Procurement Associate

  • Location:
  • Salary:
    negotiable / YEAR
  • Job type:
    FULL_TIME
  • Posted:
    1 month ago
  • Category:
    Procurement, Supply and Logistics
  • Deadline:
    30/01/2024

JOB DESCRIPTION

Background
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

Contexte et contexte organisationnel

Le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations unies. Il met les pays en contact avec les connaissances, l’expérience et les ressources afin d’aider les gens à améliorer leur vie. Le PNUD est présent sur le terrain dans plus de 170 pays et territoires, aidant les pays à atteindre leurs propres objectifs de développement et les objectifs de développement convenus au niveau international, en élaborant et en partageant des solutions pour leur développement.

Au Burundi, le PNUD soutient la mise en œuvre du Plan National de développement 2018-2027 à travers son nouveau CPD 2024-2027 qui repose sur 3 piliers : 1) Pour appuyer la mise en œuvre de ce programme, le PNUD Burundi recrute un(e) Associé(e) en passation de marchés.

Le PNUD s’efforce de faire en sorte que sa fonction et ses pratiques en matière d’approvisionnement fassent partie intégrante de l’avantage concurrentiel du PNUD en tant que partenaire de développement de choix. Pour ce faire, il faut accorder plus d’attention à l’intégration stratégique des achats au stade de la conception du projet, à la stimulation de l’innovation en matière de spécifications et de technologies, et à l’adoption de pratiques de production et de consommation plus durables qui s’alignent sur les objectifs de développement durable du PNUD.  L’approvisionnement durable consiste à s’assurer que les produits, les services et les achats sont aussi durables que possible, avec le plus faible impact environnemental et les résultats sociaux les plus positifs. Dans le cadre de la mise en œuvre des priorités stratégiques du PNUD en matière d’approvisionnement, les bureaux de pays s’efforceront d’utiliser des méthodes souples pour une livraison à haut et à faible risque et en temps opportun qui répondent aux besoins de ses clients et des principales parties prenantes.

Objet du poste

Sous la direction du Directeur des Opérations, et la supervision directe du Spécialiste des Achats, l’Associé en Achats fournit un leadership dans l’exécution des services d’achats dans le CO en assurant leur efficacité, leur transparence et leur intégrité. Il soutient le personnel de l’unité d’approvisionnement du CO.  Il/elle promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats au sein de l’unité.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau de pays, de la région et du siège du PNUD, ainsi qu’avec les fournisseurs et les fonctionnaires pour fournir des informations, apporter un soutien consultatif et résoudre des problèmes complexes liés à la passation de marchés.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l’évolution des besoins opérationnels et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

Principales fonctions et responsabilités

Les résultats clés attendus du poste doivent avoir un impact réel sur le programme de pays dans le domaine spécifique de la Réintégration et du Développement Durable et Croissance Inclusive. En particulier, la conception, l’opérationnalisation et la programmation des activités, la création des partenariats stratégiques, ainsi que les objectifs de mobilisation des ressources pour le secteur de la réintégration et du développement rural. Il/Elle exécutera les taches et les responsabilités suivantes :

1.) Mettre en œuvre des stratégies et des politiques d’approvisionnement durable qui sont conformes aux principes d’équité, d’intégrité et de transparence afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

  • Assurer la pleine conformité des activités d’achat avec les règles, règlements, politiques et priorités stratégiques du PNUD par la mise en œuvre de contrôles internes efficaces et le bon fonctionnement du système de gestion des achats du PNUD axé sur le client
  • Élaborer/établir des procédures opérationnelles normalisées (POS) internes en matière d’achats, cartographier les processus opérationnels d’achats du CO et contribuer à la gestion des flux de travail au sein de l’unité des achats en coordination avec le superviseur.
  • Effectuer des recherches afin de contribuer à la formulation et à la mise en œuvre de la stratégie contractuelle du bureau central, qui comprend les processus d’appel d’offres et l’évaluation, la gestion du contrat et du contractant, les considérations juridiques et les conditions de paiement, ainsi que l’approvisionnement stratégique, qui comprend la stratégie d’approvisionnement, la sélection et l’évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité et les stratégies de réduction des coûts.

2.) Organiser les processus d’approvisionnement pour le Bureau Pays, les projets et les autres agences des Nations Unies.

  • Consolider les plans d’approvisionnement pour le bureau et les projets, et contrôler leur mise en œuvre pour le bureau national et les projets.
  • Organiser les processus de passation de marchés qui comprennent la préparation et la conduite d’appels d’offres, d’invitations à soumissionner ou de demandes de propositions, ainsi que la réception et l’évaluation de devis, d’offres ou de propositions dans le respect total des règles et réglementations du PNUD.
  • Effectuer l’examen préliminaire des soumissions aux comités internes d’examen des marchés CAP, RACP et ACP).
  • Préparer les bons de commande et les contrats dans les systèmes d’approvisionnement électronique et en dehors de ceux-ci, préparer les bons de commande pour les services contractuels et créer des profils de fournisseurs et d’acheteurs dans les systèmes d’approvisionnement électronique.
  • Mettre en œuvre un système de contrôle interne garantissant que les bons de commande sont dûment préparés, expédiés et corrigés en temps tile en cas d’erreurs de vérification du budget ou d’autres problèmes.
  • Mettre en œuvre des services d’achat harmonisés et analyser les nouvelles possibilités d’achats conjoints pour les agences des Nations unies, conformément à la réforme des Nations unies.
  • Préparer des rapports sur les approvisionnements dans le CO.
  • Mettre en œuvre ou participer à des processus d’approvisionnement conjoints pour les agences des Nations Unies, conformément à la réforme de l’ONU.

3.) Mettre en œuvre des stratégies d’approvisionnement pour trouver les meilleures valeurs sur le marché et aligner la stratégie d’achat sur les objectifs du projet et du CO.

  • Élaborer et mettre à jour des listes de fournisseurs.
  • Mettre en œuvre la sélection et l’évaluation des fournisseurs.

4.) Faciliter l’acquisition de connaissances en matière d’approvisionnement et le partage des connaissances en matière de CO.

  • Organiser la formation à la passation de marchés pour le personnel des opérations et des projets.
  • Organiser la formation des fournisseurs sur les modules de passation de marchés en ligne.
  • Synthétiser les enseignements tirés et les meilleures pratiques en matière de passation de marchés.
  • Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Le (la) titulaire s’acquitte de toutes autres tâches qui le jugent nécessaire au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation

Responsabilités de supervision et de gestion : pourrait superviser le personnel de soutien de l’Unité de l’approvisionnement.

Competencies

Démonstration attendue des compétences
Core : La liste complète des compétences de base du PNUD est disponible ici 
Obtenir des résultats    NIVEAU 2 : Mise à l’échelle des solutions et simplification des processus, équilibre la vitesse et la précision dans l’exécution du travail
Penser de manière innovante    NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/s’ouvrir à de nouvelles approches, faire preuve d’une pensée systémique/intégrée
Apprendre en continu    NIVEAU 2 : Sortez de votre zone de confort, apprenez d’autrui et soutenir leur apprentissage
Adaptez-vous avec agilité     NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement
Agir avec détermination     NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à plusieurs sources de pression simultanément
S’engager et s’associer    NIVEAU 2 : Est facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, crée/maintient des coalitions/partenariats
Favoriser la diversité et l’inclusion    NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour combler les différences, tenir compte dans la prise de décision
Gestion des personnes (Insérez la phrase ci-dessous si le poste est directement subordonné.)

Les compétences en gestion du personnel du PNUD sont disponibles sur le site dédié.

Compétences transversales et techniques (insérez jusqu’à 7 compétences) 

Domaine thématique Nom Définition
Approvisionnement Approvisionnement
  • Capacité de trouver, d’évaluer et d’engager des fournisseurs de biens et de services
Approvisionnement  Analyse financière
  • Connaissance de l’évaluation des entreprises, des projets, des budgets et d’autres transactions financières afin de déterminer leur rendement et leur pertinence.
Approvisionnement  Gestion de l’approvisionnement
  • La capacité d’acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d’une source externe.
Approvisionnement  Gestion des parties prenantes
  • Capacité à travailler avec des informations incomplètes et à équilibrer des intérêts divergents afin de créer de la valeur pour toutes les parties prenantes.
Gestion d’entreprise  Client

Satisfaction/Gestion de la clientèle

  • Capacité à réagir en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
  • Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle
  • Cherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients
  • Capacité d’anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients
Gestion d’entreprise  Gestion du risque
  • Capacité à identifier et à organiser des actions autour de l’atténuation et de la gestion proactive des risques
Gestion d’entreprise Communication
  • Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par la communication écrite et verbale ; pour adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction de l’audience.
  • Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés.
Required Skills and Experience
Éducation
  • Diplôme d’étude secondaire ou
  • Diplôme universitaire en gestion, Administration des affaires, Economie, Sciences Politiques et Sciences Sociales sera dument pris en considération mais pas requis.
  • Une certification en Procurement reconnu à l’échelle internationale tel que CIPS (niveau 2) est exigée. Si la certification n’est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans un délai d’un an

Expérience, connaissances et compétences

  • Au moins 6 années (diplôme d’études secondaires) ou 3 années (avec le diplôme de Licence) d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine des achats, de l’administration ou dans un domaine connexe au niveau national ou international.
  • Bonne maitrise/expérience des règles et procédures d’achats pour le bon fonctionnement du système de gestion des achats dans une organisation internationale est un atout.
  • Une expérience en approvisionnement au sein d’organisations des Nations Unies, d’organismes internationaux ou d’institutions est un atout.
  • Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) est requise
  • Une expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web, tels que Quantum ERP, Oracle ou similaire, est un atout

Exigences Langues

  • Pour le poste annoncé, la maîtrise du français et de la langue locale est requise.
  • L’anglais comme une autre langue officielle des Nations Unies est souhaitable
Disclaimer

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
Scam warning
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