Location:

San Salvador, El Salvador
Salary:

$21,261 - $29,964 / YEAR
Job type:

FULL_TIME
Posted:

3 months ago
Category:
Deadline:

23/02/2024

JOB DESCRIPTION

TERMINOS DE REFERENCIA

INFORMACION GENERAL DE LA VACANTE.

Título de la vacante: Coordinador/a de Administración.

Tipo de Contrato: Contrato Fijo – Servicios Generales (FT/GS)

Nivel: GS6

Duración: Periodo probatorio 1 año.

Unidad: Servicios de Soporte

País/Departamento: El Salvador/San Salvador.

ACERCA DEL PMA:

El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas salva vidas en emergencias y cambia la vida de millones de personas alrededor del mundo. La misión del PMA es ayudar a alcanzar la meta del Hambre Cero para el año 2030. En El Salvador, se enfoca en hogares vulnerables a través de la protección social con amplio enfoque en nutrición, apoyo a pequeños productores en acceso a mercados, aumentar la resiliencia ante el cambio climático en poblaciones vulnerables y dar respuesta en situación de emergencias de lento y rápido desarrollo.

CONTEXTO ORGANIZATIVO:

La posición tiene sede en la oficina de país de El Salvador, reportando directamente a la posición de Oficial de Finanzas – que funge como Oficial del área de Servicios de Soporte.

En este nivel, los titulares deben dar muestras de responsabilidad y espíritu de iniciativa para responder autónomamente a consultas complejas disponiendo solo de orientaciones de orden general. Se requiere que hagan uso de buen criterio frente a los problemas imprevistos que puedan surgir a diario. Los titulares deben tener un grado de especialización y conocimientos que les permitan adaptar y contribuir a desarrollar sistemas y procesos con el fin de mejorar continuamente el nivel de apoyo prestado. Los titulares deben administrar recursos e instruir y coordinar a un equipo de funcionarios de apoyo.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Coordinar y proporcionar servicios administrativos de alta calidad, con excelente capacidad de relacionarse interpersonalmente con tacto, respeto y cordialidad, enfocándose en la atención al cliente interno y con proveedores para conseguir la mejor relación calidad-precio.

El o la titular de esta posición será el referente de los procesos administrativos de la oficina del PMA en El Salvador, y supervisará las acciones de los equipos de transporte, mantenimiento y limpieza, recepción, y seguridad estacionaria, así como de todas las disciplinas solicitadas para la labor administrativa. El o la titular debe tener capacidad para ejecutar los gastos planificados en el presupuesto administrativos autorizados, preparación y presentación de reportes estadísticos de consumos de suministros y responsable del manejo y registro de inventarios, anteponiéndose y planificando de manera oportuna.

Deberá estar preparado de manera integral con una sólida formación humanística, científica y tecnológica, con una visión multidisciplinaria del proceso administrativo, es decir, habilidad en el campo de la planificación, la organización, la dirección y el control, especialista en coordinar los esfuerzos humanos y materiales para el logro de los objetivos organizacionales.

El candidato debe mantener siempre en sus actividades un sentido de trabajo en equipo, siendo socio estratégico de las disciplinas administrativas, buscando siempre la eficiencia y estandarización.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

Verificar las necesidades de recursos para las labores administrativas a su cargo (como lo son, instalaciones del PMA, activos, parque de vehículos ligeros, cumplimiento de políticas, gestión de mantenimientos, combustible, viajes del personal, etc.) y ayudar a determinar las nuevas necesidades para facilitar la eficiencia y la eficacia en función de los costos de las operaciones y los servicios.

2. Encargarse de la prestación de varios servicios, como los relacionados con la gestión de instalaciones, administración de viajes, el protocolo o la gestión de vehículos ligeros, entre otros, informando de cualquier discrepancia al supervisor para velar por que los servicios se presten de forma coherente y oportuna, a fin de garantizar un entorno de trabajo seguro y cómodo para el personal del PMA.

3. Ayudar a producir datos de diverso tipo y compilar y preparar informes para contribuir al suministro de información precisa destinada a la adopción de decisiones informadas y apoyar la gestión eficaz y oportuna de los recursos del PMA, bajo una perspectiva de análisis objetivo.

4. Contribuir a la planificación, seguimiento y tramitación de las medidas administrativas relacionadas con las adquisiciones, las finanzas, los recursos humanos, etc., incluidos los contratos con proveedores externos, a fin de garantizar que todos los datos se registren de manera precisa y oportuna y se procesen en los sistemas institucionales del PMA, y que se resuelvan todos los problemas operacionales, asegurando así el cumplimiento técnico y el cumplimiento contractual.

5.Mantener actualizados los procesos administrativos, apoyando la implementación de los procedimientos operativos, con el fin de contribuir a la mejora continua de los servicios administrativos en la propia esfera de responsabilidad, logrando así cumplimiento pleno con las políticas y directrices exigidas por PMA.

6.Responder a toda una serie de consultas relacionadas con la prestación de servicios administrativos con el fin de contribuir a solucionar los problemas cotidianos, siendo acompañante transversal (partnering activo) con las áreas.

7.Coordinar las actividades de un equipo de miembros del personal que trabajan en su misma esfera, para garantizar que los objetivos individuales y colectivos se cumplan de conformidad con todas las disposiciones, políticas y procedimientos pertinentes, y con el plan de actuación profesional.

8.Proporcionar capacitación y orientación al personal en la interpretación de los procedimientos, políticas y procesos administrativos, y en el uso de los sistemas institucionales para garantizar la coherencia y la eficiencia de los servicios prestados a todos los clientes.

9. Responsable del mantenimiento adecuado, registro y resguardo de los activos de la organización bajo la normativa establecida por PMA.

10. Coordinar equipos perífericos que colaboran a la labor administrativa como lo son encargados de mantenimiento, jardinería y limpieza.

CAPACIDADES FUNCIONALES:

Capacidad específica	Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia
Servicios de apoyo operativo y elaboración de informes	Da muestras de gran capacidad para determinar las necesidades a nivel de país y desarrollar soluciones y planes de acción centrados en el cliente. Comunica conclusiones basadas en datos de una manera muy impactante y adaptada al público destinatario.
Controles internos y gestión de riesgos	Utiliza su comprensión de los enfoques de gestión de riesgos y los controles internos para seguir de cerca los proyectos y programas con el fin de confirmar el cumplimiento de las normas y garantizar la integridad de los datos y la satisfacción del cliente.
Gestión de recursos	Supervisa las tendencias en la dotación de personal y el uso de los recursos para anticipar y remitir las cuestiones que podrían resultar problemáticas al personal directivo del programa y a los clientes principales. El candidato relaciona recursos materiales como económicos y financieros en su gestión.
Conocimientos especializados en servicios administrativos	Demuestra un conocimiento general o especializado de las mejores prácticas, técnicas y procesos administrativos, y una buena comprensión de las normas, los procesos y la infraestructura del PMA en su esfera de responsabilidad, y aplica todo ello para garantizar la prestación de servicios de administración eficientes y eficaces.
Atención prioritaria al cliente	Se ocupa del seguimiento y la supervisión del trabajo administrativo, cotejándolo con las normas y los protocolos establecidos para prestar servicios de excelencia. Vela por que los problemas del cliente se detecten y resuelvan, tomando importancia significativa y prioritaria.
Capacidad Análisis	Los planteamientos e insumos para la toma de decisión provienen de una verificación objetiva de documentos, cifras y variables, planteando una postura en base a los mismos y a supuestos calzados, reales, racionales y con apego a políticas; sabiendo identificar variaciones, rutas críticas y tendencias para dicha toma de decisión.
Pensamiento Estratégico	La gestión debe ser siempre acompañada de soluciones que estén enfocadas en contribuir a la estrategia global de la organización en políticas y acercamiento, es decir, las soluciones no deben ser aisladas ni elaboradas en base a fundamentos no indexados a la estrategia.
Comunicación asertiva	La gestión de las labores a su cargo debe ser constantemente comunicada de manera oportuna para reforzar los procesos y tomar acciones oportunas en cada caso.
Planificación y Organización.	Toda gestión debe partir de la raíz de planificación para asegurar la sostenibilidad.

EXPERIENCIA PARA DESEMPEÑAR ESTA FUNCIÓN:

- Un mínimo de experiencia de 6 años en funciones administrativas
- Ha demostrado una sólida comprensión de las normas de funcionamiento administrativo y conocimiento de las cuestiones humanitarias y de desarrollo internacionales a través de su trabajo diario.
- Ha proporcionado orientación ad hoc a los nuevos miembros del personal.
- Experiencia en la supervisión de personal (más de 10 personas)
- Control de procesos administrativos recurrentes (como por ejemplo contratos con proveedores, servicios básicos, mantenimiento de oficina, etc)
- Inventario de activo fijo
- Fuertes conocimientos de MS Office, especialmente en Excel
- Conocimiento sobre mantenimiento de inmuebles.
- Conocimiento sobre administración de inmuebles.
- Conocimiento sobre administración de flota de vehículos.

CONOCIMIENTOS DESEABLES: Uso de SAP, Tableau, Power BI.

CUALIFICACIONES ACADÉMICAS ESTÁNDAR MÍNIMAS:

Formación: Con un mínimo de quinto año en una de las siguientes carreras: Administración de Empresas/Administración Pública, Ingeniería u otro campo relevante relacionado con la gestión y administración de oficinas.

Idiomas: Mínimo conocimiento del idioma inglés a un nivel intermedio.

Competencias requeridas: Orientación a la eficiencia, servicio al cliente, pensamiento estratégico, comunicación asertiva, habilidad para planificar y organizar, capacidad de análisis, Trabajo en equipo, Comunicación Efectiva, Manejo de Tecnologías de la Información y Comunicación, indispensable manejo avanzado en EXCEL. Sera valorado las siguientes aptitudes: Experiencias previas con ERPs, Conocimiento sobre principios de mantenimiento, Conocimiento sobre administración de inmuebles, habilidades de planificación, análisis y comunicación.

El Programa Mundial de Alimentos estimula la candidatura de mujeres para esta vacante.

Para mejorar la accesibilidad y la inclusión de los procesos de selección, alentamos a las personas que requieran adaptaciones relacionadas con discapacidad u otra asistencia de accesibilidad, a que nos contacten. Envíe sus solicitudes por correo electrónico a global.inclusion@wfp.org. Al recibir su correo electrónico, el equipo de Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) se comunicará con usted para discutir sus necesidades de manera confidencial y brindarle apoyo. El PMA está comprometido con proporcionar una experiencia de reclutamiento que respete y responda a las necesidades únicas de cada candidato y candidata.

Última fecha para hacer su aplicación: 22 de febrero 2024

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