Associé (e) administratif(ive) et financier(e) en appui aux projets de l’unité de gouvernance locale et développement local
JOB DETAIL
Job Purpose and Organizational Context
2. Office/Unit/Project Descriptio
Le PNUD est le réseau mondial de développement du système des Nations Unies. Le PNUD prône le changement et relie les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à se construire une vie meilleure. Présent dans 177 pays et territoires, le PNUD offre une perspective mondiale et des connaissances locales aux peuples et aux nations.
La mission du PNUD au Maroc est double. Par son expertise internationale, il propose au gouvernement marocain des analyses et des solutions adaptées aux défis des solutions de développement. En outre, le PNUD joue un rôle fédérateur dans la mobilisation et la coordination de nombreux partenaires nationaux et internationaux autour d’un agenda commun : la réalisation des objectifs du développement durable (ODD).
Le portefeuille des programmes de développement du PNUD Maroc se concentre sur trois thèmes prioritaires :
1. Consolider le développement durable.
2. Réduire les inégalités.
3. Promouvoir la gouvernance et soutien à la mise en œuvre de la régionalisation avancée.
Sous la supervision globale du conseiller programme et directe du chargé de programme, le /la chargé (e) de la gestion administrative et financière aura pour mission d’assurer l’appui aux équipes des projets de gouvernance locale et développement local dans la gestion administrative et financière du portefeuille. Le/la titulaire de ce poste assurera les tâches suivantes :
- Gérer les dossiers du portefeuille sur le system :
- Vérifier et assister les équipes projets dans la finalisation des plans de travails annuels ;
- Appuyer les équipes projets dans l’élaboration des plans d’achats ;
- Intégrer les plans d’achats sur la plateforme électronique ;
- Préparer et opérer les révisions budgétaires conformément aux procédures du PNUD ;
- Préparer les réquisitions sur la plateforme électronique?
2. Gérer la situation financière du portefeuille :
- Gérer et suivre les demandes de payements émanant des équipes de projets (FACE) ;
- Gérer et suivre la certification des rapports financiers (CDRs) ;
- Gérer les dossiers des exonérations des TVA ;
- Actualiser les tableaux de suivi de la performance du programme
3. Gérer et organiser le travail de l’unités :
- Préparer et gérer les courriers ;
- Préparer les rencontres et les réunions et gérer les aspects organisationnels ;
- Assister dans la prise de notes et l’élaboration des comptes rendus ;
- Assurer la mise à jour et le classement des dossiers des projets ;
- Faciliter les missions sur le terrain des équipes projets.
Résultats attendus :
- Le suivi du portefeuille de la gouvernance locale et développement local est assuré efficacement et au quotidien selon une approche de gestion axée sur les résultats ;
- Le suivi administratif et financier du portefeuille de gouvernance locale et développement local est assuré ;
- La documentation des projets est bien organisée et mise à jour ;
- Les événements organisés par le programme sont réalisés avec la qualité requise ;
- Les tableaux de bords sont mis à jour et toujours actualisés.
4. Institutional Arrangement
Associé (e) administratif(ive) et financier(e) en appui aux projets reportera dans ses fonctions directement au team leader de de l’unité de gouvernance locale et développement local.
| Core | |
| Achieve Results: | LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline |
| Think Innovatively: | LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements |
| Learn Continuously: | LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback |
| Adapt with Agility: | LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible |
| Act with Determination: | LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident |
| Engage and Partner: | LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships |
| Enable Diversity and Inclusion: | LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination |
Cross-Functional & Technical competencies:
| Thematic Area | Name | Definition |
| Business Development
|
Knowledge Generation | Ability to research and turn information into useful knowledge, relevant for context, or responsive to a stated need |
| Business
Management |
Resource Management | Ability to allocate and use resources in a strategic or tactical way in line with principles of accountability and integrity |
|
Finance |
Financial Reporting and Analysis a |
Understands the benefits of integrated reporting, including non-financial resources such as human, social and intellectual capital, and environmental and governance performance |
| Business Management
|
Working with Evidence and Data
|
Ability to inspect, cleanse, transform and model data with the goal of discovering useful information, informing conclusions and supporting decision-making |
| Business
Management |
Operations
Management |
Ability to effectively plan, organize, and oversee the Organization’s business processes in order to convert its assets into the best results in the most efficient manner.
Knowledge of relevant concepts and mechanisms |
| Business
Management
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Monitoring | Ability to provide managers and key stakeholders with regular feedback on
the consistency or discrepancy between planned and actual activities and programme performance and results |
| Business
Management
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Customer
Satisfaction/Client Management
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Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs.
Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests. Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns. |
Required Skills and Experience
- Secondary Education is required or
- University degree in Economy, Finance, audit, banking, Business Administration, Social sciences, or an equivalent field will be given due consideration but not a requirement.
- Minimum of 6 years (with high school diploma) or 3 years (with bachelor’s degree) in administrative and or finance and client relationship experience at the national or international level is required.
- Experience in the use of computers and office software packages (MS Word, Excel, etc.) and internet skills
- Professional experience of working on cooperation projects with institutional players, preferably in the field of local governance and local development.
- Experience working with a UN agency in Morocco would be an advantage.
- Experience in project management.
- Good knowledge and experience of institutional players at national and local level.
- Proven ability to work in a group.
- Good organizational and communication skills/experience.
- Advanced knowledge of web-based management systems such as ERP
Languages
- Fluency in Arabic and French is required
- Knowledge of English is an asset.
