Especialista de Administración y Planificación de Recursos

Ubicación: Panamá

El Grupo BID es una comunidad de personas diversas, versátiles y apasionadas, unidas para mejorar vidas en América Latina y el Caribe. Quienes trabajan con nosotros encuentran un propósito y hacen lo que más les gusta en un entorno inclusivo, colaborativo, ágil y gratificante.

Acerca de este puesto de trabajo

Estamos buscando un profesional con fuertes habilidades de liderazgo, planificación estratégica, innovación y atención al cliente para cumplir con la función de Especialista de Administración y Planificación de Recursos. Las labores a desempeñar incluyen la administración de personal, gestión por resultado, presupuesto, manejo financiero y contable, y la administración de la oficina en general, asegurando el uso eficiente de los recursos asignados para el cumplimiento de los objetivos del Banco en el país.

Trabajarás en la Representación de Panamá, bajo el Departamento de Países de Centroamérica, Haití, México, Panamá y República Dominicana (CID), el cual es responsable de liderar el diálogo estratégico y la programación en estos países para el Grupo BID.

Esto es lo que harás

Planificación Estratégica y Gestión del Cambio:

• Servir como experto(a) de la Oficina de Panamá en temas de Planificación y Administración de Recursos (planificación estratégica, gestión del cambio, recursos humanos, presupuesto o finanzas, etc.), trabajando estrechamente con la Gerencia de CID.
• Oficiar como un(a) agente del cambio, identificando oportunidades para mejorar el desempeño de la Representación de Panamá, mitigando riesgos, proponiendo iniciativas innovadoras y coordinando la comunicación, la implementación y el monitoreo de dichas iniciativas.
• Liderar y/o apoyar actividades relacionadas con la gestión del cambio, identificar partes interesadas clave, respaldar el diseño y la entrega de programas de capacitación y planes de enseñanza, evaluar el impacto de los cambios y proponer acciones preventivas y de mitigación y preparar informes relevantes y análisis para la toma de decisiones.
• Fomentar la colaboración entre el personal en diferentes áreas funcionales e identificar necesidades corporativas.
• Proporcionar asesoramiento en materia de gestión del cambio, en relación con la cultura y los procesos organizacionales, la transformación digital y los sistemas corporativos de tecnología de la información.
• Apoyar el desarrollo de una forma de pensar ágil y adaptativa dentro de los equipos de país e incentivar la disposición a resolver problemas y probar soluciones nuevas y creativas. 

Recursos Humanos:

• Liderar y/o apoyar las acciones y actividades de Recursos Humanos en colaboración con la Gerencia de CID y el Departamento de Recursos Humanos.
• Gestionar los procesos de selección y reclutamiento de personal nacional, consultores y contratistas para la Representación.
• Facilitar la integración de nuevo personal, identificar sus necesidades y proveer soluciones.
• Proporcionar asesoramiento en materia de procedimientos y políticas de recursos humanos, mejora del clima laboral, equilibrio entre el trabajo y la vida personal y resolución de conflictos.
• Proporcionar asesoramiento sobre leyes y regulaciones laborales nacionales, derechos, privilegios e inmunidades del Grupo BID y sus empleados, en concordancia con el acuerdo firmado entre el Grupo BID y Panamá, en coordinación con las autoridades nacionales.
• Promover la diversidad y la inclusión en todo lo que hacemos.
• Supervisar, entrenar y brindar tutoría a miembros jóvenes del personal que se encuentren en la Representación en todos los temas relacionados con la planificación y administración de recursos. 

Presupuesto y Finanzas:

• Liderar la planificación estratégica, la ejecución y el monitoreo de los recursos financieros disponibles en la Representación; la identificación de las necesidades de bienes y servicios; definición de metas e indicadores para monitorear el desempeño anual y la preparación de informes para revisión de la administración.
• Liderar el ciclo de preparación y monitoreo del presupuesto administrativo.
• Realizar revisiones periódicas del desempeño del presupuesto, anticipar y comunicar las desviaciones de manera oportuna.
• Implementar controles internos que aseguren la correcta contabilidad de ingresos y gastos.
• Supervisar los pagos y otros asuntos financieros/contables.
• Proporcionar asesoramiento sobre políticas y procedimientos presupuestarios y financieros-contables.
• Garantizar la optimización y priorización de recursos financieros.
• Liderar y/o apoyar mejoras de los procesos y sistemas presupuestarios y financieros para una mayor eficiencia.

Gestión Corporativa:

• Liderar todas las tareas relacionadas con la gestión corporativa de la Representación, en coordinación con el Departamento de Presupuesto y Servicios Administrativos. Esto incluye: adquisiciones corporativas, servicios financieros, gestión de archivo, programa de sostenibilidad, gestión de viajes, entre otras tareas corporativas.
• Gestionar las adquisiciones corporativas para la Representación, incluidos los procesos de planificación, licitación, ejecución y análisis de contratos para maximizar la eficiencia operativa y minimizar los riesgos financieros.
• Administrar las instalaciones de la Representación para asegurar que cumplan con las necesidades corporativas y proporcionen un entorno saludable para los clientes y el personal.
• Coordinar y supervisar el programa anual de mantenimiento preventivo y sustitución de activos fijos para garantizar el óptimo funcionamiento de las instalaciones de oficinas.
• Liderar la implementación del plan de seguridad y gestión de crisis para la representación y sus empleados. Supervisar las actividades de gestión de archivos, asegurando el control eficiente y sistemático, y el monitoreo de la información/documentación de la representación.
• Respaldar a los usuarios en esta área y proporcionar capacitación si fuere necesario.
• Liderar el desarrollo y la implementación del Programa Corporativo de Sostenibilidad.
• Supervisar la logística de eventos oficiales e implementar mejores prácticas.