Assistant Aviation Service Client_SC5 Ouagadougou

  • Salary:
    negotiable / YEAR
  • Job type:
    FULL_TIME
  • Posted:
    1 month ago
  • Category:
    Aviation
  • Deadline:
    06/02/2024

JOB DESCRIPTION

WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism who share our humanitarian principles.

Selection of staff is made on a competitive basis, and we are committed to promoting diversity and gender balance.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire mondiale de lutte contre la faim. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre la faim zéro. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour veiller à ce qu’aucun enfant ne soit affamé et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
Le titulaire du poste reporte au Deputy Chef du Transport Aérien (DCATO) Management Support à Ouagadougou. Il doit avoir la capacité de proposer des directives élémentaires aux employés, de répartir les responsabilités, et d’apporter son soutien à ses collègues..

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

L’Assistant (e) aux opérations aériennes devra assurer les tâches suivantes :
• Maintenir à tout moment de bonnes relations avec l’ensemble des utilisateurs de vols UNHAS.
• Faire le suivi des départs et arrivées des vols UNHAS.
• Effectuer la réconciliation des passagers/cargo sur TAKEFLITE.
• Recevoir les demandes de réservation des partenaires, les analyser, les traiter et les faire approuver
• Aider les utilisateurs à la mise en application des procédures d’usage de vols UNHAS
• Contrôler la conformité des demandes de réservation insérer dans le logiciel Takeflite par rapport au programme et aux destinations de vols
• Vérifier les noms des passagers pris en compte sur les manifestes des vols du lendemain avec ceux des Staff List respectives des Organisations
• Superviser le classement des demandes de réservation et tous documents liés à la gestion des Réservation
• Faire le suivi de la réactualisation des dossiers d’enregistrement (Focal Point/ Staff List) par les Organisations
• Assurer la création et la mise à jour des comptes des Utilisateurs approuvées par UNOCHA dans le logiciel « Takeflite ».
• Organiser les réunions du groupe d’utilisateurs et du comité de direction
• Produire et envoyer les manifestes des vols
• Coordonner les réservations de fret aérien
• S’assurer de l’enregistrement des passagers dans le logiciel « Takeflite »
• Communiquer de manière permanente avec les utilisateurs concernant toutes les modifications liées aux vols UNHAS (report, retard, annulation, changement de programme de vol).
• Gérer les réclamations des partenaires et travailler à satisfaire leurs demandes.
• Fournir les statistiques hebdomadaires UNHAS Burkina Faso au management pour l’élaboration des SITREP.
• Créer un dossier ou fichier de classement approprié pour gérer les annulations et les remboursements.
• Informer les points focaux des agences des procédures de réservation d’UNHAS;
• Garder en possession la version papier et le fichier électronique des conditions générales et financières d’UNHAS;
• Actualiser la liste des points focaux autorisés et des signataires selon les besoins, partager ces informations avec les collègues concernés, et mettre à jour les dossiers en conséquence;
• Traiter les lettres d’introduction des agences conformément aux procédures établies.
• Interagir avec les finances, pour envoyer les reçus des paiements aux clients à réception des bordereaux de virement.
• Coordonner de manière intensive avec les unités / sections liées à UNHAS et maintenir une communication fréquente avec les membres de l’équipe interne.
• Fournir aux clients des informations sur les services UNHAS, SAOP et les procédures de réservation;

• Exécuter toute autre mission assignée par le superviseur direct, le CATO/DCATO, en cas de nécessité.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D’ORGANISATION

Mission

  • Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
  • Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe au superviseur
  • Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe : Explique l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
  • Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l’unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

  • Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
  • Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
  • Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
  • Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance

  • Encourager l’innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d’être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
  • Se concentrer sur l’obtention de résultats: Se concentre sur l’obtention de résultats et suit les tendances des taux d’achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d’efficacité
  • Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
  • Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat

  • Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d’autres unités au superviseur.
  • Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
  • Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.
  • Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

Nom de la capacité Description du comportement attendu pour le niveau de compétence
Gestion de la chaîne d’approvisionnement et optimisation Affiche l’aptitude au suivi et aux rapports sur les opérations de la chaîne d’approvisionnement pour permettre aux équipes d’évaluer efficacement les performances et la durabilité des réseaux actuels.
Planification, gestion des projets et des ressources Supporte les efforts de planification, de prévision et de gestion des ressources de l’équipe en recueillant des données provenant de diverses sources.
Gestion de l’information et rapports Rapproche les informations et les données exactes et opportunes pour permettre une prise de décision claire sur les rapports au sein de chaque unité et par conséquent sur la communauté humanitaire.
Livraison de services, passation de marchés et exécution opérationnelle Soutient la négociation de contrats avec des tiers en recueillant et en rassemblant les informations nécessaires pour permettre au PAM de prendre des décisions claires
Mesure de la performance aéronautique et contrôle de la qualité Démontre son engagement à mener des activités individuelles liées à l’aviation conformément aux normes de fonctionnement du PAM pour prendre des décisions sûres et responsables dans le cadre de son propre champ de travail.
Connaissances techniques spécialisées dans les domaines de l’aviation et de la sécurité Utilise des systèmes d’aviation pour surveiller les questions opérationnelles et de sûreté dans les services aériens du PAM tels que les opérations de transport aérien , les vols d’évacuation et les autres opérations de vol affrété.

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L’ENTRÉE DANS CE RÔLE

Niveau d’éducation & d’expérience exigées :

  • Obtention au moins du diplôme de fin d’étude secondaire (Baccalauréat).
  • Cinq (5) ans d’expérience générale demandée dont (3) années d’expérience dans la gestion de clients ; éventuellement dans le domaine de l’aviation.

Facteurs de Succès :

  • Expérience avec des compagnies aériennes est considérée comme un atout.
  • Bonne expression orale et écrite.
  • Capacité de communiquer avec les usagers sur des sujets complexes avec courtoisie et tact.

Langues & Informatiques :

  • Excellente maîtrise écrite et orale du français et niveau intermédiaire (écrit et oral) de l’anglais ;
  • La connaissance du pack office (Word, Excel, Powerpoint, etc.) est essentielle

MODALITÉS ET CONDITIONS D’EMPLOI

Avoir la nationalité burkinabè ou posseder un permis de travailler au Burkina Faso

Type de contrat: Contrat de Service (SC) niveau 5

Durée de contrat: 12 mois renouvelable

Lieux d’affectation : Ouagadougou

DATE DE FIN D’AFFICHAGE

Date limite d’application: 05 fevrier 2024.

Female applicants and qualified applicants from developing countries are especially encouraged to apply

WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate on the basis of HIV/AIDS status.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.

This job has expired.