Marco orgánico

El puesto está adscrito a la unidad de trabajo de la Dirección en la Oficina de País de la OIT para la Argentina.

Objetivo principal

Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará diversos servicios de apoyo en los ámbitos operacional y administrativo de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Estos servicios están relacionados con la prestación de apoyo administrativo y de oficina, así como de apoyo en materia de recursos humanos, finanzas, viajes y logística, y precisan de la utilización del sistema de planificación de los recursos institucionales. El/la titular del puesto trabajará de forma plenamente operacional, lo que requiere la correcta aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos a fin de recomendar el modo de proceder más adecuado en las áreas asignadas.

El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión de la dirección. Esta supervisión se centrará en la ejecución puntual de los procesos y en la calidad de los resultados. El/la titular trabajará con un relativo nivel de autonomía. El trabajo se examinará para comprobar que la normativa vigente se aplica correctamente.

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan proyectos y de la sede para proporcionar apoyo en los ámbitos operacional y administrativo y compartir información sobre los procesos y procedimientos especializados para la prestación de servicios. El/la titular del puesto mantendrá contactos con diversas unidades orgánicas para iniciar solicitudes de acciones administrativas, obtener las correspondientes autorizaciones, procesar esas acciones administrativas y darles seguimiento.

A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con sus homólogos en organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales, embajadas, misiones permanentes y autoridades competentes, a fin de solicitar o proporcionar la información necesaria para ultimar las cuestiones pendientes. El/la titular del puesto también mantendrá contactos con los proveedores de servicios para el seguimiento de las cuestiones pendientes.

Funciones y responsabilidades fundamentales

En función de las necesidades y prioridades de la Oficina a la que esté adscrito el puesto, el/la titular prestará servicios en el marco de las siguientes tareas:

1. Proporcionar una serie de servicios de apoyo en los ámbitos administrativo y/u operacional. Contribuir al funcionamiento fluido y eficiente de la unidad de trabajo evaluando las necesidades, organizando y ejecutando las tareas que se le asignen en función de estas necesidades y proponiendo mejoras en los procesos de trabajo.
2. Preparar, redactar y ultimar la correspondencia general y administrativa y efectuar un control de calidad de los documentos salientes, comprobando la exactitud de la información que contienen, la gramática, el estilo y su conformidad con la normativa aplicable. Hacer traducciones informales.
3. Llevar el plan de viajes oficiales de la unidad de trabajo. Ocuparse de los trámites de viaje y alojamiento, coordinar los requisitos en materia de visados y seguridad y procesar las transacciones administrativas.
4. Iniciar y procesar acciones administrativas relacionadas con los recursos humanos y las finanzas y darles seguimiento, comprobando que la información se ajusta a la normativa aplicable. Introducir datos completos en el sistema de planificación de los recursos institucionales. Desempeñar otras funciones de apoyo en materia de recursos humanos y finanzas cuando corresponda. Hacer las gestiones necesarias para la llegada y/o partida de personal, incluidos viajes, autorizaciones de seguridad, visados, transporte de efectos personales y otras prestaciones y derechos, y ocuparse del seguimiento de dichos trámites con las autoridades correspondientes cuando proceda.
5. Realizar las operaciones necesarias para que pueda procederse a autorizar gastos y efectuar desembolsos. Preparar aportaciones, generar informes y extraer y compilar datos para sustentar la utilización óptima del presupuesto y la preparación de la documentación relacionada con el programa y presupuesto y el plan de trabajo.
6. Coordinar y proporcionar una serie de servicios de apoyo administrativo y financiero para reuniones, talleres y otros eventos. Asegurar la preparación, traducción, publicación y divulgación puntuales de los documentos, presentaciones, archivos de información y materiales conexos. Redactar actas y hacer un seguimiento de la aplicación de las decisiones adoptadas.
7. Asegurar el mantenimiento, la accesibilidad y la eficiencia de los sistemas de archivo de la unidad de trabajo. Actualizar los sitios web y las bases de datos. Recopilar, consolidar y presentar información / datos sobre temas específicos.
8. Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices administrativos y compartir la información con el personal, aportando aclaraciones adicionales, siempre que se requiera. Proporcionar orientaciones a los miembros del personal con menos experiencia, según lo requieran las normas y procedimientos de trabajo aplicables.
9. Desempeñar y/o coordinar otras tareas administrativas generales, como las relacionadas con los registros de asistencia y de licencias, los espacios de oficina, el registro, el inventario y las adquisiciones.
10. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

sección opcional (solo si necesario)

Cuando se trate del puesto de Asistente del Director/a, además de varias de las tareas antes mencionadas, el/la titular del puesto también tendrá los cometidos siguientes:

1. Proporcionar y/o coordinar una serie de servicios de apoyo de oficina y administrativos, para ayudar al/a la Director/a a asegurar el funcionamiento fluido de la Oficina. Mantenerse informado/a de los eventos y actividades importantes de la Oficina e informar al personal concernido.
2. Actualizar y mantener la agenda del/ de la Director/a. Filtrar y programar sus citas en función del grado de urgencia y de prioridad. Coordinar las peticiones de visitas de alto nivel y establecer programas de información. Recibir a los visitantes y responder a las consultas en persona, por teléfono o por correo electrónico en los plazos debidos.
3. Examinar la correspondencia y las peticiones recibidas, incluidas las de índole confidencial y delicada, y proporcionar información de referencia para anticiparse a las necesidades del/de la Director/a, asegurándose de que las cuestiones importantes se señalan de inmediato a su atención. Preparar y/o examinar la correspondencia para la firma del Director/a, velando por el cumplimiento de la normativa aplicable.
4. Asegurar el seguimiento eficaz y oportuno de las peticiones de información, instrucciones y otras acciones procedentes de la Oficina del/de la Director/a, contactando al personal interesado cuando corresponda.
5. Mantener contactos con ministros, funcionarios gubernamentales, organizaciones de empleadores y de trabajadores, instituciones nacionales y/o regionales y subregionales, organismos de las Naciones Unidas y otras organizaciones internacionales y miembros del cuerpo diplomático, y mantener al día las listas de contactos correspondientes.
6. En su calidad de punto focal del sistema de gestión de talentos en la Oficina, apoyar al/a la Director/a con medidas para mejorar el cumplimiento de los distintos módulos del sistema, llevando un control de la situación relativa al cumplimiento por parte del personal en la Oficina y haciendo un seguimiento con los responsables y el personal concernidos cuando proceda. Proporcionar orientaciones y apoyo de primer nivel, remitiendo las cuestiones más complejas al siguiente nivel, generar informes al respecto y darles seguimiento cuando corresponda.

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Requisitos mínimos

Formación

Estudios secundarios completos.

Experiencia

Un mínimo de cinco años de experiencia laboral en tareas de administración general y apoyo de oficina. Experiencia de trabajo con un sistema de planificación de recursos institucionales.

Idiomas

Excelente dominio del español y muy buen dominio del inglés oral y escrito.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Conocimiento general de las áreas de apoyo de oficina y operacional.
Conciencia de la naturaleza de los programas y actividades de la OIT.
Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Eficiencia en la prestación de apoyo administrativo para la organización de reuniones y otros eventos.
Capacidad para buscar, extraer y compilar información de fuentes múltiples.
Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos.
Aptitudes de redacción.
Aptitudes analíticas y capacidad para prestar atención a los detalles.
Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales.
Aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.