Assistant(e) Administratif(ve)

negotiable / YEAR Expired 2 months ago
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JOB DETAIL

assignment(s)

Open recruitment (advertised)

Advertisement end date:18/03/2024

General

Description of assignment title

Assistant(e) Administratif(ve)

Assignment country

Senegal

Expected start date

25/03/2024

Sustainable Development Goal

11. Sustainable cities and communities

Volunteer category

National UN Volunteer Specialist

Host entity

UN-HABITAT SEN

Type

Onsite

Duration

12 months (with possibility of extension)

Number of assignments

1

Duty stations

Dakar

Details

Mission and objectives

Le Programme des Nations unies pour les Établissements humains (ONU-Habitat) est mandaté par l’Assemblée générale pour promouvoir des villes socialement et écologiquement durables en vue de garantir un logement convenable pour tous. ONU-Habitat cordonnera les efforts de plaidoyer pour sensibiliser aux problèmes d’urbanisation durable ; fournir des conseils stratégiques fondés sur des données probantes ; renforcer les capacités des différents acteurs sur le territoire ; développer des outils, des normes et des standards basés sur les meilleures pratiques ; travailler sur des projets pilotes et fournir une assistance aux gouvernements nationaux, aux autorités locales et à d’autres institutions publiques chargées des questions urbaines. Pour lui permettre de répondre aux défis et aux opportunités des établissements humains du 21e siècle d’une manière plus holistique, et également pour répondre à l’un des besoins les plus importants dans les pays en développement, ONU-Habitat travaille avec les États membres pour développer et faciliter la mise en œuvre d’une approche intégrée plus systématique créant de meilleures conditions de vie urbaines, en ne laissant personne de côté. L’objectif global est de promouvoir des solutions innovantes pour s’occuper des causes profondes des dysfonctionnements de l’urbanisation. L’approche inclusive pour faire avancer la transformation structurelle et un mécanisme bien coordonné pour générer une urbanisation durable et intelligente est au centre des efforts visant à améliorer l’accès à des abris décents et à des logements abordables dans les établissements humains fragiles, post-conflit et pacifiques.

Context

ONU-Habitat accompagne les gouvernements et autorités publiques dans la définition, l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi de projets innovants visant à produire des villes plus sûres, résilientes, inclusives et durables. Le portefeuille actuel d’ONU-Habitat s’élargit au Sénégal, avec quelques projets déjà en œuvre et de nombreux à venir. L’agence déploie des projets rassemblant les unités sectorielles du siège et les équipes-pays à l’action plus transversale, mais aussi les acteurs publics et les acteurs du domaine privé, les ONG et les populations etc. L’agence soutient le Sénégal à plusieurs niveaux : – Au niveau local : ONU-Habitat porte des projets d’amélioration des bidonvilles, de planification participative pour la résilience urbaine avec l’outil CityRAP, de co-production des espaces publics avec les jeunes de la ville secondaire de Bargny grâce aux outils numériques ; – A l’échelle nationale : ONU-Habitat soutient le gouvernement Sénégalais dans l’élaboration de sa Politique Nationale d’Urbanisation, mais aussi dans l’élaboration d’une feuille de route pour un secteur du bâtiment et de la construction plus durable ; – A l’échelle sous-régionale : le Sénégal fait partie d’une part des sept (07) pays sélectionnés par ONU-Habitat dans l’élaboration de la Stratégie de Développement Spatiale pour le Sahel, soutenue par le PNUD, et d’autre part de l’initiative pour la mise en place d’un Centre d’Excellence pour l’Habitat pour l’espace de l’UEMOA. Pour la bonne mise en œuvre de ces projets, il sera nécessaire de mener de nombreuses procédures administratives liées au recrutement de consultants/fonctionnaires, à la contractualisation à la fois avec les diverses branches d’ONU-Habitat mais aussi avec des partenaires de mise en œuvre et autres autorités gouvernementales, ou encore liées au lancement, au suivi, au reporting et à la finalisation des processus financiers. Ainsi, le Bureau Régional pour l’Afrique (ROAf) recherche un.e assistant.e administratif(ve) en appui pour effectuer les tâches d’ordre administratif pour le compte du bureau pays du Sénégal.

Task description

Sous la supervision du Chef d’Agence pour le Sénégal ou de son représentant, l’assistant.e administratif(ve) est chargé.e d’initier, de suivre, de rapporter et de finaliser les procédures administratives et financières des projets en cours ou à venir et sera responsable des tâches suivantes : Gestion des ressources humaines • Prend connaissance des procédures et de l’organisation administrative d’ONU-Habitat et du Système des nations Unies au Sénégal ; • Initie, traite, surveille, examine et assure le suivi des actions liées à l’administration des activités de ressources humaines du bureau ; • Saisit, conserve et certifie les données administratives, les documents justifiant toute procédure, tout paiement, tout achat, les budgets des différents projets et du bureau de manière générale, etc. dans les systèmes d’information électroniques ; • Fournit des conseils et des orientations au personnel en ce qui concerne les procédures, processus et pratiques administratifs, en assurant la liaison avec les services administratifs centraux (ainsi que ceux du PNUD) si nécessaire ; • Maintient et examine les tableaux d’effectifs organisationnels ; imprime et examine les rapports UMOJA. Budget et Administration générale des Finances • Surveille l’état des dépenses et des allocations via UMOJA, enregistre les variations, met à jour les tableaux budgétaires ; • Consolide les données reçues et fournit un soutien au personnel de niveau supérieur en ce qui concerne les examens budgétaires des organes intergouvernementaux et d’experts pertinents ; • Examine l’état des dépenses pertinentes et compare avec le budget approuvé ; • Examine les demandes de biens et de services pour s’assurer (a) que les objets de dépense corrects ont été facturés et (b) la disponibilité des fonds ; • Aide à la préparation des soumissions de performance budgétaire ; • Prépare des tableaux statistiques et des rapports financiers standard. Administration générale • Prépare, traite et assure le suivi des arrangements administratifs et des formulaires liés aux voyages officiels du personnel ; • Rédige les correspondances pour le bureau sur la base des documents/informations fournies par l’équipe de programme ; • Tenir à jour les dossiers des règles, règlements, instructions administratives et autres documents connexes ; • Maintient à jour les fichiers des unités de travail (papier et électronique) ainsi que le suivi et recensement des biens appartenant au bureau d’ONU-Habitat pour le Sénégal ; • Coordonne étroitement avec les unités de service et communique fréquemment avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain ; • Exécute d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins, par exemple, programme de voyage opérationnel ; surveiller les comptes et les paiements aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services ; planification de l’espace physique du bureau ; identification des besoins en bureautique et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organise et coordonne les arrangements administratifs pour les séminaires, les conférences et les traductions. Administration des contrats • Aide à l’administration quotidienne des contrats entre ONU-Habitat et les sous-traitants externes pour les services externalisés ; • Revoit, amende et suit le respect des obligations spécifiées dans tout document juridique (conventions, letters of exchange, accords de coopération, etc.), recenser les dates clés de ces documents (entrée en vigueur, dates de paiement des tranches financières, date d’expiration, processus d’extension etc.) ; • Vérifie les factures des entrepreneurs par rapport aux biens et services fournis par l’entrepreneur et approuvés par ONU-Habitat ; • Traite le paiement des factures des entrepreneurs et surveille les paiements ; • Prépare et traite tous les formulaires et autorisations d’ONU-Habitat pour le personnel contractuel et de travail du bureau pays, y compris les laissez-passer, les badges d’identification des Nations Unies, les permis de stationnement de l’ONU, les badges magnétiques d’accès et les clés de porte.

Eligibility criteria

Age

27 – 80

Nationality

Candidate must be a national or legal resident of the country of assignment.

Requirements

Required experience

5 years of experience in Gestion administrative, comptabilité, secrétariat, ou tout domaine équivalent • Maîtrise obligatoire de l’anglais à un niveau professionnel (bilingue) à l’oral, à l’écrit et en compréhension, et excellente maîtrise du français à l’écrit ; • Haute maîtrise des outils bureautiques Excel, Word, PowerBI, et autres outils de gestion ; • Expérience dans l’élaboration de rapports et bilans financiers ; • Capacité/expérience à travailler en autonomie, tout en ayant un grand esprit d’esprit ; • Souhaitable : Expérience de travail avec l’administration publique et/ou le système des Nations Unies ;

Area(s) of expertise

Administration

Driving license

Languages

French, Level: Working knowledge, Required English, Level: Working knowledge, Required

Required education level

Bachelor degree or equivalent in Gestion administrative, comptabilité, secrétariat, ou tout domaine équivalent.

Competencies and values

• Responsabilité • Adaptabilité, efficacité • Capacité à gérer les situations d’urgence et de stress • Rigueur et travail consciencieux • Clarté et communication transparente sur les fonds gérés • Planification et organisation • Professionnalisme • Autonomie

Other information

Living conditions and remarks

La mission aura lieu dans la capitale du pays, Dakar, un lieu d’affectation familial (Hardship classification A) avec des missions dans la région. Dakar est une ville vivable. L’accueil et l’hospitalité spontanés des Sénégalais font partie des traits caractéristiques de ce pays d’Afrique de l’Ouest. Les conditions de vie à Dakar sont bonnes, ainsi que l’accès aux services de santé. Le vaccin contre la fièvre jaune est obligatoire et les cartes de vaccination doivent être présentées à l’entrée. Les vaccins contre la méningite à méningocoque et les hépatites A et B sont également recommandés. Les médicaments de base sont disponibles en pharmacie mais il est recommandé d’apporter des médicaments sur ordonnance spécifiques. Selon les estimations officielles de l’ANSD / RGPHAE 2023, la population de la métropole de Dakar atteint plus de 3,9 millions de personnes. La population totale du Sénégal est de 18,032,473 habitants (ANSD 2023). Le Sénégal est situé sur UTC / GMT. Le Sénégal a un climat chaud et des journées ensoleillées tout au long de l’année qui en font un lieu d’affectation confortable. Les températures diurnes avoisinent en moyenne 30 ° C. La saison des pluies se situe dans l’hémisphère nord en été / automne. La devise utilisée au Sénégal est appelée Franc CFA (XOF). Au 1er janvier 2024, le taux de change moyen est de 1 USD = 602,577 XOF. De nombreux hôtels, restaurants et entreprises au Sénégal acceptent les principales cartes de crédit internationales (Visa, MasterCard, American Express, etc.). Il est également possible de retirer de l’argent sur des distributeurs automatiques de billets présents dans toutes les grandes villes. Les installations d’hébergement sont généralement bonnes et le choix est large. Il est possible de louer des logements non meublés et meublés de 450 à 2000 USD. Les Volontaires des Nations Unies peuvent également louer et partager des logements privés, qui doivent être conformes aux normes minimales de sécurité opérationnelle des logements (MORSS). Le transport en ville peut être facilement organisé grâce aux taxis locaux. Pour entrer au Sénégal, un passeport valide est requis. Les ressortissants de la CEDEAO (Communauté économique des États de l’Afrique de l’Ouest) n’ont pas besoin de visa d’entrée. Les ressortissants d’autres pays doivent être détendeurs d’un visa d’entrée ou d’un visa de long séjour. Ils doivent contacter la représentation sénégalaise la plus proche. Les ambassades et consulats sénégalais dans divers pays d’Afrique de l’Ouest et dans d’autres parties du monde délivrent des visas avant le voyage.

Inclusivity statement

United Nations Volunteers is an equal opportunity programme that welcomes applications from qualified professionals. We are committed to achieving diversity in terms of gender, care protected characteristics. As part of their adherence to the values of UNV, all UN Volunteers commit themselves to combat any form of discrimination, and to promoting respect for human rights and individual dignity, without distinction of a person’s race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.

Note on Covid-19 vaccination requirements

Selected candidates for certain occupational groups may be subject to inoculation (vaccination) requirements, including against SARS-CoV-2 (Covid-19) in line with the applicable host entity policy

Dakar, Senegal
This job has expired.