi, le bureau dispose d’un portefeuille d’interventions axées sur la consolidation de la gouvernance démocratique et l’accès aux services sociaux, notamment la justice, la promotion d’une croissance inclusive et durable à travers des emplois verts pour les jeunes et les femmes, l’appui au pilotage stratégique du développement grâce à des outils de pointe, ainsi que la promotion des mécanismes de financement endogène de l’agenda 2030. La résilience aux changements climatiques et l’accès universel à l’énergie constituent des priorités transversales.

Par ailleurs, le PNUD en Mauritanie fournit des services d’appui opérationnels à différentes agences du système des Nations Unies en Mauritanie

L’équipe Finances soutient le Bureau Pays (CO) dans la promotion de son programme de développement durable en améliorant continuellement les performances financières du CO, en assurant une gestion saine des ressources financières et en garantissant une responsabilisation solide par le biais de prises de décision éclairées, de processus de gestion financière efficaces et de rapports financiers transparents conformes aux normes internationales et aux directives réglementaires.

Dans le cadre du renforcement de l’équipe du bureau de la Mauritanie, le PNUD recrute les services d’un(e) Associé(e) aux Finances.

DUTIES AND RESPONSABILITIES

1. Soutenir l’administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et adapter les processus et les procédures

  • Veiller à ce que les processus financiers du CO, les registres et rapports financiers et le suivi des audits soient conformes aux politiques et procédures du PNUD en matière de programmes et d’opérations (POPP) ; Mettre en œuvre un cadre de contrôle interne efficace.
  • Soutenir la direction du bureau dans la préparation et la révision de la cartographie des processus opérationnels financiers du CO et dans l’élaboration du contenu des procédures opérationnelles standard internes dans le domaine financier, en consultation avec le supérieur hiérarchique direct et la direction du bureau.
  • Contribuer à la mise en œuvre de stratégies d’économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.
  • Maintenir les accords de financement et de fonds fiduciaires, assurer le suivi des contributions avec les équipes de projet respectives (l’équipe de projet doit contacter le donateur) dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du CO.
  • Contrôler régulièrement les rapports d’exception financière afin de détecter les activités et/ou les transactions inhabituelles et enquêter sur les anomalies ou les transactions inhabituelles. Informer la direction du CO et les autres membres du personnel du PNUD au siège des résultats de l’enquête lorsque des réponses satisfaisantes n’ont pas été obtenues

2. Soutenir l’administration des budgets des projets de gestion du CO, l’apurement des budgets des projets de développement et le fonctionnement d’un système optimal de recouvrement des coûts

  • Fournir des informations recherchées pour la planification et l’état des ressources financières du CO.
  • Préparer et modifier les budgets pour les projets de gestion du PNUD, suivre avec le siège les limites de dépenses autorisées (ASL) pour les projets de gestion.
  • Aider à la préparation des révisions budgétaires nécessaires (en veillant à la révision du budget pluriannuel) au sein de l’unité à la période requise et à l’obtention en temps voulu des ASL ; assurer la tenue d’un registre détaillé des fonds débloqués pour les projets ainsi que le rapport mensuel des ASL pour les projets non essentiels/du FEM.
  • Préparer en temps utile les factures de recouvrement des coûts/DPC dans l’ERP pour les services fournis par le PNUD, mettre en œuvre le système de suivi des recettes et assurer le suivi du recouvrement des coûts.

3. Fournir un soutien comptable et administratif à l’unité Finances

  • Soutenir le contrôle adéquat des pièces justificatives pour les factures de paiement et la gestion adéquate des documents, y compris l’archivage systématique.
  • Préparer des rapports financiers pour les projets et les fonds de gestion/le solde budgétaire ; et préparer tous les types de factures.
  • Maintenir le système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les factures traitées sont concordantes et complètes, que les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées dans le système ERP, et que les demandes de remboursement de frais de voyage et autres droits sont dûment traités.
  • Coordonner et examiner les comptes de grand livre et de grand livre auxiliaire attribués et contribuer à la clôture des projets dans les délais impartis.
  • Prendre en temps utile des mesures correctives concernant les données erronées dans l’ERP et les factures non comptabilisées, notamment en envoyant à les factures comportant des erreurs de validation, des exceptions de concordance et/ou des factures non approuvées.  Préparer les rapports financiers nécessaires. Répondre en temps utile aux demandes du siège pour résoudre les problèmes liés aux données financières.
  • Gérer les comptes débiteurs pour les projets du PNUD et assurer le suivi des contributions avec les partenaires.
  • Assurer l’enregistrement, le rapprochement et la soumission en temps utile des demandes de remboursement de la TVA auprès de l’autorité fiscale compétente et assurer le suivi des remboursements de la TVA.

4. Assurer le bon fonctionnement de la gestion des liquidités et de la trésorerie du CO

  • Remplacer l’assistant financier (ICS-7) pour l’examen en temps utile de la situation de trésorerie des comptes locaux afin de s’assurer que les fonds sont suffisants pour les décaissements et de maintenir le niveau de liquidité approuvé par la Trésorerie. Identifier et enregistrer les recettes et créer des dépôts pour l’application des recettes en temps opportun.
  • Identifier et enregistrer les contributions.
  • Préparer des rapprochements bancaires précis et en temps voulu et fournir la documentation au GSSC conformément à l’accord sur le niveau de service. Initier les transferts bancaires et les transactions dans l’ERP.
  • Assurer la suppléance de l’assistant financier (ICS-7) pour la préparation en temps utile des prévisions de trésorerie mensuelles afin de garantir un solde de trésorerie suffisant sur le compte bancaire local. Assurer la liaison avec les agences des Nations unies participantes afin d’obtenir une estimation de leurs besoins en liquidités.

5. Veiller à faciliter le développement et le partage des connaissances au sein du CO

  • Aider à organiser des formations pour le personnel des opérations/projets sur les questions financières, d’audit et de conformité, ainsi que sur la mise en œuvre du cadre de contrôle interne
  • Synthétiser les enseignements tirés et les meilleures pratiques en matière de gestion financière
  • Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique

Le titulaire du poste exécutera d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel jugées nécessaires pour le bon fonctionnement du bureau et de l’organisation.

Institutional Arrangement

Sous la direction et la supervision du responsable des opérations et du superviseur direct, l’associé(e) aux finances assure une exécution efficace des services financiers et des processus au sein du Bureau Pays, ainsi qu’une utilisation transparente des ressources financières. Il/Elle favorise une approche collaborative et axée sur le client, conforme aux règles et règlements du PNUD.

L’ associé(e) aux finances peut superviser le personnel administratif et de soutien de l’unité financière. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du bureau pays, ainsi qu’avec le personnel du siège du PNUD et du Centre de services partagés du PNUD (GSSC), afin d’échanger des informations et de résoudre les problèmes liés aux finances.

Le PNUD adopte une approche globale pour s’adapter à l’évolution des besoins changeants et exploiter les liens entre les interventions afin d’atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler à travers les unités, les fonctions, les équipes et les projets au sein d’équipes pluridisciplinaires afin de renforcer et de favoriser la collaboration horizontale.

RECRUITMENT QUALIFICATIONS

Education :

  • Le diplôme d’étude secondaires est requis
  • Être un comptable qualifié, issu d’un institut de comptabilité accrédité au niveau international ou avoir completement achevé le Programme de formation et de certification en finance du PNUD (FTCP). Le test de comptabilité et de finance du PNUD (AFT) n’est pas requis
  • Les candidats sans qualification professionnelle en comptabilité, mais titulaires d’un diplôme avec spécialisation en comptabilité et/ou le personnel financier doit suivre le programme de formation et de certification en finance du PNUD (FTCP), une fois recrutés. Cependant, Le test de comptabilité et de finance du PNUD (AFT) n’est pas requis.
  • Les candidats sans qualification professionnelle en comptabilité mais possédant une expérience pertinente doivent réussir le test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD avant la présélection et compléter le test de Programme de formation et de certification en finance (FTCP), une fois recrutés.

Experience :

  • 6 ans (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou 3 ans (avec un diplôme de niveau Licence ou equivalent) d’expérience professionnelle pertinente en finance et comptabilité à responsabilité progressive au niveau national ou international sont requis.
  • Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des feuilles de calcul et des systèmes de gestion basés sur le web, tels que les progiciels financiers ERP et les bases de données.
  • Une connaissance des normes IPSAS et/ou des normes IFRS est requise.
  • Justifier une expérience de travail avec les ONG’s Nationales et internationales ou une précédente expérience avec le SNU

Required Language(s) 

  • La maîtrise du français est requise.
  • La connaissance de l’anglais et de l’arabe est souhaitable.
  • La connaissance d’autres langues locales serait un avantage supplémentaire.

Core competencies

Achieve Results: LEVEL 2: Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work
Think Innovatively: LEVEL 2: Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking
Learn Continuously: LEVEL 2: Go outside comfort zone, learn from others and support their learning
Adapt with Agility: LEVEL 2: Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process
Act with Determination:  LEVEL 2: Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously
Engage and Partner: LEVEL 2: Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships
Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 2: Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making

Cross-Functional & Technical competencies 

Thematic Area Name Definition
Business Management Customer Satisfaction/Client Management Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests. Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns
Business Development Knowledge Generation Ability to research and turn information into useful knowledge, relevant for context, or responsive to a stated need
Business Management Working with Evidence and Data Ability to inspect, cleanse, transform and model data with the goal of discovering useful information, informing conclusions and supporting decision-making
Finance Accounting (General) Knowledge of accounting concepts, principles, regulations, policies and ability to apply this to strategic and/or practical situations.
Finance Budget Management Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets
Finance Financial Reporting and Analysis Ability to extract, evaluate financial data, derive relevant findings and present them in a meaningful and coherent manner to facilitate effective decision making and performance monitoring
Finance Audit Ability to examine and verify accounts and records
DISCLAIMER
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UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
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