Assistant(e) Administratif(ve) – 3 Positions

  • Location:
  • Salary:
    negotiable / YEAR
  • Job type:
    FULL_TIME
  • Posted:
    2 months ago
  • Category:
    Administration
  • Deadline:
    02/02/2024

JOB DESCRIPTION

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

1- Background

Ancré dans le programme pays du PNUD (2021-2025), et s’appuyant sur les leçons de son portefeuille ODD16+ (2018-2023), ainsi que sur une analyse des vulnérabilités, de la dynamique des parties prenantes et des capacités, le PNUD, en collaboration avec ses partenaires nationaux, a développé un nouveau portefeuille, intitulé, “La gouvernance en tant que levier du développement socio-économique en Tunisie”. Il engagera les institutions, la société civile et le secteur privé à tirer parti d’une gouvernance redevable et efficace pour accélérer le développement socio-économique par le biais d’une approche intégrée basée sur les zones qui place les personnes au centre des solutions locales.  L’intervention du portefeuille part du principe qu’une société juste, sans corruption, et où les personnes vulnérables sont incluses dans la recherche de solutions à travers des partenariats entre les institutions publiques, la société civile et le secteur privé, pourrait accélérer les progrès vers la Vision 2035 de la Tunisie et son Plan National de Développement 2023-2025.

Afin de soutenir les efforts du gouvernement pour mettre en œuvre des réformes prévues et à maîtriser les défis susmentionnés, le portefeuille proposé vise à contribuer au développement durable en Tunisie, et cela à travers un appui aux résultats escomptés suivants :
  • Effet 1 : La transparence et la redevabilité sont effectivement renforcées afin de prévenir la corruption aux niveaux local et national et de promouvoir la prestation équitable de services de qualité à la population.
  • Effet 2 : Les droits des personnes vulnérables au développement local et à une vie décente sont garantis grâce à un accès inclusif aux services et aux opportunités économiques.
  • Effet 3 : Les personnes ont accès à leurs droits et renforcent leur confiance dans des services de sécurité et de justice plus réactifs, centrés sur les personnes et respectueux des droits humains.
  • Effet 4 : Données produites et analysées pour assurer une gestion adaptative, une programmation de qualité et un renforcement des résultats du programme.

Dans ce cadre, et afin d’appuyer la gestion administrative et financière du portefeuille, le PNUD se propose de recruter trois assistant[e]s administratif[ve]s. 

2- Duties and Responsibilities

L’assistant[e] administratif[ve] aura la charge d’appuyer l’exécution du portefeuille du PNUD. L’assistant[e] administratif[ve] sera notamment chargé[e] de :

   A. Appuyer la gestion financière du portefeuille, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

  • Veiller au respect des règles et procédures du PNUD en matière d’achat et de gestion financière et notamment à travers les outils numériques dédiés dans ce contexte,
  • Assurer le suivi budgétaire et assister à gérer les trésoreries,
  • Préparer les documents et requêtes de paiement, la tenue des dossiers financiers, les rapports financiers et les révisions budgétaires du projet,
  • Assister dans l’établissement des états financiers (décaissements et rapprochement bancaire) des activités,
  • Appuyer la préparation des révisions budgétaires,
  • Assurer le bon déroulement des procédures d’octroi de subvention des partenaires techniques et financiers au sein du PNUD en coordonnant avec les équipes associées.

  B. Soutenir administrativement la mise en œuvre du portefeuille, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

  • Appuyer les processus de passation de marchés, y compris la préparation des documents relatifs aux demandes de prix, aux appels d’offres ou aux demandes de propositions, ainsi que tous les travaux préparatoires nécessaires pour la contractualisation,
  • Assurer le suivi des contrats engagés dans le cadre de la mise en œuvre du portefeuille y compris ceux relatifs au personnel,
  • Appuyer le cas échéant le suivi des accords/contrat de subvention conclu avec des parties prenantes du projet en assurant la qualité des rapports financiers, conseillant sur les procédures à suivre etc.
  • Organiser les expéditions, dispositions de dédouanement, la préparation des documents pour les expéditions du PNUD (reçues/envoyées), préparation de toute la documentation nécessaire, mise en œuvre des actions de suivi.
  • Organiser le transport des véhicules, de leur entretien régulier et de leur assurance.
  • Appuyer la gestion du système d’archivage, en veillant à la conservation des documents confidentiels
  • Assister/préparer/ mettre à jour des inventaires des immobilisations et des stocks de consommables du projet, et, si nécessaire, procéder à de nouvelles acquisitions.

   C.  Appuyer la gestion logistique de la mise en œuvre des activités en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

  • Appuyer l’organisation logistique et la clôture des activités [ateliers, mission, voyage, hôtel etc] conformément aux procédures du PNUD. Cela passera notamment par l’assurance qualité des TDR, la coordination avec le service achat, les fournisseurs, réception des factures et préparation de dossiers de paiement, coordination avec les membres de l’équipe dont celle basée au sud etc.
  • Assister dans la préparation des missions de l’équipe du projet ainsi que des partenaires,
  • Assister/ participer le cas échéant aux activités du projet afin d’assurer leur bonne mise en œuvre.

    D .  Appuyer la planification du portefeuille:

  • Participer à l’élaboration des PTA tenant compte du cadre de résultats et des ressources disponibles,
  • Participer à l’élaboration des plans de recrutements et des plans d’achats annuels,
  • Préparer et communiquer dans les délais les besoins estimatifs pour l’organisation des événements du projet et les besoins en trésorerie.

  E. Appuyer le renforcement de capacités de l’équipe du portefeuille et du bureau du PNUD Tunisie en matière de gestion administrative ou tout domaine associé :

  • Collaborer de manière très étroite et efficace avec les assistant[e]s administratif[ves] et logistiques basé[e]s dans les régions ainsi que l’équipe du projet notamment dans la préparation des dossiers, mise en œuvre des procédures etc.
  • Participer et/ou animer des sessions de formation/travail au profit de l’équipe du PNUD et le cas échéant aux partenaires sur la gestion administrative ou tout domaine associé
  • Contribuer de manière active aux réunions de cluster, portefeuille et prodiguer des conseils aux membres de l’équipe sur la gestion administrative.

Les assistant[e]s administratif[ve]s seront appelé[es] à exécuter d’autres tâches relevant de leurs profils fonctionnels et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

3- Institutional Arrangements

L’assistant[e] administratif[ve] recruté[e] accomplira les tâches qui lui incombent, conformément au descriptif ci-dessus indiqué, sous la supervision du Conseiller Technique Principal [CTP] et en collaboration avec les experts du portefeuille.

4- Competencies
Core competencies :
  • Obtenir des résultats: Niveau 1: Planifie et contrôle son propre travail, fait attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis.
  • Pensez de manière innovante: Niveau 1: Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations.
  • Apprenez continuellement: Niveau 1: Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d’information.
  • Adaptez-vous avec agilité: Niveau 1: S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible, autres, établit des relations positives.
  • Agissez avec détermination: Niveau 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable d’agir calmement face à l’adversité, est assuré(e).
  • S’engager et s’associer: Niveau 1: Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives. 
  • Favoriser la diversité et l’inclusion: Niveau 1: Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, fait face à la discrimination unconscious bias, confront discrimination.

Cross-Functional & Technical competencies:

  • Gestion d’entreprise: Orienté vers le client: 
    – Capacité à réagir de manière appropriée avec un sens de l’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à obtenir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre.
    – Contribuer à l’élaboration d’une stratégie de service à la clientèle.
    – Rechercher des moyens d’apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients.
    – Être capable d’anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.
  • Gestion d’entreprise: La gestion des opérations:
    – Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l’Organisation afin de convertir ses actifs en résultats optimaux de la manière la plus efficace.
    – Connaissance des concepts et mécanismes pertinents.
  • Gestion d’entreprise: Communication:
    – Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l’écrit qu’à l’oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction de l’auditoire.
    – Capacité à gérer la communication interne et externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés.
  • Gestion d’entreprise: Travaille en se basant sur des évidences:
    – Capacité à inspecter, transformer et modéliser des données dans le but de découvrir des informations utiles, d’éclairer les conclusions et de soutenir la prise de décision.
  • Administration et opérations: Gestion événementiel:
    – Capacité à gérer des événements, y compris l’identification des lieux, l’hébergement, la logistique, la restauration, le service après-vente, le transport, décaissements, etc.
5- Required Skills and Experience
Education:
  • Etudes secondaires est requis ou un diplôme d’études universitaires en gestion, management, finances, et/ou domaine équivalent sera dument considéré mais pas requis.
Expérience:
  • Au moins cinq (05) ans d’expérience avec un diplôme de fin d’études secondaires, ou deux (02) ans (avec une licence) d’expérience pertinente dans les services d’appui administratif, financier ou programmatique est requis.

Aptitudes et expérience requises:

  • Bonne expérience dans les outils de gestion et de suivi
  • Maitrise des outils informatiques
  • Expérience pertinente dans les services d’appui administratif, financier ou programmatique au sein du PNUD et/ou Nations Unies et/ou Organisation Internationale et/ou ONGs est requise.

Compétences et expériences supplémentaires souhaitées:

  • Expérience avec agences du Système des Nations Unies, ou au sein d’une organisation internationale de développement.

  Langue[s] requise[s]:

  • Maîtrise de la langue arabe et française est exigée.
  • Une connaissance de la langue anglaise est un avantage.

Certificats professionels:

  • Des certifications en administration seraient un atout.
Disclaimer
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Applicant information about UNDP rosters
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Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
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