Background

ONU Femmes Mali appuie la mise en œuvre de la Politique Nationale Genre à travers sa note stratégique qui est aligné au UNSCDF autour de quatre principaux piliers suivants : i) la gouvernance et le leadership féminin ; ii) l’avancement économique des femmes ; iii) l’élimination des violences faites aux femmes et aux filles ; iv) les femmes et la paix et la sécurité, l’action humanitaire. Le triple mandat d’ONU-Femmes (Normatif, Coordination et Opération) offre des possibilités d’impact supplémentaires.

ONU Femmes Mali recrute des Assistants Programmes FTA/G5 pour ces Unités Femmes, Paix et Sécurité; Autonomisation Economique des Femmes; Humanitaire et Violence basée sur le Genre.

Sous la supervision des responsables d’Unités d’ONU Femmes au Mali, les Assistants (es) de Programme travailleront chacun avec son superviseur et les autres membres de l’équipe pour mettre en œuvre les activités de l’Unité en conformité avec les règles et procédures d’ONU Femmes. Elles/ils fourniront les supports programmatiques, administratifs et logistiques pour une mise en œuvre diligente des activités de l’équipe.

Duties and Responsibilities

• Collecter, vérifier et présenter les informations des recherches et de données à utiliser dans la planification des ressources financières et la formulation des plans de travail, des budgets et des propositions sur les modalités de mise en œuvre et les modalités d’exécution ;
• Enregistrer des données dans Quantum liées aux nouvelles subventions sous la forme de plans de travail annuels (PTA) et faire le suivi de leur statut. Informer les partenaires et les clients pour action/décision ;
• Contribuer à la planification et à la préparation du budget du bureau, y compris des rapports d’analyse de la situation financière du Bureau (les dépenses versus les allocations budgétaires) ;
• Fournir des informations/orientations aux partenaires d’exécution sur la mise en œuvre des projets. Faire le suivi de l’utilisation correcte et à temps des ressources financières ;
• Vérifier l’exactitude des rapports de mise en œuvre du Programme et des rapports financiers, si applicable. Prendre les mesures appropriées pour assurer l’exactitude de l’information ;
• Fournir des informations pour l’audit des projets et la mise en œuvre des recommandations d’audit ;
• Mettre en place un mécanisme de contrôle des projets à travers le suivi de l’élaboration /modification des budgets ainsi que la situation budgétaire. Faire le suivi et le rapportage sur les ressources financières des programmes et opérations ;
• Préparer les rapports financiers aux bailleurs de fonds et d’autres clients et partenaires ;
• Préparer les documents de recouvrement des coûts pour les services fournis par ONU Femmes et/ou préparer des factures pour les services fournis à d’autres organisations pour remboursement. Elaborer et mettre en œuvre un système de suivi des payements.

2. Fournir un soutien administratif à la gestion financière du Programme

• Examiner et vérifier les transactions financières/activités/documentation pour leur exactitude, pertinence et exhaustivité et assurer la conformité complète des services financiers et des transactions avec les règles, règlements, politiques et systèmes d’enregistrement et de notification d’ ONU Femmes ;
• Certifier les transactions pour l’exactitude et la régularité avant leur soumission au superviseur pour approbation et/ou action ;
• Analyser/interpréter les règles et règlements financiers, ainsi que les politiques et procédures établies, et fournir des conseils et recommander des solutions à un large éventail sur les questions financières ;
• Examiner les projets de partage des coûts, y compris les conditions des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources. Suivi des contributions dans le cadre des actions de mobilisation des ressources du Bureau régional ;
• Faire le suivi et assurer le fonctionnement efficace du système de gestion des ressources financières ;
• Faire le suivi de la situation financière et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour la gestion / le développement du programme et informer les partenaires et les clients pour la prise des actions/décisions à temps. Faire la revue des rapports de progrès pour le contrôle qualité. Recommander et/ou mettre en œuvre des stratégies de réduction des coûts, en consultation avec la direction du bureau ;
• Faire le suivi des rapports financiers « exceptionnels » pour les activités/transactions inhabituelles. Investiguer les anomalies et rédiger les conclusions/recommandations pour le management pour action/décision dans un rapport sur les conclusions aux superviseurs et / ou de présenter des recommandations pour des actions/décisions à mettre en oeuvre;
• Faire le suivi et/ou prendre des mesures sur les recommandations de l’audit afin d’assurer la mise en œuvre des actions correctives. Appuyer la revue des rapports d’audit sur les projets exécutés par les partenaires.

3. Fournir un soutien administratif aux Programmes

• Prendre les dispositions logistiques, administratives et financières pour l’organisation des réunions, ateliers, événements et missions ;
• Aider à l’organisation des voyages pour l’équipe du programme, y compris les demandes de voyage et les réclamations ;
• Rédiger les procès-verbaux des réunions ;
• Assembler des documents d’information et préparer des présentations PowerPoint et autres, en collaboration avec les équipes ;
• Organiser et coordonner le classement des documents.

4. Fournir un soutien administratif à la mobilisation de ressources

• Organiser, compiler et traiter la documentation et les informations provenant des donateurs et de l’équipe du programme en tant que contributions à diverses bases de données et documents ;
• Appuyer la compilation de données pour la gestion de connaissance du programme.

5 Aider et participer au partager des connaissances

• Fournir un soutien administratif à l’organisation de la formation du personnel du bureau et des partenaires sur les questions relatives au programme et aux opérations.

Competencies

• Sensibilisation et sensibilité aux questions d’égalité entre les hommes et les femmes
• Responsabilité
• Résolution créative des problèmes
• Communication efficace
• Collaboration inclusive
• Engagement des parties prenantes
• Montrer l’exemple

Compétences fonctionnelles

• Connaissance de la gestion des programmes ;
• Capacité à créer, éditer et présenter des informations dans des formats clairs et présentables ;
• Capacité à gérer des données, des documents, de la correspondance, des rapports, des informations et des flux de travail ;
• Bonnes compétences financières et budgétaires ;
• Bonnes compétences en informatique.

Valeurs fondamentales :

• Respect de la diversité
• L’intégrité
• Le professionnalisme

Required Skills and Experience

• Diplôme d’études supérieures de niveau au moins Licence (Bac+3) en finances, comptabilité, audit, gestion-management ou profil similaire.

Expériences:

• Au moins 5 ans d’expérience avec des compétences avérées en appui aux projets-programmes de développement et ou l’humanitaire ;
• Expérience dans le soutien administratif et programmatique aux équipes est réquis;
• Expérience de travail dans un environnement informatique utilisant plusieurs progiciels de bureautique est réquis ; ·
• Une expérience dans l’utilisation de logiciels ERP, de préférence Oracle, Cloud est est un atout.

Langues:

• Maitrise du Français parlé et écrit est requis.
• La connaissance de l’anglais est un atout.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.