Procurement and Logistics Associate

  • Location:
  • Salary:
    negotiable / YEAR
  • Job type:
    FULL_TIME
  • Posted:
    4 weeks ago
  • Category:
    Procurement, Supply and Logistics
  • Deadline:
    30/01/2024

JOB DESCRIPTION

Background
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

Office/Unit/Project Description  

Le PNUD s’efforce de faire en sorte que sa fonction et ses pratiques en matière d’approvisionnement fassent partie intégrante de l’avantage concurrentiel du PNUD en tant que partenaire de développement de choix. Pour ce faire, il faut accorder plus d’attention à l’intégration stratégique des achats au stade de la conception du projet, à la stimulation de l’innovation en matière de spécifications et de technologies, et à l’adoption de pratiques de production et de consommation plus durables qui s’alignent sur les objectifs de développement durable du PNUD. L’approvisionnement durable consiste à s’assurer que les produits, les services et les achats sont aussi durables que possible, avec le plus faible impact environnemental et les résultats sociaux les plus positifs. Dans le cadre de la mise en œuvre des priorités stratégiques du PNUD en matière d’approvisionnement, les bureaux de pays s’efforceront d’utiliser des méthodes souples pour une livraison à haut et à faible risque et en temps opportun qui répondent aux besoins de ses clients et des principales parties prenantes.

Scope of Work

Sous la supervision du Procurement Analyst, l’associé à l’approvisionnement assure l’exécution de services et de processus d’approvisionnement efficaces, efficients et transparents dans le cadre du CO.  Il/elle promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats au sein de l’unité.

Le (la) titulaire travaille en étroite collaboration avec les équipes chargé(e)s des opérations, des programmes et des projets du bureau de pays, de la région et du siège du PNUD, ainsi qu’avec les fournisseurs, afin d’échanger des informations et de résoudre des problèmes complexes liés aux achats.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins des entreprises et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d’équipes, d’équipes et de projets multidisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

Appuyer la mise en œuvre des stratégies et des politiques d’approvisionnement durable qui sont conformes aux principes d’équité, d’intégrité et de transparence afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

  • Assurer la pleine conformité des activités d’approvisionnement avec les règles, règlements et politiques du PNUD, grâce à la mise en œuvre de contrôles internes efficaces.
  •  Elaborer le contenu des procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes en matière d’approvisionnement et cartographier les processus opérationnels d’approvisionnement des CO en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.

Organiser les processus d’approvisionnement pour le Bureau Pays, les projets et les autres agences des Nations Unies.

  • Fournir des conseils et des contributions à l’équipe de projet sur les plans d’approvisionnement pour le bureau de pays et les projets.
  • Préparer et mener des appels d’offres, des IT ou des appels d’offres, et recevoir et évaluer des devis, des offres ou des propositions en pleine conformité avec les règles et règlements du PNUD.
  • Préparer les bons de commande et les contrats dans et en dehors de l’approvisionnement électronique, préparer les bons de commande récurrents pour les services contractuels et créer des profils de fournisseurs et d’acheteurs dans l’approvisionnement électronique.
  • Préparer des soumissions pour les comités internes d’examen de l’approvisionnement (PAC, RACP et ACP).
  • Préparer des rapports sur les approvisionnements dans le CO.
  • Mettre en œuvre ou participer à des processus d’approvisionnement conjoints pour les agences des Nations Unies, conformément à la réforme de l’ONU.

Appuyer dans la mise en œuvre des stratégies d’approvisionnement pour trouver les meilleures valeurs sur le marché et aligner la stratégie d’achat sur les objectifs du projet et du CO.

  • Élaborer et mettre à jour des listes de fournisseurs.
  • Mettre en œuvre la sélection et l’évaluation des fournisseurs.
  • Assure la liaison entre le bureau Pays et l’Agence de dédouanement contractée par le bureau et effectue un suivi régulier auprès de l’agence pour un service de dédouanement efficace ;
  • Effectue un contrôle régulier auprès de l’agence en douane et s`assure que tous les équipements commandés et dédouanés sont livrés aux bénéficiaires désignés dans les documents d’achats.
  • Assurer la préparation et l’obtention des documents administratifs nécessaires pour obtenir l’exonération des produits, l’enlèvement immédiat, ainsi que l’apurement des dossiers ;
  • Assure le suivi de l’entretien régulier des véhicules du bureau ;
  • Vérifie les déplacements des véhicules et la consommation quotidienne de carburant ;

Faciliter l’acquisition de connaissances en matière d’approvisionnement et le partage des connaissances au sein du Bureau Pays.

  • Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement.
  • Apporter des contributions judicieuses aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique

 Institutional Arrangement

L’associé à l’approvisionnement reportera ses fonctions directement au chef de l’unité Procrement

 Competencies
Noyau
Obtenir des résultats : 
NIVEAU 1 : Planifier et surveiller son propre travail, prêter attention aux détails, livrer un travail de qualité dans les délais impartis.
Pensez de manière innovante : 
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, est pragmatique dans la résolution des problèmes, apporte des améliorations
Apprenez en continu :    
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires 
Adaptez-vous avec agilité :
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté et l’incertitude, est flexible
Agissez avec détermination : 
NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant
S’engager et s’associer : 
 NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion et de compréhension envers les autres, établit des relations positives
Favoriser la diversité et l’inclusion : 
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination 
Gestion des personnes (Insérez la phrase ci-dessous si le poste est directement subordonné.)

N/A
Compétences transversales et techniques (insérez jusqu’à 7 compétences) 

Domaine thématique Nom Définition
Approvisionnement Gestion des contrats
  • Connaissance des concepts de gestion des contrats,

principes et méthodes, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques

Procure-to-Pay (Procure-to-Pay) Connaissance des cycles d’achat-to-paiement, des concepts,

  • principes et politiques, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques
Gestion des relations avec les fournisseurs
  • Connaissance des concepts de gestion des fournisseurs,

principes et méthodes, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques

Communications Rédaction et révision
  • Capacité de créer et/ou d’éditer du contenu écrit dans différentes langues de l’ONU.
Gestion d’entreprise Gestion du risque
  • Capacité à identifier et à organiser des actions autour de l’atténuation et de la gestion proactive des risques

Qualifications minimales de la NPSA réussie

Min. Exigences en matière d’éducation 

  • Un diplôme de l’enseignement secondaire est obligatoire
  • Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique, en achats et approvisionnement, en logistique, en finance, en économie ou l’équivalent sera dûment pris en considération, mais pas requis
  • Une certification en Procurement reconnu à l’échelle internationale tel que CIPS (niveau 2) est exigée. Si la certification n’est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans un délai d’un an

Nombre minimum d’années d’expérience professionnelle pertinente  

  • Minimum 6 ans (avec le diplôme d’études secondaires) ou 3 ans (avec le diplôme de Licence) d’expérience administrative pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés aux niveaux national et international.

Compétences requises  

  • Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des systèmes de gestion basés sur le Web tels que les ERP.

Compétences souhaitées en plus des compétences abordées dans la section Compétences     

  • Une expérience professionnelle avec une Agence des Nations au Burundi et une organisation internationale serait un atout
  • Une expérience de l’approvisionnement en biens et services du secteur public serait un atout.
  • Expérience de Travail en groupe : aptitude/expérience de travail avec une équipe pluridisciplinaire

Langue(s) requise(s)      

  • Maitrise de Kirundi et du Français (parlé et écrit) est indispensable
  • Connaissance de l’Anglais (écrit et parlé) est un atout.

Certificats professionnels           

  • Le niveau du CIPS 2 ou équivalent est exigé.
Disclaimer
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Informations importantes pour les candidats 

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD 

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d’œuvre 

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Scam warning 

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations.

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