UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Pour chaque enfant, un soutien.

Comment pouvez-vous faire un impact ?

L’UNICEF travaille en Mauritanie pour venir en aide aux enfants les plus vulnérables, notamment pour qu’ils aient accès à des services de santé, une alimentation, de l’eau et une éducation de qualité et qu’ils grandissent protégés contre la violence et l’exploitation, d’où qu’ils soient et où qu’ils vivent.

Contexte organisationnel de l’emploi :

L’assistant(e) administratif(ve) GS5 fait partie d’une équipe dirigée: Un Adminsitrative Officer, NOA pour le poste basé a Nouakchott et  par un chef de bureau Zone,  NOC, pour le poste basé a Kiffa.

Sous la supervision et les conseils du Administrative Officer, NOA pour le poste de Nouakchott/ Chef du Bureau Zone, NOC, pour le poste de Kiffa,  l’assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) de l’exécution d’une grande variété de tâches de routine et certaines sont spécialisées pour la section concernée, ce qui nécessite une connaissance approfondie des procédures, des processus et des politiques administratives de l’UNICEF.

Fonctions clés, responsabilités et tâches/tâches connexes:

Suivi budgétaire:

1. Suivre les budgets et les dépenses financières de l’administration/bureau zone, veiller au respect des règles et règlements de l’UNICEF, tenir le superviseur informé et conseillé sur les mesures à prendre pour la prise de décision et le suivi.
2. Fournir un soutien à la révision et à la préparation du budget, à l’état d’avancement de la mise en œuvre, à la détermination de l’utilisation des fonds, à la clôture opérationnelle et financière.
3. Établir et tenir à jour des dossiers, des documents et des plans de contrôle pour le suivi budgétaire de l’exécution des projets et programmes.
4. Effectuer des transactions dans VISION relatives aux subventions pour sa section, telles que l’enregistrement des allocations de subventions et le suivi des subventions de programme arrivant à expiration.

Planification de bureau et gestion de projet:

1. S’assurer de la disponibilité d’informations et de données opportunes, complètes et exactes pour la préparation des plans de travail de l’administration/bureau de zone et des plans de gestion de projet.
2. Entreprendre des recherches fondamentales et effectuer des analyses comparatives des données relatives aux projets et aux programmes.
3. Surveiller la mise en œuvre des projets par rapport aux jalons établis et formuler des recommandations pour améliorer les performances.
4. Permet d’assurer le respect en temps opportun des délais convenus.
5. Assurer la coordination de l’examen de l’exhaustivité des rapports de données contenant des informations clés sur le suivi et l’évaluation.

Approvisionnement:

1. Guider les gestionnaires dans le processus d’APC/ASS conformément aux politiques et directives émises par la RFA, la division de l’approvisionnement et le DHR.
2. Facilite le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes qui fournissent un service à l’admnistration/bureau de zone. Cela comprend la préparation et le dépôt de documents, le remplissage des formulaires et des modèles nécessaires, le téléchargement des mandats dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires.
3. Tenir à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.

Communications et flux de travail:

1. Facilite les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
2. Gère la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.
3. Communiquer des informations courantes et non routinières concernant le travail de l’équipe.
4. Établir et maintenir les systèmes de classement et de référence du bureau, tant traditionnels que numériques ; et s’assure que les sites Web inter/intra-net sont à jour et exacts.

Gestion du calendrier, des réunions et de la correspondance:

1. Tenir à jour le calendrier de l’administration/bureau de zone et organiser les réunions.
2. Rédiger les procès-verbaux des réunions, en veillant à l’exactitude, au souci du détail et à la cohérence.

Evénementiel/Logistique:

1. Soutenir les activités de renforcement des capacités et les reunionsen prenant les dispositions logistiques, en collaborant avec les facilitateurs, les traiteurs et les hôtels.
2. Organiser les horaires en assurant la liaison avec les participants en rapport avec les  disponibilités.
3. Assurer la liaison avec les points focaux budgétaires et la section sur les coûts et les besoins.
4. Préparer les documents d’information à l’intention des participants et télécharger les documents approuvés sur l’intranet.
5. Préparer et tenir à jour l’ordre du jour des réunions et des événements liés aux engagements .

Voyage:

1. Fournir un appui au voyage des membres du personnel ddu bureau pour les préparatifs de voyage et les droits en fonction des règles et des politiques de l’organisation. Assurer la liaison avec les points focaux de voyage concernés pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
2. Informer/débriefer les membres du personnel sur les questions relatives aux questions administratives connexes telles que les visas, les habilitations de sécurité et les procédures de documentation.
3. Extraire, saisir, tenir à jour et vérifier l’exactitude des registres de voyage dans le système de voyage de l’organisation afin d’assurer l’exactitude des transactions liées aux frais de déplacement et aux déplacements du personnel.
4. Aider à l’établissement des budgets relatifs aux frais de déplacement et tenir à jour les plans de voyage et les dossiers de contrôle budgétaire.
5. Surveiller la certification des voyages et faire des rapports à l’équipe.

Traitement des factures:

1. Collecter des factures et archiver les documents pour approbation et, par la suite, traiter dans VISION.
2. Télécharger les fichiers électroniques et vérifie les résultats dans le système.
3. Répondre à l’état des transactions des prestataires et à d’autres demandes de renseignements.

 Fournitures/Équipement:

1. Prendre en charge la gestion des fournitures administratives, de l’équipement de bureau et la mise à jour de l’inventaire des articles.
2. Surveiller et superviser l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S’assurer que les services et l’entretien des locaux sont conformes aux normes organisationnelles.
3. Organiser l’achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.

Fréquentation:

1. Maintenir et mettre à jour un système de surveillance de l’absence du personnel.

Pour être considéré comme un champion de la cause de chaque enfant, vous devez…

Education:

Un diplôme d’études secondaires est exigé, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés à la gestion administrative, à la logistique, à l’approvisionnement, des transports ou à un domaine connexe.

Expérience professionnelle:

– Un minimum de 5 ans d’expérience pertinente en gestion administrative, logistique, approvisionnement ou tout autre domaine connexe.

– Un diplôme de licence dans le domaine de la gestion administrative, logistique, approvisionnement ou tout autre domaine connexe  peut remplacer trois ans d’expérience professionnelle.

– Un master dans le domaine de la gestion administrative, logistique, approvisionnement ou tout autre domaine connexepeut remplacer deux années supplémentaires.

-Une experience dans les Nations Unies/UNICEF serait un atout;

Compétences linguistiques :

La maîtrise du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (arabe, chinois, français, russe ou espagnol) ou d’une langue locale est un atout.

Pour chaque enfant, vous démontrez…

Les valeurs fondamentales (CRITAS) déterminent tout ce que nous faisons et comment nous le faisons. Découvrez notre Charte des valeurs: https://uni.cf/UNICEFValues

Valeurs fondamentales:

– Bienveillance

– Respect

– Intégrité

– Confiance

– Responsabilité

– Durabilité

Compétences fonctionnelles:

1. Fait preuve de conscience de soi et de conscience éthique (1)
2. Travaille en collaboration avec d’autres personnes (1)
3. Établir et maintenir des partenariats (1)
4. Innover et accepter le changement (1)
5. Pense et agit de manière stratégique (1)
6. Volonté d’obtenir des résultats percutants (1)
7. Gère l’ambiguïté et la complexité (1)

Au cours du processus de recrutement, nous testons les candidat(e)s en suivant le cadre de compétences. Familiarisez-vous avec notre cadre de compétences et ses différents niveaux: competency framework here.

Remarques:

L’UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de son personnel et encourage tous les candidats, sans distinction de sexe, de nationalité, de religion ou d’origine ethnique, y compris les personnes vivant avec un handicap, à postuler pour rejoindre l’organisation. Nous offrons un large éventail d’avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses pour l’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L’UNICEF encourage vivement le recours à des modalités de travail flexibles.

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard toute conduite jugée incompatible avec son mandat et avec les normes de conduite des fonctionnaires des Nations Unies, notamment l’abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tout(e) candidat(e) considéré(e) pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents et devra adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et de l’historique de carrière. Les candidat(e)s sélectionné(e)s peuvent être tenu(e)s de fournir des informations supplémentaires pour effectuer cette vérification.

              Les candidatures féminines et celles des personnes vivant avec un handicap sont vivement encouragées.

                               Cliquez sur le lien suivant  pour voir la vidéo : https://uni.cf/47mx4rI

UNICEF is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages all candidates, irrespective of gender, nationality, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of the organization.

We offer a wide range of benefits to our staff, including paid parental leave, breastfeeding breaks and reasonable accommodation for persons with disabilities. UNICEF strongly encourages the use of flexible working arrangements.

UNICEF has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UNICEF, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. UNICEF also adheres to strict child safeguarding principles. All selected candidates will be expected to adhere to these standards and principles and will therefore undergo rigorous reference and background checks. Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check.

Mobility is a condition of international professional employment with UNICEF and an underlying premise of the international civil service.

Only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process.