NICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Pour chaque enfant, un soutien.

Comment pouvez-vous faire un impact ?

L’UNICEF travaille en Mauritanie pour venir en aide aux enfants les plus vulnérables, notamment pour qu’ils aient accès à des services de santé, une alimentation, de l’eau et une éducation de qualité et qu’ils grandissent protégés contre la violence et l’exploitation, d’où qu’ils soient et où qu’ils vivent.

Contexte organisationnel du poste:

L’Associé (e) a l’Administration est sous la supervision du Responsable de L’administration NOA.  L’associé administratif est responsable des communications spécialisées et procédurales, ainsi que des services de soutien opérationnel et administratif.

Objectifs du Poste:

Sous la supervision et l’orientation du superviseur, l’Associé(e) à l’Administration est chargé(e) d’exécuter un large éventail de tâches administratives procédurales et spécialisées pour les Operations et toutes les sections programmatiques du bureau, ce qui nécessite une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratives de l’UNICEF.

Fonctions clés, responsabilités et tâches connexes:

Suivi budgétaire:

1. Suivre les budgets et les dépenses financières de l’adminstration, veiller au respect des règles et règlements de l’UNICEF, tenir le superviseur informé et conseillé sur les mesures à prendre pour la prise de décision et le suivi.
2. Fournir un soutien à la révision et à la préparation du budget, à l’état d’avancement de la mise en œuvre, à la détermination de l’utilisation des fonds, à la clôture opérationnelle et financière.
3. Établir et tenir à jour des dossiers, des documents et des plans de contrôle pour le suivi budgétaire de l’exécution des projets et programmes.
4. Effectuer des transactions dans VISION relatives aux contrats de prestataires, faire un suivi régulier avant expiratio

Gestion du patrimoine et des véhicules:

1. S’assurer de faire un suivi du patrimoine de l’organisation de l’acquittions a la fin de vie.
2. S’assurer de l’entretien des bâtiments afin d’assurer un espace sécuriser, adéquate et agréable de travail pour tous les collaborateurs.
3. Assurer la coordination avec les bureaux de terrain et les antennes.
4. S’approprier les nouveaux outils de gestion et former les collègues sur leurs utilisations.

Approvisionnement:

1. Appuyer à l’identification des prestataires de services communs en draftant les réquisitions et en faisant un suivi régulier des besoins
2. Faciliter le traitement des contrats pour les Prestataires et les partenaires externes qui fournissent un service à la section.
3. Tenir à jour un suivi régulier des contrats de Prestataire pour éviter les gaps.

Communications et flux de travail:

1. Faciliter les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
2. Gèrer la correspondance entrante et sortante, les courriels, lettre d’invitations et notes verbales.
3. Communiquer des informations courantes et non routinières concernant le travail de l’équipe.
4. Établir et maintenir les systèmes de classement et de référence du bureau, tant traditionnels que numériques ; et s’assure que les sites Web inter/intranet sont à jour et exacts.

Gestion du calendrier, des réunions et de la correspondance:

1. S’assurer de la mise a disposition des salles de réunion équiper et adapter pour les réunions
2. Rédiger les procès-verbaux des réunions en veillant à l’exactitude, au souci du détail et à la cohérence.

Événements/logistique:

• Soutenir les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en s’engageant auprès des facilitateurs, des traiteurs et des hôtes.
• Organiser les horaires en se mettant en rapport avec les participants pour connaître leurs disponibilités.
• Assurer la liaison avec les points focaux du budget et la section en ce qui concerne les coûts et les besoins.
• Préparer des documents d’information pour les participants et télécharger les documents préparés sur l’intranet.
• Préparer et tenir à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.

Travel:

• Fournir une assistance aux membres du personnel en ce qui concerne l’organisation des voyages et les droits y afférents, conformément aux règles et politiques de l’organisation. Assurer la liaison avec les agences de voyage en matière de voyages afin de veiller à ce que l’organisation obtienne le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
• Informer les membres du personnel sur les questions administratives connexes telles que les visas, les habilitations de sécurité et les procédures de documentation.
• Extraire, saisir, tenir à jour et vérifier l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation afin de garantir l’exactitude des transactions relatives aux frais de voyage et aux voyages du personnel.
• Faire un suivi régulier de la clôture des dossiers de voyage dans SAP dans les 15 jours après le retour de chaque voyageur
• Se former et s’assurer de former les collègues sur les nouveaux outils de traitement des voyages comme le Humanitarian booking, Fiori etc.

Gestion de la flotte et supervision des chauffeurs:

• S’assurer du maintien d’une flotte bien entretenu et suivi
• Maintenir la communication avec les garages, tirer les rapports de réparation et d’entretien des véhicules
• Superviser les chauffeurs, les évaluer et les orienter selon les règles et procédures en la matière
• Gérer le carburant pour les activités programmatique et les missions sur le terrain.

Traitement des factures:

• collecter les factures et classer des documents en vue de leur approbation et de leur traitement par les finances.
•  Effectuer des recherches sur des paiements passes et aidera au développement de budget.
• Répondre à l’état des transactions des clients et à d’autres demandes de renseignements.

Fournitures/équipement:

• Soutenir la gestion des fournitures administratives et du matériel de bureau, et mettre à jour l’inventaire des articles.
• contrôler et superviser l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. Veiller à ce que les services et l’entretien des locaux soient conformes aux normes de l’organisation.
• Organiser l’achat et la distribution en temps utile des fournitures de bureau.

Pour être considéré comme un champion de la cause de chaque enfant, vous devez…

Education:

– Un diplôme d’études secondaires est exigé, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés à la gestion administrative, à la logistique, à l’approvisionnement ou à un domaine connexe.

Expérience professionnelle:

– Un minimum de 6 ans d’expérience pertinente en gestion administrative, logistique, approvisionnement ou tout autre domaine connexe

– Un diplôme de licence dans le domaine de la gestion administrative, logistique, approvisionnement ou tout autre domaine connexe  peut remplacer trois ans d’expérience professionnelle.

– Un master dans le domaine de la gestion administrative, logistique, approvisionnement ou tout autre domaine connexepeut remplacer deux années supplémentaires.

–Compétences linguistiques :

– La maîtrise du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (arabe, Anglais, chinois, français, russe ou espagnol) ou d’une langue locale est un atout.

Pour chaque enfant, vous démontrez…

Les valeurs fondamentales (CRITAS) déterminent tout ce que nous faisons et comment nous le faisons. Découvrez notre Charte des valeurs: https://uni.cf/UNICEFValues

Core Values:

– Bienveillance

– Respect

– Intégrité

– Confiance

– Responsabilité

– Durabilité

Compétences fonctionnelles:

1. Nourrir, diriger et gérer les personnes (1)
2. Fait preuve de conscience de soi et de conscience éthique (2)
3. Travaille en collaboration avec d’autres personnes (2)
4. Établir et maintenir des partenariats (2)
5. Innover et accepter le changement (2)
6. Pense et agit de manière stratégique (2)
7. Volonté d’obtenir des résultats percutants (2)
8. Gère l’ambiguïté et la complexité (2)

Au cours du processus de recrutement, nous testons les candidat(e)s en suivant le cadre de compétences. Familiarisez-vous avec notre cadre de compétences et ses différents niveaux: competency framework here.

Remarques:

L’UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de son personnel et encourage tous les candidats, sans distinction de sexe, de nationalité, de religion ou d’origine ethnique, y compris les personnes vivant avec un handicap, à postuler pour rejoindre l’organisation. Nous offrons un large éventail d’avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses pour l’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L’UNICEF encourage vivement le recours à des modalités de travail flexibles.

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard toute conduite jugée incompatible avec son mandat et avec les normes de conduite des fonctionnaires des Nations Unies, notamment l’abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tout(e) candidat(e) considéré(e) pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents et devra adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et de l’historique de carrière. Les candidat(e)s sélectionné(e)s peuvent être tenu(e)s de fournir des informations supplémentaires pour effectuer cette vérification.

              Les candidatures féminines et celles des personnes vivant avec un handicap sont vivement encouragées.

                               Cliquez sur le lien suivant  pour voir la vidéo : https://uni.cf/47mx4rI

UNICEF is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages all candidates, irrespective of gender, nationality, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of the organization.

We offer a wide range of benefits to our staff, including paid parental leave, breastfeeding breaks and reasonable accommodation for persons with disabilities. UNICEF strongly encourages the use of flexible working arrangements.

UNICEF has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UNICEF, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. UNICEF also adheres to strict child safeguarding principles. All selected candidates will be expected to adhere to these standards and principles and will therefore undergo rigorous reference and background checks. Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check.

Mobility is a condition of international professional employment with UNICEF and an underlying premise of the international civil service.

Only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process.