Batch x 2 postes : Senior Receptionist Associate, (GS7), Dakar, Senegal, #A100622 & #A100623

$15,413 - $23,126 / YEAR Expired 3 weeks ago
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JOB DETAIL

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et on n’abandonne jamais !

Pour chaque enfant, un avenir

Au Sénégal, 29 organisations des Nations Unies, avec plus de 2 000 employés déménageront dans un siège, construit et équipé par le gouvernement du Sénégal, dans la nouvelle cité administrative et diplomatique de Diamniadio, située à 40 km de Dakar. Ce complexe de bureaux de près de 60 000 m2, équivalent à la taille de 28 terrains de football, est appelé à devenir un point de repère multilatéral en Afrique de l’Ouest ; et en plus des bureaux des entités des Nations Unies au Sénégal, il accueillera les bureaux régionaux et sous-régionaux de l’ONU chargés du Sahel, de l’Afrique de l’Ouest et de l’Afrique centrale.

Ce projet de la Maison des Nations Unies au Sénégal est entrepris dans le cadre de l’agenda de réforme du Secrétaire Général des Nations Unies, et dénommé l’Agenda d’Efficacité, car il vise à améliorer la qualité des services, mesurée par la satisfaction des clients, et à améliorer l’efficacité des opérations et des services administratifs en utilisant les principes de reconnaissance mutuelle pour créer un centre local de services partagés.

Dans le nouveau complexe de bureaux, les entités des Nations Unies fusionneront la prestation de certains services administratifs et disposeront d’une équipe de services dédiée, basée au sein de l’UNICEF, qui fournira ces services à toutes les organisations des Nations Unies. L’équipe de service est donc appelée l’équipe UNICEF CBO (Common Back office).

L’équipe UNICEF CBO est responsable de la conception et, par la suite, de la fourniture de services de gestion des installations, d’administration, et d’informatique de la Maison des Nations Unies de Diamniadio. Le portefeuille de de services pourrait s’élargir au fur et à mesure que l’Agenda d’Efficacité de l’ONU se développe.

Les attentes des Entités des Nations Unies, à la Maison des Nations Unies de Diamniadio, est que l’équipe UNICEF CBO s’efforce de satisfaire les clients dans la prestation de tous les services.

L’équipe UNICEF CBO (Common Back Office) compte plus d’une trentaine de personnel des Nations Unies, en plus d’une équipe élargie de prestataire avoisinant 150 personnes, avec un budget annuel d’environ 8 millions de dollars.

Le poste est placé sous la supervision directe du Spécialiste de l’Administration (NOC).

Comment pouvez-vous faire une différence ?

Résumé des principales fonctions et responsabilités 

Sous la supervision directe du Spécialiste de l’Administration (NOC), le (la) titulaire du poste, sera responsable des taches suivantes :

  • Gestion de la réception
  • Aide aux visiteurs
  • Support administratif
  1. Gestion de la Réception
  • Accueillir les visiteurs à la Maison des Nations Unies de manière professionnelle et courtoise.
  • Répondre et rediriger les appels entrants de manière efficace.
  • Veiller à maintenir le hall d’accueil/réception soigneusement rangé et propre.
  • Relayer les messages avec précision et rapidité aux membres du personnel concernés.
  • Tenir à jour les registres d’enregistrement
  1. Aide aux Visiteurs
  • Assurer l’accueil et l’orientation de tous les visiteurs au quotidien ainsi que lors des événements organisés à l’intérieur de la Maison des Nations Unies.
  • Assurer la coordination avec le personnel de sécurité pour l’autorisation et l’accès des visiteurs.
  • Accompagner les visiteurs vers les lieux appropriés à l’intérieur du bâtiment
  • S’assurer que tous les visiteurs respectent les procédures de sureté basique d’identification pour accéder aux espaces désirés.
  1. Support Administratif 
  • Aider à la planification et à la coordination des réunions, des rendez-vous et des réservations de salles de conférence.
  • Aider à la collecte de courriers et colis.
  • Collaborer avec les autres membres du personnel administratif pour assurer le bon déroulement des opérations.
  • Communiquer efficacement avec les services internes et les parties prenantes externes.

Impact des résultats

Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité globale de la fourniture de services dans la Maison des Nations Unies de Diamniadio, y compris l’amélioration des services à la clientèle.

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous  devrez justifier des qualifications suivantes :

Education :

  • Un diplôme d’études secondaires est requis, complété de préférence par une certification supplémentaire, des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail tels que l’administration, la gestion hôtelière, etc. est souhaitable.

Expérience :

  • Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle similaire, de préférence dans un contexte d’entreprise ou d’organisation internationale.
  • Maîtrise de l’outil informatique.
  • Solides compétences interpersonnelles et de communication, avec une approche centrée sur le client.
  • Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à hiérarchiser les tâches et à travailler efficacement sous pression.
  • Excellent sens de l’organisation et souci du détail.

Exigences linguistiques:  

La maîtrise du français et une bonne connaissance pratique de l’anglais sont requises. La connaissance d’une langue locale est un atout.

Pour chaque enfant, vous devrez démontrer….

Valeurs de l’UNICEF

  • Bienveillance
  • Respect
  • Intégrité
  • Confiance
  • Responsabilité
  • Durabilité

Compétences de base (pour le personnel n’ayant pas de responsabilités de supervision) *

  • Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique (1)
  • Travailler de façon Collaborative (1)
  • Établir et entretenir des partenariats (1)
  • Innover et épouser le changement (1)
  • Pense et agit de manière stratégique (1)
  • S’atteler à obtenir des résultats tangibles (1)
  • Gérer l’ambiguïté et la complexité (1)

*Les 7 compétences de base s’appliquent à tous les employés. Toutefois, la compétence Nourrir, diriger et gérer des personnes ne s’applique qu’aux membres du personnel qui supervisent d’autres personnes.

Compétences

•             Professionnalisme : Faire preuve de courtoisie et de respect dans toutes les interactions.

•             Souci du client: S’efforce de répondre aux attentes des clients ou de les dépasser en leur fournissant une assistance rapide et

précise.

•             Esprit d’équipe : Travailler en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation.

•             Adaptabilité : S’adapte à l’évolution des priorités et des environnements avec souplesse et résilience.

•             Intégrité : Respecter les normes éthiques les plus élevées et préserver la confidentialité au besoin.

NB: UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de son personnel, et encourage tous les candidats sans distinction de sexe, de religion et d’origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.

Nous offrons une large gamme d’avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses d’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L’UNICEF encourage fortement l’utilisation d’arrangements de travail flexibles.

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard toute conduite jugée incompatible avec son mandat et avec les normes de conduite des fonctionnaires des Nations Unies, notamment l’abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents et devra adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et de l’historique de carrière. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer cette vérification.

Les recrutements à l’UNICEF sont soumis à une autorisation médicale. Ils peuvent également être soumises à des exigences d’inoculation (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l’UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant de prendre une affectation avec l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si une autorisation médicale n’est pas obtenue, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.

L’UNICEF et d’autres agences des Nations Unies déménageront dans la nouvelle Maison des Nations Unies, actuellement en construction à Diamniadio, à 30 kilomètres du centre de Dakar.

Dakar, Senegal
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