FRANCE – CHARGE.E DE SUPPORT ADMINISTRATIF RH ET VOYAGES (H/F) – PARIS/CLICHY

  • Location:
  • Salary:
    negotiable / YEAR
  • Job type:
    FULL_TIME
  • Posted:
    6 months ago
  • Category:
  • Deadline:
    31/10/2023

JOB DESCRIPTION

  • Job number: SRH05560
  • Status: Employee
  • Position: Headquarters positions
  • Country: France
  • Contract Type: Short term contract

Que faisons nous …

Date de prise de fonction souhaitée : 15/11/2023

Durée : CDD_ 6 mois

Localisation : Siège de Solidarités International, Clichy

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

Au sein du service administratif des Ressources Humaines, sous l’autorité du Référent Administratif RH et Voyage, et en lien étroit avec les Chargé.e.s de suivi administratif des RH et les Chargé.es de voyage, vous êtes en charge d’un portefeuille de pays et coordonnez la gestion des voyages ainsi que la gestion administrative des expatrié.es et en partie du siège.

Descriptif du poste

Liste des principales activités :

GESTION DES VOYAGES

Constitution du dossier administratif des salariés :

  • Constituer les dossiers expatriés : collecter les documents administratifs nécessaires au voyage sous format numérique
  • Créer et envoyer les documents administratifs nécessaires aux missions

Organisation logistique du départ des salariés :

Préparation opérationnelle au départ :

  • Préparer et suivre les demandes de visas auprès des ambassades et en coordination avec les salarié.e.s, les Coordinateurs/trices RH et les Directeurs/trices Pays des missions.
  • S’assurer que les expatriés partent avec l’ensemble des documents nécessaires à leur transit et à leur arrivée sur leur pays de mission
  • Réserver les billets d’avion des expatriés
  • Réserver les hôtels des salariés & mettre à jour le tableau de suivi en vue de la validation des factures en fin de mois
  • Être en support des équipes siège et terrain sur l’organisation des départs
  • Valider les notes de frais expatriées conformément à la Politique RH en vigueur

Analyse contextuelle :

  • Se mettre à jour des formalités administratives d’accès aux pays en lien avec le/la Coordinateur/trice RH et/ou Directeur/trice Pays
  • Est responsable d’actualiser les procédures d’obtention de visa par pays

GESTION ADMINISTRATIVE DES SALARIES

Intégration des nouveaux salariés et préparation au départ des expatrié.es :

  • Fait compléter les documents contractuels et administratifs
  • Assure le briefing administratif des expatriés

Gestion Administrative et suivi du personnel :

  • Saisie les nouvelles entrées & modifications relatives aux contrats dans le logiciel de paie
  • Etablit les contrats et les avenants aux contrats, et s’assure en lien avec le Coordinateur RH de leur retour signé.
  • Collecte et traite les variables de paie des expatrié.es, archive les navettes de paie et les documents relatifs aux variables de paie dans le dossier des salariés
  • S’assure de la bonne application des procédures RH administratives

Gestion des assurances :

  • Affilie les expatriés aux différentes caisses de cotisation
  • Suit les dossiers ouverts en lien avec les différentes caisses d’assurance (mutuelle, prévoyance, rapatriement, responsabilité civile)

Appui du/ de la chargée de suivi administratif RH siège sur des missions transverses

Votre profil

  • Vous avez une première expérience en Ressources Humaines ou vous avez une expérience dans la gestion du voyage et vous souhaitez appréhender de plus près la gestion administrative des Ressources Humaines et la gestion des voyages à l’international.
  • Vous avez un fort attrait pour notre secteur d’activité, et comprenez les impacts de l’administration des RH dans un contexte d’urgence.
  • Vous êtes organisé.e, dynamique, autonome, vous savez gérer vos priorités et vous savez travailler dans contexte d’urgence et résistance au stress.
  • Maîtrise indispensable de l’informatique (Excel, Word, Outlook).
  • Vous avez un niveau de français & d’anglais courant (lu, écrit, parlé)
  • Une première expérience en ONG humanitaire sera appréciée

SI vous offrira les conditions suivantes

  • Poste basé au siège de Solidarités International, à Clichy la Garenne (Métro Mairie de Clichy)
  • Contrat CDD, statut cadre _ 6 mois
  • Rémunération brute mensuelle de : 2 784 € ou 2900 € en fonction de la grille en vigueur au siège
  • Congés : 2,0833 CP /mois et 1 jour de RTT / mois complet de travail
  • Mutuelle (80 %), tickets restaurant (60%), titres de transport (50%) pris en charge par l’association
  • Poste éligible au télétravail : Solidarités International a mis en place une Charte télétravail qui permet aux salariés de choisir un menu de télétravail : 4j/ mois ou 12j/mois.

Comment postuler

Vous reconnaissez-vous dans cette description ?

Si oui, envoyez-nous votre CV et Lettre de Motivation.

Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.

Solidarités International se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

Et pour mieux connaître Solidarités International: www.solidarites.org

Solidarités International (SI) est déterminé à prévenir et à combattre tout type d’abus – tout acte d’exploitation, d’abus et/ou de harcèlement sexuels (SEAH) à l’encontre des membres des communautés bénéficiaires ou de ses collaborateurs et collaboratrices, atteinte aux personnes et/ou aux biens, fraude, corruption, conflit d’intérêt non déclaré, financement d’activités portant atteinte aux droits de l’homme – qui pourrait être perpétré dans le cadre de ses interventions. SI applique une tolérance zéro à l’égard de tout type d’abus, particulièrement des actes de SEAH.

Solidarités International est un employeur équitable qui combat toute forme de discrimination. SI ne demandera jamais une rétribution quelconque en vue de participer à un processus de recrutement.

 

Solidarités International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of abuse, notably acts of SEAH.

Solidarités International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will ever ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

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