Assistente de Administração – Eventos

  • Location:
  • Salary:
    negotiable / YEAR
  • Job type:
    FULL_TIME
  • Posted:
    1 month ago
  • Category:
  • Deadline:
    24/01/2024

JOB DESCRIPTION

 

O UNOPS Brasil é responsável por gerenciar os riscos estratégicos e operacionais associados à carteira de projetos no país, desenvolvendo e prestando serviços econômicos que contribuam para resultados sustentáveis para os parceiros e para os resultados gerenciais do UNOPS.

No Brasil, o UNOPS apoia infraestrutura (saúde, estado de direito, planejamento urbano, educação), aquisições de serviços de saúde, parcerias público-privadas, logística para ajuda humanitária brasileira, desenvolvimento social e recursos humanos para agências irmãs da ONU.

O UNOPS Brasil é parte integrante do Escritório Multipaís da Argentina e da estrutura de gestão regional para a América Latina e o Caribe.

Como parte de suas atividades no Brasil, o UNOPS regularmente monta equipes para apoiar os parceiros na concepção e implementação de um portfólio de projetos diversificado e desafiador.

O Governo do Brasil estabeleceu um Comitê Organizador com 3 instituições sem fins lucrativos (IPEA, FUNAG, CEBRI) para gerenciar o grupo “Think 20” (T20), um grupo de participação da sociedade civil que reunirá think tanks e pesquisadores do G20 e de países convidados para discutir políticas públicas e recomendações de desenvolvimento internacional a serem feitas aos líderes do G20 na cúpula do G20 no Rio de Janeiro, em novembro de 2024. O Comitê Organizador está captando recursos com doadores e instituições internacionais para financiar as atividades do T20 e solicitou o apoio do UNOPS para receber esses fundos e fornecer apoio operacional às atividades do T20. O apoio do UNOPS envolverá, entre outras coisas:

  • Recrutamento de uma Secretaria (cerca de 20 pessoas)
  • Organização de 3 conferências para reuniões de grupos de trabalho temáticos
  • Revisão, tradução e publicação de resumos de políticas do T20
  • Gerenciamento da comunicação, incluindo o site do T20 e as mídias sociais.


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UNOPS Brasil es responsable de gestionar los riesgos estratégicos y operativos asociados a la cartera de proyectos en el país, desarrollando y brindando servicios económicos que contribuyan a resultados sostenibles para los socios y para los resultados de gestión de UNOPS.

En Brasil, UNOPS apoya infraestructura (salud, estado de derecho, planificación urbana, educación), adquisición de servicios de salud, asociaciones público-privadas, logística para la ayuda humanitaria brasileña, desarrollo social y recursos humanos para agencias hermanas de las Naciones Unidas.

UNOPS Brasil es parte integral de la Oficina Multipaís de Argentina y de la estructura de gestión regional para América Latina y el Caribe.

Como parte de sus actividades en Brasil, UNOPS reúne periódicamente equipos para ayudar a los socios a diseñar e implementar una cartera de proyectos diversa y desafiante.

El Gobierno de Brasil ha establecido un Comité Organizador con 3 instituciones sin ánimo de lucro (IPEA, FUNAG, CEBRI) para gestionar el grupo “Think 20” (T20), un grupo de participación de la sociedad civil que reunirá a think tanks e investigadores del G20 y de países invitados para debatir recomendaciones de políticas públicas y de desarrollo internacional que se harán a los líderes del G20 en la cumbre del G20 que se celebrará en Río de Janeiro en noviembre de 2024. El Comité Organizador está recaudando fondos con donantes e instituciones internacionales para financiar las actividades del T20, y ha solicitado el apoyo de UNOPS para recibir estos fondos y proporcionar apoyo operativo a las actividades del T20. El apoyo de UNOPS involucrará, entre otras cosas:

  • Contratar una Secretaría (alrededor de 20 personas)
  • Organización de 3 conferencias para reunión de los grupos de trabajo temáticos
  • Revisión, traducción y publicación de resúmenes de políticas del T20
  • Gestión de la comunicación, incluyendo el sitio web y redes sociales de T20.

 

 


Sob a supervisão direta do Gerente ou Coordenador, o Assistente de Administração gerencia e garante a prestação de serviços eficientes de logística, organização de eventos e apoio ao transporte para a unidade de negócios relevante. No desempenho de suas funções, o Assistente de Administração faz a ligação com os colegas de apoio ao programa do UNOPS para garantir uma prestação de serviços consistente para o escritório/programa. O Assistente de Administração promove uma abordagem orientada para o cliente, para a qualidade e para os resultados.

Resumo das principais funções:

  1. Suporte à logística e ao gerenciamento de ativos
  2. Serviços de transporte
  3. Suporte à construção e ao compartilhamento de conhecimentos
  4. Suporte ao gerenciamento de eventos organizacionais do projeto

 

  1. Assegura o fornecimento de suporte logístico e de gerenciamento de ativos, ou seja:
  • Manutenção adequada e guarda segura de todos os equipamentos e ativos do escritório do projeto.
  • Supervisão rigorosa da movimentação de equipamentos para e dentro da área de responsabilidade, incluindo a prestação de serviços virtuais.
  • Implementação de um sistema de gerenciamento e contabilidade para todos os equipamentos e ativos gerenciados pelo escritório, de acordo com a política de equipamentos do UNOPS.
  • Processamento de solicitações de suprimentos para o escritório do projeto, bem como serviços de apoio logístico necessários ou entrega de eventos.
  • Assistência em tempo hábil com a alfândega, quando necessário
  • Assistência na organização de eventos e arranjos logísticos/administrativos associados
  • Administração do recebimento de mercadorias e equipamentos para o escritório, inspeção e preparação de relatórios.
  • Auxílio no agendamento e na confirmação de reuniões, visitas etc.
  • Gerencia o fluxo de informações internas
  • Oferece suporte a tarefas administrativas de rotina

2. Administra os serviços de transporte, com foco no alcance dos seguintes resultados:

  • Atender a todas as necessidades de transporte oficial da equipe do projeto, bem como da equipe convidada, com medidas de segurança adequadas.
  • Auxiliar nos procedimentos preparatórios para viagens e missões;
  • Fazer os preparativos de viagem
  • Controlar a emissão de passagens aéreas e monitorar casos de cancelamento e reembolsos para o projeto;
  • Manter o controle adequado dos documentos comprobatórios de pagamentos e relatórios financeiros;
  • Manutenção de cronogramas e calendários;
  • Implementação de um sistema de reparo e manutenção para todos os equipamentos de escritório, incluindo equipamentos eletrônicos de processamento de dados e geradores, etc.
  • Gerenciamento e manutenção eficientes dos recursos do projeto do escritório.
  • Monitoramento de serviços contratados (limpeza, segurança, táxis, correio, etc.) com o objetivo de melhorar o nível de serviço e/ou identificar melhores soluções;

3. Oferece suporte na criação e no compartilhamento de conhecimento, com foco na obtenção dos seguintes resultados:

  • Participação em programas de treinamento, operacionais e de projetos para a equipe em tópicos relacionados a logística e transporte.
  • Fortes contribuições para redes de conhecimento e comunidades de prática.

4. Oferece suporte no gerenciamento de eventos organizacionais do projeto.

  • Apoiar a logística das reuniões do projeto.
  • Executar tarefas administrativas, como suporte logístico para reuniões, comitês, conferências, etc.
  • Registrar as atas do comitê executivo do projeto, auxiliar na elaboração de respostas a correspondências e outras comunicações relacionadas ao projeto.
  • Auxiliar a equipe de logística do projeto, assegurando que as tarefas sejam realizadas em tempo hábil e com qualidade;
  • Apoiar a organização de audiências públicas, reuniões e outros eventos realizados.
  • Apoiar a implementação de soluções logísticas alternativas, com o objetivo de adaptar prazos e reduzir custos;

 

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Bajo la supervisión directa del Gerente o Coordinador de, el/la Asistente Administrativo/a gestiona y garantiza la prestación de servicios eficientes de apoyo logístico, organización de eventos y de transporte a la unidad operativa pertinente. En el desempeño de sus funciones, el/la Asistente Administrativo/a está en contacto con los colegas de apoyo a los programas de UNOPS para garantizar una prestación de servicios coherente para la oficina/el programa. El/ la Asistente Administrativo/a promueve un enfoque orientado al cliente, a la calidad y a los resultados.

Resumen de funciones clave:

  1. Apoyo logístico y en la gestión de activos
  2. Servicios de transporte
  3. Apoyo en la construcción y el intercambio de conocimientos
  4. Apoyo en la gestión de eventos organizacionales del proyecto

 

  1. Garantiza la prestación de apoyo logístico y de gestión de activos, es decir:
  • Mantenimiento apropiado y resguardo seguro de todo el equipamiento y los bienes de la oficina- proyecto.
  • Supervisión minuciosa del movimiento de equipamiento hacia y dentro del área de responsabilidad incluso de prestación de servicios virtuales.
  • Implementación de un sistema de gestión y de recuento de todos los equipos y bienes gestionados por la oficina, de acuerdo con la política de equipamiento de UNOPS.
  • Tramitación de las solicitudes de suministro para la oficina – proyecto así como de servicios necesarios de apoyo logístico o prestación de eventos
  • Asistencia en tiempo y forma con oficina de aduanas cuando es necesario
  • Asistencia en la organización de eventos y trámites logísticos – administrativos asociados a ello
  • Administración de la recepción de bienes y equipos para la oficina, inspección y preparación de informes.
  • Asistencia en agenda y confirmación de reuniones, visitas etc..
  • Maneja el flujo de información interna
  • Brinda soporte a las tareas administrativas rutinarias

2. Administra los servicios de transporte, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Satisfacción de todas las necesidades de transporte oficial del personal de proyecto, así como personal invitado con las correspondientes medidas de seguridad.
  • Auxiliar nos procedimentos preparatórios de viagens e missões;
  • Make travel arrangements
  • Control emission of air tickets and monitoring cases of cancelation and refunds to the project;
  • Maintain proper control of supporting documents to payments and financial reports;
  • Maintain schedules and calendars;
  • Implementación de un sistema de reparación y mantenimiento para todo el equipo de oficina, incluidos los equipos de procesamiento electrónico de datos y los generadores, etc.
  • Gestión y mantenimiento eficiente de la oficina . recursos de proyecto.
  • Seguimiento de los servicios contratados (limpieza, seguridad, taxis, mensajería, etc.) con vistas a mejorar el nivel de servicio y/o identificar mejores soluciones;

3. Brinda apoyo en la creación y el intercambio de conocimientos, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Participación en los programas de formación, operativos y proyectos para el personal sobre temas relacionados con la logística y el transporte.
  • Contribuciones sólidas a las redes de conocimiento y a las comunidades de práctica

4. Brinda apoyo en la gestión de eventos organizacionales del proyecto

  • Apoyar en la logística de reuniones del proyecto.
  • Realizar tareas administrativas como apoyo logístico a reuniones, comités, conferencias, etc.
  • Registro de actas del comité ejecutivo de proyectos, apoyo a redactar respuestas a la correspondencia y otras comunicaciones vinculadas al proyecto.
  • Asistir al equipo de logística del proyecto, asegurando que las tareas se realicen en tiempo y calidad;
  • Apoyar la organización de audiencias públicas, reuniones y otros eventos realizados
  • Apoyar la implementación de soluciones logísticas alternativas, con el objetivo de adaptar plazos y reducir costos;

 

Educação

  • É necessário ter concluído o ensino médio.
  • Educação em Administração de Empresas, Administração Pública ou similar em nível técnico/graduação é desejável, mas não exclusiva.
  • Um diploma de bacharel é desejável, mas não exclusivo, e pode substituir alguns dos anos de experiência.

Experiência laboral

 

  • É necessário ter no mínimo 4 anos (pode variar dependendo das credenciais acadêmicas) de experiência administrativa/operacional em logística e administração, com capacidade comprovada de organizar eventos.
  • É necessário ter experiência no uso de computadores e pacotes de software de escritório (MS Office 2003 e/ou plataforma Google).
  • É desejável o uso avançado de tabelas dinâmicas
  • É desejável ter experiência no sistema das Nações Unidas ou em outras organizações internacionais.

Idiomas

  • Fluência completa em português (leitura, escrita, fala) – Level nativo
  • Exige-se leitura, escrita e comunicação oral de nível intermediário em inglês ou espanhol.

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Educación

  • Se requieren estudios secundarios completos.
  • Formación en Administración de Empresas, Administración Pública o similares a nivel tecnicatura/licenciatura es requisito deseable pero no excluyente, y puede reemplazar algunos de los años de experiencia.

Experiencia laboral

  • Se requiere como mínimo 4 años (puede variar según credenciales académicas) de experiencia administrativa/operacional en logística y administración, con demostrada capacidad para organizar eventos
  • Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Office 2003 y/o plataforma google) es requerida.
  • Uso avanzado de tablas dinámicas es deseable
  • Tener experiencia en el sistema de las Naciones Unidas u otros organismos internacionales es deseable.

Idiomas

  • Fluidez completa en portugués (lectura, escritura, conversación) – Nivel nativo
  • Se requiere un nivel intermedio de lectura, escritura y comunicación oral en inglés o español.

 

 

Integridade e Inclusão: Trata todos os indivíduos com respeito; responde de forma sensível às diferenças e encoraja outros a fazerem o mesmo. Segue as normas organizacionais e éticas. É plenamente confiável. É exemplo para os demais em termos de diversidade e inclusão.
Liderança: Atua como um exemplo positivo contribuindo para o espírito de equipe. Colabora e apoia o desenvolvimento dos demais. Apenas para gestores de equipes: Atua como um exemplo positivo de liderança, motiva, direciona e inspira outros a serem bem-sucedidos utilizando estilos de liderança apropriados.
Parcerias: Demonstra entendimento do impacto do seu papel em todos os parceiros e sempre coloca o beneficiário final em primeiro lugar. Estabelece e mantém fortes relações externas além de ser um parceiro competente para outros (se relevante).
Orientação a Resultados: Estabelece de forma eficiente um curso de ação apropriado para si e/ou outros a fim de alcançar um objetivo. As ações levam à realização completa da tarefa com atenção à qualidade em todas as áreas. Enxerga oportunidades e toma a iniciativa de aproveitá-las. Entende que o uso responsável de recursos maximiza nosso impacto para os beneficiários.
Agilidade: Aberto/a a mudanças e flexível em um ambiente dinâmico. Consegue adaptar sua abordagem de forma efetiva para responder a mudanças nas circunstâncias ou exigências. Reflete sobre experiências e modifica seu comportamento. O desempenho é consistente, mesmo sob pressão. Sempre busca a melhoria contínua.
Foco em soluções: Avalia dados e cursos de ação para chegar a decisões lógicas e pragmáticas. Adota uma abordagem racional e sem vieses, com riscos calculados. Usa inovação e criatividade na solução de problemas.

Comunicação efetiva: Expressa ideias ou fatos de forma clara, concisa e aberta. Sua comunicação indica consideração pelos sentimentos e necessidades dos outros. Ouve ativamente e compartilha conhecimento proativamente. Lida efetivamente com conflitos ao superar diferenças de opinião e encontrar um meio termo.

 

 

Tipo de contrato: Individual Contractor Agreement (ICA)
Nível de contrato: LICA Suporte, Nível 04
Modalidade do contrato: Acordo de Contratista Individual Local- Regular
Duração do contrato: Indefinido*

*O contrato contínuo está sujeito aos requisitos da organização, disponibilidade de fundos e/ou desempenho satisfatório.

Este contrato se estabelece na modalidade de contrato regular mensal, que significa que o contrato é referente a uma prestação de serviço continuada efetuando os pagamentos no final de cada mês.

CRITÉRIO: É obrigatório ter nacionalidade brasileira ou visto de trabalho válido que não seja vinculado ao UNOPS.

Para mais detalhes a respeito da modalidade contratual ICA, acesse:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

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Tipo de contrato: Acuerdo de Contratista Individual (ICA)
Nivel de contrato: Soporte LICA, Nivel 04
Tipo de contrato: Acuerdo de Contratista Individual Local – Regular
Duración del contrato: Indefinido*

*El contrato en curso está sujeto a requisitos organizacionales, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio.

Este contrato se establece como un contrato mensual regular, lo que significa que el contrato se refiere a la prestación continuada del servicio, realizándose pagos al final de cada mes.

CRITERIOS: Es obligatorio tener nacionalidad brasileña o visa de trabajo válida y no vinculada a UNOPS.

Para más detalles sobre la modalidad contractual del ICA, visite:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

 

  • Não serão aceitas candidaturas não solicitadas.
  • As candidaturas recebidas após a data limite não serão consideradas.
  • Apenas os/as candidatos/as selecionados/as serão contatados/as, sendo os/as mesmos/as convocados/as para a próxima fase do processo seletivo, que consiste em diversas avaliações.
  • O UNOPS celebra a diversidade e está comprometido com a igualdade de oportunidades de emprego. A força de trabalho do UNOPS é composta por pessoas de diversas nacionalidades, culturas, idiomas, raças, identidades de gênero, orientações sexuais e habilidades. O UNOPS visa manter e fortalecer essa diversidade para garantir a igualdade de oportunidades, bem como um ambiente de trabalho inclusivo para toda a sua força de trabalho.
  • O UNOPS incentiva candidatas qualificadas do sexo feminino, bem como candidatas qualificadas de grupos sub-representados na força de trabalho do UNOPS, a se inscreverem. Esses grupos incluem pessoas de grupos raciais ou indígenas, membros de identidades de gênero e orientações sexuais minoritárias, bem como pessoas com deficiência.
  • O UNOPS gostaria de garantir que todos os/as candidatos/as tenham o melhor desempenho possível durante o processo de avaliação. Se você for selecionado/a e precisar de assistência adicional para concluir um teste de avaliação, como acomodação razoável, informe a/o responsável por recursos humanos quando receber o convite.
 

Termos e condições

  • Para os cargos públicos, o UNOPS reserva-se o direito de indicar candidato/a para nível inferior ao publicado no edital de vaga.
  • Os titulares de contratos temporários devem concluir uma série de cursos obrigatórios antes de começar a prestar serviços ao UNOPS. Esses cursos devem ser concluídos fora das horas trabalhadas do UNOPS e a duração total aproximada é de cerca de quatro horas. Para obter mais informações sobre contratos de retenção, consulte esta página.
  • Todo o pessoal do UNOPS tem a responsabilidade de realizar suas tarefas de acordo com a Carta das Nações Unidas e as políticas e instruções do UNOPS, bem como as estruturas de responsabilidade correspondentes. Além disso, todos os funcionários devem demonstrar compreensão dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável alinhados com os valores fundamentais das Nações Unidas e Nossa Agenda Comum.
  • Como parte de suas políticas, o UNOPS realiza verificações de antecedentes de todos/as os/as candidatos/as em potencial. O recrutamento no UNOPS depende dos resultados de tais verificações.

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  • No se aceptarán candidaturas no solicitadas.
  • No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.
  • Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.
  • UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.
  • UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.
  • A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación. Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.

Términos y condiciones

  • Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.
  • Las personas titulares de contratos de modalidad retainer deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para UNOPS y la duración aproximada total es de unas cuatro horas. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.
  • Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.
  • En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.

 

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