Background

THIS IS NOT A UNDP POSITION. UNDP IS ADVERTISING ON BEHALF GLOBAL FUND ATMR Principal Recipient: Kementerian Kesehatan RI

Duties and Responsibilities

IV. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Membuat Rencana Umum Pengadaan (RUP) tahunan sesuai ketentuan yang berlaku dan berkoordinasi dengan pihak terkait sesuai dengan kode anggaran.

• a. Membuat daftar usulan RUP dan anggarannya untuk mendapatkan persetujuan dari Pimpinan.
• b. Mengunggah data RUP ke aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik – Kementerian Kesehatan dan ke aplikasi keuangan Financial Management Information System (FMIS)

2. Melakukan pemantauan implementasi RUP pengadaan barang dan jasa

3. Menindaklanjuti permintaan pengadaan barang dan jasa dari unit lainnya, yang sudah dievaluasi dan disetujui oleh APR

• Melakukan verifikasi permintaan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
• Menyiapkan kebutuhan pengadaan dan berkoordinasi dengan Logistic Planning
• Mempersiapkan administrasi pengadaan barang dan jasa untuk diberikan kepada pihak terkait
• Melakukan review dan kajian terhadap pengajuan permintaan pengadaan dari PIC
• Membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dalam proses pengadaan barang dan jasa.
• Melakukan tindak lanjut proses pengadaan ke UKPBJ dan Pejabat Pengadaan setelah berproses dari PPK, termasuk barang/jasa di atas Rp 200.000.000 kepada Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa (UKPBJ).
• Melakukan tindak lanjut secara sistem di lembaga kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah (LKPP) untuk pengadaan secara e-Cataloge.
• Memantau dan memfollow-up proses pengadaan ke UKPBJ untuk pengadaan diatas Rp. 200.000.000 dan Pemilihan Langsung untuk pengadaan di bawah Rp 200.000.000.
• Melakukan tindak lanjut secara sistem keuangan di FMIS dari proses purchase requisition (PR) sampai dengan Good Receipt Note (GRN) untuk tahapan proses pengadaan
• Melakukan pemesanan dan pemilihan hotel untuk kegiatan paket meeting
• Menyiapkan kontrak pengadaan barang jasa antara Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Vendor.
• Membuat memo dan mereview dokumen penagihan barang dan jasa dari penyedia
• Membuat dan menyiapkan bahan paparan mengenai pengadaan barang dan jasa untuk pimpinan
• Membuat laporan progress pengadaan ke pimpinan

4. Melakukan verifikasi setiap transaksi di tingkat Principal Recipient, yaitu dengan cara melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen, ‘eligibility’ serta ketersediaan anggaran atas, namun tidak terbatas pada:

• Transaksi kegiatan
• Transaksi pengadaan barang/jasa

5. Memeriksa dan Menerima Pekerjaan Penyedia

• Melakukan koordinasi kelengkapan dokumen sebelum barang diterima
• Mengecek dan memastikan barang yang diperiksa sesuai dengan dokumen pengadaan
• Menerima hasil pekerjaan penyedia
• Melakukan koordinasi dengan logistic mengenai barang masuk dan proses surat bukti barang keluar

6. Pengadaan luar negeri (ATMR): Melakukan placing order, koordinasi dengan perusahaan pengiriman, bea cukai dalam negeri, melakukan pertemuan, barang yang akan disampaikan kepada kuasa hukum, prosedur yang diperlukan (misalnya, persiapan dokumen tepat waktu untuk mencegah sewa gudang atau denda)

7. Pengurusan SaaS

8. Penerbitan Keputusan Bea Cukai untuk pembebasan dari bea masuk atas barang impor dari luar negeri di Bea Cukai Kementerian Keuangan.

9. Melakukan pendampingan terhadap auditor.

• Memberikan data keuangan yang diminta oleh auditor.
• Memberikan penjelasan kepada auditor terkait verifikasi dokumen transaksi.
• Melakukan tindak lanjut atas temuan sebelum masuk ke laporan hasil pemeriksaan auditor
• Melakukan tugas lain yang diberikan oleh PMU terkait pendampingan terhadap auditor atau pihak lain yang memerlukan data/dokumen.

10. Bekerjasama dengan unit lain dalam pengajuan memo permintaan pengadaan dan pembayaran pengadaan barang dan jasa

• Melakukan koordinasi dan koreksi atas dokumen pengajuan dan pembayaran
• Koordinasi dengan unit lain atas kelengkapan dokumen.
• Mengingatkan unit lain atas kekurangan dokumen

11. Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pengadaan untuk Tim Kerja sesuai dengan kebutuhan program.

12. Mengkoordinasikan dan bekerja sama dengan tim logistik lainnya

13. Menyediakan data dan laporan untuk audit internal/eksternal sesuai kebutuhan (bulanan, semesteran, dan tahunan).

14. Mematuhi seluruh peraturan dan kebijakan organisasi

15. Mengikuti seluruh aktivitas peningkatan skill atau training

16. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan

Competencies

Kompetensi Teknis

• Penguasaan Microsoft Office (word, excel)

• Pengetahuan tentang pengadaan barang dan jasa

• Pengetahuan tentang akuntansi atau keuangan

• Pengetahuan tentang prosedur laporan keuangan

Kompetensi Inti

• Adaptasi & Kerjasama

• Akuntabilitas

• Kualitas Kerja

• Pencapaian Program

Required Skills and Experience

TID0000071136