Fleet Manager Assistant

  • Salary:
    negotiable / YEAR
  • Job type:
    FULL_TIME
  • Posted:
    1 month ago
  • Category:
    Management and Strategy, Travel and Transportation
  • Deadline:
    25/01/2024

JOB DESCRIPTION

1- DESCRIPTION DES TACHES :

 

Sous la supervision directe de l’Assistant Logistique et de l’Administrateur chargé des Opérations, le candidat sera chargé d’exécuter les principales tâches suivantes :

 

–        Promouvoir le respect des procédures,

 

–        Appuyer dans le planning de déploiement des véhicules ;  

 

–        Diffuser et orienter dans l’utilisation d’outils standards ;

 

–        En collaboration avec la section Travel & Protocol, actualiser le planning des mouvements vers et depuis les aéroports (international et national) d’après les informations collectées auprès des Assistants Administratifs et/ou Logistiques du Bureau ;

 

–        Informer les logisticiens par e-mail des mouvements des véhicules en communiquant les informations relatives : nombre et nom des passagers, jour et heure départ, immatriculation du véhicule etc ;

 

–        Mettre en relation les chauffeurs et personnels transportés en cas de déploiement

 

–        Assure le suivi des véhicules déployés ; Mettre en relation le chef chauffeur et le personnel arrivant pour tout besoin de mouvement dans la province du N. ;

 

–        Mettre à jour sur base journalière du fichier annexe à l’inventaire véhicule sur format prédéfini ainsi que la base de données informatisée Trackpoint. Ce fichier est utilisé au quotidien pour tout véhicule additionnel, retiré ou véhicule venant en remplacement ;

 

–        Mettre à jour la base de données véhicule en exploitant l’annexe mentionnée précédemment ;

 

–        Mettre à jour la liste de contacts des logisticiens et coordonnateur terrain par localité ;

 

–        Compilation des données collectées sur base du « Bordereau de certification des services rendus de location de véhicule » ;

 

–        Briefer l’équipe transport et le personnel sur l’utilisation des outils

 

–        Assurer la présence d’autocollant OMS lors d’engagement de nouveaux véhicules et leur retrait en fin de contrat.

 

.  2- CARBURANT :

 

–        Procéder aux pleins des véhicules sur base du fichier inventaire actualisé et insérer les données dans le programme informatisé Trackpoint ;

 

–        Assurer l’approvisionnement en carburant du générateur du bureau OMS à Madagascar

 

–        Compiler les données relatives aux pleins de carburant sur le fichier standard ;

 

–        Garant de l’utilisation de l’outil “suivi utilisation véhicule & carburant”.

 

–        Assurer la disponibilité de fiche. Collecte les fiches remplies.

 

  3- DIVERS

 

 

–        Apporte un appui au Gestionnaire du parc véhicule dans le cadre de location de véhicules, existence d’assurance valide, détention par le chauffeur du permis de conduire ;

 

–        Capitalisation de l’information.

 

Qualifications

1- DESCRIPTION DES TACHES :

 

Sous la supervision directe de l’Assistant Logistique et de l’Administrateur chargé des Opérations, le candidat sera chargé d’exécuter les principales tâches suivantes :

 

–        Promouvoir le respect des procédures,

 

–        Appuyer dans le planning de déploiement des véhicules ;  

 

–        Diffuser et orienter dans l’utilisation d’outils standards ;

 

–        En collaboration avec la section Travel & Protocol, actualiser le planning des mouvements vers et depuis les aéroports (international et national) d’après les informations collectées auprès des Assistants Administratifs et/ou Logistiques du Bureau ;

 

–        Informer les logisticiens par e-mail des mouvements des véhicules en communiquant les informations relatives : nombre et nom des passagers, jour et heure départ, immatriculation du véhicule etc ;

 

–        Mettre en relation les chauffeurs et personnels transportés en cas de déploiement

 

–        Assure le suivi des véhicules déployés ; Mettre en relation le chef chauffeur et le personnel arrivant pour tout besoin de mouvement dans la province du N. ;

 

–        Mettre à jour sur base journalière du fichier annexe à l’inventaire véhicule sur format prédéfini ainsi que la base de données informatisée Trackpoint. Ce fichier est utilisé au quotidien pour tout véhicule additionnel, retiré ou véhicule venant en remplacement ;

 

–        Mettre à jour la base de données véhicule en exploitant l’annexe mentionnée précédemment ;

 

–        Mettre à jour la liste de contacts des logisticiens et coordonnateur terrain par localité ;

 

–        Compilation des données collectées sur base du « Bordereau de certification des services rendus de location de véhicule » ;

 

–        Briefer l’équipe transport et le personnel sur l’utilisation des outils

 

–        Assurer la présence d’autocollant OMS lors d’engagement de nouveaux véhicules et leur retrait en fin de contrat.

 

.  2- CARBURANT :

 

–        Procéder aux pleins des véhicules sur base du fichier inventaire actualisé et insérer les données dans le programme informatisé Trackpoint ;

 

–        Assurer l’approvisionnement en carburant du générateur du bureau OMS à Madagascar

 

–        Compiler les données relatives aux pleins de carburant sur le fichier standard ;

 

–        Garant de l’utilisation de l’outil “suivi utilisation véhicule & carburant”.

 

–        Assurer la disponibilité de fiche. Collecte les fiches remplies.

 

  

 

3- DIVERS

 

 

 

 

–        Apporte un appui au Gestionnaire du parc véhicule dans le cadre de location de véhicules, existence d’assurance valide, détention par le chauffeur du permis de conduire ;

 

–        Capitalisation de l’information.

 

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